Planificarea constă în elaborarea planurilor. Ea implică o activitate intelectuală și determină ce, când și cum trebuie făcut, ce acțiuni trebuie întreprinse, cine este responsabil de ele și de ce aceste acțiuni sunt necesare. Planificarea constă în alegerea alternativelor adecvate, iar cu cât nivelul organizației este mai înalt, cu atât orizontul de planificare tinde, de regulă, să fie mai lung. Planificarea poate fi definită ca procesul de alegere a direcției în care organizația se va mișca, precum și a metodelor și mijloacelor care trebuie utilizate pentru atingerea scopului său final.
Planificarea este funcția de selectare a obiectivelor unei întreprinderi, a politicilor, programelor și procedurilor sale de realizare. Planificarea este, fără îndoială, un proces de luare a deciziilor, întrucât implică alegerea între alternative. Planificarea include atât prognozarea caracteristicilor mediului în care va acționa organizația, cât și adoptarea deciziilor privind unde și cum va acționa aceasta.
De aici nu rezultă, totuși, că fiecare decizie constituie planificare. Deciziile orientate spre alegerea unor modalități eficace de atingere a obiectivelor stabilite sunt mai degrabă considerate parte a funcției executive a managementului. În procesul de planificare, deciziile curente afectează în mod necesar viitorul. Acest lucru se referă, mai ales, la alocarea resurselor și la strategia organizației.
Planificarea pe termen lung este mai mult decât o simplă planificare pentru perioade îndelungate; este un proces de planificare continuă, a cărui amploare reflectă un nou mod de a gândi despre viitor, un nou mod de viață antreprenorială și industrială. Ca forță care asigură eforturile coordonate ale oamenilor, funcțiile lor, rezultatele activității și factorii externi ai organizației, planificarea pe termen lung se dezvoltă pe baza științei managementului, a practicii și a unei filosofii generale. Planificarea pe termen lung este ceva mai mult decât prognozarea activității comerciale prin identificarea tendințelor și direcțiilor de dezvoltare. Ea merge mai departe și ajută în mod direct aparatul de conducere să exploateze oportunitățile favorabile viitoare, să minimizeze daunele provocate de tendințele nefavorabile și să asigure atingerea scopurilor organizației.
Ca rezultat al funcționării sistemului de planificare pe termen lung, trebuie creat un ansamblu ierarhic de planuri care să descrie comportamentul întreprinderii în condițiile proiectate. Aceste planuri trebuie să aibă următoarele trei caracteristici importante:
- o orientare prospectivă, al cărei grad depinde de domeniul funcțional și de nivelul organizațional la care este elaborat planul;
- o evaluare a elementelor organizației în funcție de rolul și sarcinile lor în implementarea planului general;
- implicarea personală a principalilor conducători ai organizației.
Fiecare nivel al planului este construit pe baza cerințelor nivelului superior și dezvoltă acea porțiune a planului, concentrându-se pe tipuri specifice de activitate legate printr-un scop comun. Sistemul de planuri acoperă toate perioadele de timp și permite planificarea la toate nivelurile organizației și în toate domeniile funcționale ale activității sale, de la cercetare până la managementul administrativ.
În esență, planificarea pe termen lung servește scopului analizei sistemelor, întrucât analiza poate fi aplicată și unor decizii particulare, iar o problemă poate fi rezolvată fără a o lega de planul general de viitor. Astfel, deși deciziile strategice și analiza lor sunt o parte obligatorie a planificării pe termen lung, ele nu sunt sinonime cu aceasta.
Planul strategic. Planul strategic al unei organizații este vârful tuturor planurilor sale. El definește cele mai generale scopuri și strategia firmei, atât în prezent, cât și în viitor. El oferă răspunsuri la întrebări precum:
- care sunt obiectivele generale și rolul organizației?
- ce strategie este necesară pentru tranziția de la starea actuală la o poziție competitivă în viitor?
- cât de realistă apare strategia generală a organizației pe fondul celorlalte planuri elaborate în cadrul organizației?
- ce poziție ar dori să ocupe această organizație în structura unui sistem mai complex (social, economic, politic) din care face parte?
Importanța planului strategic constă în faptul că el furnizează repere inițiale pentru deciziile de planificare la toate nivelurile organizației. Planul strategic este un document general care stabilește compatibilitatea planurilor de proiect cu celelalte planuri ale organizației.
Planul de dezvoltare. Următorul nivel de planificare este planul de dezvoltare corporativă, care cuprinde toate activitățile legate de introducerea de noi produse sau servicii. În același timp, acest plan detaliază mai amănunțit calea prin care organizația va atinge poziția viitoare definită în planul strategic. Planul de dezvoltare corporativă abordează următoarele întrebări:
- care este cererea preconizată pentru produsele sau serviciile noastre? Ce se așteaptă de la organizația noastră în această etapă a viitorului?
- ce condiții favorabile trebuie create în cadrul organizației, care ar permite identificarea și definirea unor noi produse și piețe noi?
- ce metode pot fi utilizate pentru identificarea investițiilor și produselor neprofitabile, precum și a inițiativelor nejustificat riscante?
- ce cerințe de resurse vor impune noile produse sau servicii?
Planul de dezvoltare corporativă servește drept ghid pentru cele trei planuri de la nivelul următor.
Planul de retragere a produselor se referă la reducerea activității și lichidarea unor elemente individuale ale organizației. Aceste elemente pot fi produse, servicii sau active fixe ale întreprinderii (organizației).
Planul de diversificare conține măsuri pentru producerea de noi produse și servicii și dezvoltarea unor piețe destinate să înlocuiască actuala generație de produse. El identifică noi domenii de producție și definește calea către dezvoltarea lor — fuziunea cu o altă organizație sau desfășurarea de cercetare-dezvoltare în cadrul organizației înseși, bazându-se pe propriile capacități și experiență.
Planul de cercetare-dezvoltare definește activitățile pentru crearea de noi produse și identificarea proceselor care satisfac cererea existentă pentru aceste produse, sau noi piețe pentru produsele fabricate în prezent sau pentru procesele existente. În conformitate cu acest plan, organizația desfășoară cercetări fundamentale și aplicative menite să ridice nivelul de cunoștințe și expertiză în domeniul respectiv. Acest plan afectează, într-un fel sau altul, toate elementele organizației, inclusiv produsele, vânzările, finanțele și managementul administrativ.
Planul operațional, care este unul dintre cele două planuri care asigură implementarea planului strategic, definește cadrul activităților curente ale organizației. El orientează acțiunile privind plasarea produselor și serviciilor produse în prezent pe piața existentă. Planul operațional este elaborat separat pentru fiecare domeniu funcțional (producție, vânzări, finanțe, management administrativ) și constituie o parte integrantă a planurilor de proiect referitoare la domeniul respectiv.
Planul operațional determină volumul total de lucrări; într-un domeniu specific dat, permite subdivizarea lucrărilor în operații logice, stabilirea succesiunii lor, alocarea resurselor și instituirea unei scheme de repartizare a autorității și responsabilității între principalii executanți ai lucrărilor. Pe baza acestor planuri se elaborează programele generale de lucru și bugetele. În parte, aceste planuri sunt ciclice — atunci când se referă la înființarea de noi întreprinderi, la activități organizatorice și la proceduri curente.
Planul de proiect. Planurile de proiect includ proiecte specifice în cadrul altor planuri. De exemplu, planul de dezvoltare corporativă este susținut de o serie de planuri speciale pentru implementarea planului de dezvoltare corporativă, care acoperă detaliile acțiunilor individuale. Planurile de proiect sunt elementele de bază din care este construit sistemul de planificare. Prin natura lor, aceste planuri pot fi pe termen scurt, mediu sau lung. Ele se disting prin faptul că sunt asociate unui set clar definit de elemente de lucru, specificate prin cost, termene și rezultate tehnice. Planurile de proiect se găsesc la toate nivelurile organizației. Datorită orientării lor specifice, ele sunt foarte utile pentru monitorizarea rezultatelor lucrărilor.
Planul de proiect trebuie să ofere o descriere detaliată a proceselor de dezvoltare și implementare a produsului. Managementul lucrărilor de proiect traversează liniile managementului funcțional și, prin urmare, existența unui plan de lucru specific este o condiție esențială pentru succes, întrucât persoanele și organizațiile participante la proiect pot avea scopuri concurente sau conflictuale.
El oferă răspunsuri la următoarele întrebări privind proiectul:
- de ce este necesară această lucrare?
- ce acțiuni trebuie întreprinse?
- ce resurse sunt necesare pentru susținerea acțiunilor?
- care este rezultatul acțiunilor?
- când este preconizat rezultatul acestor acțiuni?
- ce scopuri și condiții trebuie să satisfacă acțiunile?