Planowanie polega na opracowywaniu planów. Obejmuje działalność intelektualną i określa, co, kiedy i jak należy zrobić, jakie działania podjąć, kto za nie odpowiada oraz dlaczego działania te są konieczne. Planowanie polega na wyborze odpowiednich alternatyw, przy czym im wyższy poziom organizacji, tym zazwyczaj dłuższy jest horyzont planowania. Planowanie można zdefiniować jako proces wyboru kierunku, w którym będzie zmierzać organizacja, oraz metod i środków, jakie należy zastosować, aby osiągnąć jej ostateczny cel.
Planowanie jest funkcją polegającą na wyborze celów przedsiębiorstwa, jego polityki, programów oraz procedur ich osiągania. Planowanie jest bez wątpienia procesem podejmowania decyzji, ponieważ wiąże się z wyborem spośród alternatyw. Planowanie obejmuje zarówno prognozowanie cech otoczenia, w którym organizacja będzie działać, jak i podejmowanie decyzji dotyczących tego, gdzie i jak będzie ona działać.
Nie wynika z tego jednak, że każda decyzja stanowi planowanie. Decyzje ukierunkowane na wybór skutecznych sposobów osiągania ustalonych celów lepiej traktować jako część funkcji wykonawczej zarządzania. W procesie planowania bieżące decyzje z konieczności wpływają na przyszłość. Dotyczy to przede wszystkim alokacji zasobów oraz strategii organizacji.
Planowanie długoterminowe to coś więcej niż zwykłe planowanie na dłuższy okres — jest to proces ciągłego planowania, którego szeroki zakres odzwierciedla nowy sposób myślenia o przyszłości, nowy tryb życia przedsiębiorczego i przemysłowego. Jako siła zapewniająca skoordynowany wysiłek ludzi, ich funkcji, wyników działalności i czynników zewnętrznych organizacji, planowanie długoterminowe rozwija się na bazie nauki o zarządzaniu, praktyki i ogólnej filozofii. Planowanie długoterminowe to coś więcej niż prognozowanie działalności handlowej poprzez identyfikację tendencji i kierunków rozwoju. Idzie ono dalej i bezpośrednio pomaga aparatowi zarządzania wykorzystywać korzystne przyszłe możliwości, minimalizować szkody wynikające z niekorzystnych tendencji oraz zapewniać osiąganie celów organizacji.
W wyniku działania systemu planowania długoterminowego musi powstać hierarchiczny zbiór planów opisujących zachowanie przedsiębiorstwa w przewidywanych warunkach. Plany te muszą posiadać następujące trzy ważne cechy:
- orientację perspektywiczną, której stopień zależy od obszaru funkcjonalnego i poziomu organizacyjnego, na którym plan jest formułowany;
- ocenę elementów organizacji według ich roli i zadań w realizacji planu ogólnego;
- osobiste zaangażowanie kluczowych liderów organizacji.
Każdy poziom planu jest konstruowany na podstawie wymagań poziomu nadrzędnego i rozwija tę część planu, koncentrując uwagę na konkretnych rodzajach działań powiązanych wspólnym celem. System planów obejmuje wszystkie okresy czasu i umożliwia planowanie na wszystkich poziomach organizacji oraz we wszystkich obszarach funkcjonalnych jej działalności, od badań po zarządzanie administracyjne.
W istocie planowanie długoterminowe służy celom analizy systemowej, ponieważ analizę można również stosować do poszczególnych decyzji, a problem można rozwiązać bez powiązania go z ogólnym planem na przyszłość. Tak więc, choć decyzje strategiczne i ich analiza są obowiązkową częścią planowania długoterminowego, nie są z nim tożsame.
Plan strategiczny. Plan strategiczny organizacji jest szczytem wszystkich jej planów. Określa on najbardziej ogólne cele i strategię firmy, zarówno obecnie, jak i w przyszłości. Udziela odpowiedzi na następujące pytania:
- jakie są ogólne cele i rola organizacji?
- jaka strategia jest potrzebna do przejścia od stanu obecnego do pozycji konkurencyjnej w przyszłości?
- na ile realistyczna wydaje się ogólna strategia organizacji na tle innych planów opracowanych w ramach organizacji?
- jaką pozycję organizacja ta chciałaby zajmować w strukturze bardziej złożonego systemu (społecznego, gospodarczego, politycznego), którego jest częścią?
Znaczenie planu strategicznego polega na tym, że zapewnia on wstępne punkty odniesienia dla decyzji planistycznych na wszystkich poziomach organizacji. Plan strategiczny jest ogólnym dokumentem, który ustala zgodność planów projektowych z pozostałymi planami organizacji.
Plan rozwoju. Kolejnym poziomem planowania jest korporacyjny plan rozwoju, który obejmuje wszystkie działania związane z wprowadzaniem nowych produktów lub usług. Jednocześnie plan ten w większym szczegółowo określa ścieżkę, którą organizacja osiągnie przyszłą pozycję zdefiniowaną w planie strategicznym. Korporacyjny plan rozwoju odpowiada na następujące pytania:
- jaki jest oczekiwany popyt na nasze produkty lub usługi? Czego oczekuje się od naszej organizacji na tym etapie przyszłości?
- jakie korzystne warunki należy stworzyć w organizacji, aby umożliwić identyfikację i zdefiniowanie nowych produktów i nowych rynków?
- jakie metody można zastosować do identyfikacji nierentownych inwestycji i produktów oraz nieuzasadnionego ryzykownych przedsięwzięć?
- jakie wymagania dotyczące zasobów narzucą nowe produkty lub usługi?
Korporacyjny plan rozwoju stanowi wytyczną dla trzech planów kolejnego poziomu.
Plan wycofania produktu dotyczy ograniczania działalności i likwidacji poszczególnych elementów organizacji. Elementami tymi mogą być produkty, usługi lub środki trwałe przedsiębiorstwa (organizacji).
Plan dywersyfikacji zawiera środki dotyczące produkcji nowych produktów i usług oraz rozwoju rynków mających zastąpić obecną generację produktów. Określa on nowe obszary produkcji i definiuje ścieżkę ich rozwoju — fuzję z inną organizacją lub prowadzenie badań i rozwoju w ramach samej organizacji, w oparciu o jej własne możliwości i doświadczenie.
Plan badawczo-rozwojowy określa działania mające na celu tworzenie nowych produktów i identyfikację procesów zaspokajających istniejący popyt na te produkty lub nowe rynki dla obecnie wytwarzanych produktów bądź istniejących procesów. Zgodnie z tym planem organizacja prowadzi badania podstawowe i stosowane mające na celu podniesienie poziomu wiedzy i kompetencji w danym obszarze. Plan ten w taki czy inny sposób wpływa na wszystkie elementy organizacji, w tym produkty, sprzedaż, finanse i zarządzanie administracyjne.
Plan operacyjny, będący jednym z dwóch planów zapewniających realizację planu strategicznego, określa ramy bieżącej działalności organizacji. Kieruje działaniami dotyczącymi umieszczania obecnie wytwarzanych produktów i usług na istniejącym rynku. Plan operacyjny opracowywany jest oddzielnie dla każdego obszaru funkcjonalnego (produkcja, sprzedaż, finanse, zarządzanie administracyjne) i stanowi integralną część planów projektowych dotyczących danego obszaru.
Plan operacyjny określa całkowitą objętość prac; w danym konkretnym obszarze pozwala on podzielić pracę na logiczne operacje, ustalić ich kolejność, przydzielić zasoby oraz opracować schemat podziału uprawnień i odpowiedzialności wśród głównych wykonawców prac. Na podstawie tych samych planów opracowywane są ogólne harmonogramy prac i budżety. Częściowo plany te mają charakter cykliczny — tam, gdzie dotyczą tworzenia nowych przedsiębiorstw, działań organizacyjnych i codziennych procedur.
Plan projektu. Plany projektów obejmują konkretne projekty w ramach innych planów. Na przykład korporacyjny plan rozwoju jest wspierany przez szereg planów specjalnych dotyczących realizacji korporacyjnego planu rozwoju, obejmujących szczegóły poszczególnych działań. Plany projektów są podstawowymi elementami składowymi, z których zbudowany jest system planowania. Ze względu na swój charakter plany te mogą być krótkoterminowe, średnioterminowe lub długoterminowe. Wyróżniają się tym, że są powiązane z jasno określonym zestawem prac, wyspecyfikowanych pod względem kosztów, terminów i wyników technicznych. Plany projektów występują na wszystkich poziomach organizacji. Dzięki swojej specyficznej orientacji są one bardzo przydatne do monitorowania wyników prac.
Plan projektu musi zawierać szczegółowy opis procesów opracowywania i wdrażania produktu. Zarządzanie pracami projektowymi przecina linie zarządzania funkcjonalnego, dlatego istnienie konkretnego planu prac jest istotnym warunkiem sukcesu, ponieważ osoby i organizacje uczestniczące w projekcie mogą mieć konkurujące lub sprzeczne cele.
Udziela on odpowiedzi na następujące pytania dotyczące projektu:
- dlaczego ta praca jest konieczna?
- jakie działania należy podjąć?
- jakie zasoby są potrzebne do wsparcia tych działań?
- jaki jest wynik tych działań?
- kiedy oczekiwany jest wynik tych działań?
- jakie cele i warunki muszą spełniać te działania?