O planejamento consiste na elaboração de planos. Envolve atividade intelectual e determina o quê, quando e como as coisas devem ser feitas, quais ações devem ser tomadas, quem é responsável por elas e por que essas ações são necessárias. O planejamento consiste em escolher alternativas adequadas, e quanto mais elevado o nível da organização, geralmente mais longo tende a ser o horizonte de planejamento. O planejamento pode ser definido como o processo de escolha da direção em que a organização se moverá e dos métodos e meios que devem ser usados para alcançar seu objetivo final.
O planejamento é a função de selecionar os objetivos de uma empresa, suas políticas, programas e os procedimentos para alcançá-los. O planejamento é, sem dúvida, um processo de tomada de decisão, já que envolve a escolha entre alternativas. O planejamento abrange tanto a previsão das características do ambiente em que a organização atuará quanto a tomada de decisões sobre onde e como ela agirá.
Disso não se conclui, porém, que toda decisão constitua planejamento. Decisões orientadas para a escolha de meios eficazes de alcançar objetivos estabelecidos são mais bem consideradas como parte da função executiva da gestão. No processo de planejamento, as decisões atuais necessariamente afetam o futuro. Isso se aplica, sobretudo, à alocação de recursos e à estratégia da organização.
O planejamento de longo prazo é mais do que simplesmente planejar para o longo prazo; é um processo de planejamento contínuo cujo amplo alcance reflete uma nova forma de pensar sobre o futuro, um novo modo de vida empresarial e industrial. Como força que assegura o esforço coordenado das pessoas, suas funções, os resultados da atividade e os fatores externos da organização, o planejamento de longo prazo se desenvolve com base na ciência da gestão, na prática e na filosofia geral. O planejamento de longo prazo é algo maior do que prever a atividade comercial identificando tendências e direções de desenvolvimento. Ele vai além e ajuda diretamente o aparato de gestão a explorar oportunidades futuras favoráveis, minimizar os danos causados por tendências desfavoráveis e assegurar o alcance dos objetivos da organização.
Como resultado do funcionamento do sistema de planejamento de longo prazo, deve ser criado um conjunto hierárquico de planos que descreva o comportamento da empresa nas condições projetadas. Esses planos devem possuir as três características importantes a seguir:
- uma orientação prospectiva, cujo grau depende da área funcional e do nível organizacional em que o plano é formulado;
- uma avaliação dos elementos da organização de acordo com seu papel e suas tarefas na implementação do plano geral;
- o envolvimento pessoal dos principais líderes da organização.
Cada nível do plano é construído com base nos requisitos do nível superior e detalha aquela parcela do plano, concentrando a atenção em tipos específicos de atividade ligados por um objetivo comum. O sistema de planos abrange todos os períodos de tempo e possibilita o planejamento em todos os níveis da organização e em todas as áreas funcionais de sua atividade, desde a pesquisa até a gestão administrativa.
Em essência, o planejamento de longo prazo serve ao propósito da análise de sistemas, já que a análise também pode ser aplicada a decisões particulares, e um problema pode ser resolvido sem vinculá-lo ao plano geral para o futuro. Assim, embora as decisões estratégicas e sua análise sejam parte obrigatória do planejamento de longo prazo, elas não são sinônimos dele.
Plano estratégico. O plano estratégico de uma organização é o ápice de todos os seus planos. Ele define os objetivos e a estratégia mais gerais da empresa, tanto no presente quanto no futuro. Ele fornece respostas a questões como:
- quais são os objetivos gerais e o papel da organização?
- que estratégia é necessária para a transição do estado atual para uma posição competitiva no futuro?
- quão realista parece a estratégia geral da organização em comparação com outros planos desenvolvidos dentro da organização?
- que posição essa organização gostaria de ocupar na estrutura de um sistema mais complexo (social, econômico, político) do qual faz parte?
A importância do plano estratégico reside no fato de que ele fornece referências iniciais para decisões de planejamento em todos os níveis da organização. O plano estratégico é um documento geral que estabelece a compatibilidade dos planos de projeto com os demais planos da organização.
Plano de desenvolvimento. O próximo nível de planejamento é o plano de desenvolvimento corporativo, que abrange todas as atividades relacionadas à introdução de novos produtos ou serviços. Ao mesmo tempo, esse plano descreve com maior detalhe o caminho pelo qual a organização alcançará a posição futura definida no plano estratégico. O plano de desenvolvimento corporativo aborda as seguintes questões:
- qual é a demanda esperada para nossos produtos ou serviços? O que se espera de nossa organização nessa etapa do futuro?
- quais condições favoráveis devem ser criadas dentro da organização que possibilitem identificar e definir novos produtos e novos mercados?
- quais métodos podem ser usados para identificar investimentos e produtos não lucrativos e empreendimentos injustificadamente arriscados?
- quais requisitos de recursos os novos produtos ou serviços exigirão?
O plano de desenvolvimento corporativo serve como guia para os três planos do próximo nível.
O plano de descontinuação de produtos trata da redução da operação e da liquidação de elementos individuais da organização. Esses elementos podem ser produtos, serviços ou ativos fixos da empresa (organização).
O plano de diversificação contém medidas para a produção de novos produtos e serviços e o desenvolvimento de mercados destinados a substituir a geração atual de produtos. Ele identifica novas áreas de produção e define o caminho para seu desenvolvimento — fusão com outra organização ou realização de pesquisa e desenvolvimento dentro da própria organização, com base em suas próprias capacidades e experiência.
O plano de pesquisa e desenvolvimento define atividades para a criação de novos produtos e a identificação de processos que atendam à demanda existente por esses produtos, ou novos mercados para produtos atualmente fabricados ou processos existentes. De acordo com esse plano, a organização realiza pesquisa fundamental e aplicada com o objetivo de elevar o nível de conhecimento e especialização na área em questão. Esse plano, de uma forma ou de outra, afeta todos os elementos da organização, incluindo produtos, vendas, finanças e gestão administrativa.
O plano operacional, que é um dos dois planos que asseguram a implementação do plano estratégico, define o escopo das atividades atuais da organização. Ele orienta as ações relativas à colocação dos produtos e serviços atualmente produzidos no mercado existente. O plano operacional é desenvolvido separadamente para cada área funcional (produção, vendas, finanças, gestão administrativa) e serve como parte integrante dos planos de projeto pertinentes à área em questão.
O plano operacional determina o volume total de trabalho; em uma determinada área específica, ele permite que o trabalho seja subdividido em operações lógicas, que sua sequência seja determinada, que os recursos sejam alocados e que seja estabelecido um esquema de distribuição de autoridade e responsabilidade entre os principais executores do trabalho. Com base nesses mesmos planos, são desenvolvidos cronogramas gerais de trabalho e orçamentos. Em parte, esses planos são cíclicos — quando tratam do estabelecimento de novos empreendimentos, de atividades organizacionais e de procedimentos do dia a dia.
Plano de projeto. Os planos de projeto incluem projetos específicos dentro de outros planos. Por exemplo, o plano de desenvolvimento corporativo é apoiado por uma série de planos especiais para a implementação do plano de desenvolvimento corporativo, cobrindo os detalhes de ações individuais. Os planos de projeto são os blocos básicos de construção a partir dos quais o sistema de planejamento é montado. Por sua natureza, esses planos podem ser de curto, médio ou longo prazo. Eles se distinguem pelo fato de estarem associados a um conjunto claramente definido de itens de trabalho especificados por custo, prazos e resultados técnicos. Os planos de projeto são encontrados em todos os níveis da organização. Graças à sua orientação específica, são muito úteis para o monitoramento dos resultados do trabalho.
O plano de projeto deve fornecer uma descrição detalhada dos processos de desenvolvimento e implementação do produto. A gestão do trabalho do projeto atravessa as linhas da gestão funcional e, portanto, a existência de um plano de trabalho específico é uma condição essencial para o sucesso, já que as pessoas e organizações que participam do projeto podem ter objetivos concorrentes ou conflitantes.
Ele fornece respostas às seguintes questões sobre o projeto:
- por que esse trabalho é necessário?
- quais ações devem ser tomadas?
- quais recursos são necessários para apoiar as ações?
- qual é o resultado das ações?
- quando se espera o resultado dessas ações?
- quais objetivos e condições as ações devem satisfazer?