Piano

La pianificazione consiste nell’elaborazione di piani. Essa comporta un’attività intellettuale e stabilisce cosa, quando e come si debba fare, quali azioni intraprendere, chi ne è responsabile e perché queste azioni siano necessarie. La pianificazione consiste nella scelta di alternative appropriate, e quanto più elevato è il livello dell’organizzazione, tanto più lungo tende solitamente a essere l’orizzonte di pianificazione. La pianificazione può essere definita come il processo di scelta della direzione in cui l’organizzazione si muoverà, nonché dei metodi e dei mezzi da utilizzare per raggiungere il proprio obiettivo ultimo.

La pianificazione è la funzione di selezione degli obiettivi di un’impresa, delle sue politiche, dei programmi e delle procedure per realizzarli. La pianificazione è, senza alcun dubbio, un processo di presa di decisione, poiché comporta la scelta tra alternative. La pianificazione abbraccia sia la previsione delle caratteristiche dell’ambiente in cui l’organizzazione opererà, sia le decisioni su dove e come essa agirà.

Da ciò, tuttavia, non consegue che ogni decisione costituisca pianificazione. Le decisioni orientate a scegliere modi efficaci per raggiungere obiettivi già stabiliti sono meglio considerate parte della funzione esecutiva della gestione. Nel processo di pianificazione, le decisioni attuali influenzano necessariamente il futuro. Ciò vale, soprattutto, per l’allocazione delle risorse e per la strategia dell’organizzazione.

La pianificazione a lungo termine è qualcosa di più della semplice pianificazione per un periodo prolungato: è un processo di pianificazione continua, la cui ampia portata riflette un nuovo modo di pensare al futuro, un nuovo modo di concepire la vita imprenditoriale e industriale. In quanto forza che assicura lo sforzo coordinato delle persone, delle loro funzioni, dei risultati dell’attività e dei fattori esterni dell’organizzazione, la pianificazione a lungo termine si sviluppa sulla base della scienza della gestione, della pratica e di una filosofia generale. La pianificazione a lungo termine è qualcosa di più della previsione dell’attività commerciale attraverso l’individuazione di tendenze e direzioni di sviluppo. Essa va oltre e aiuta direttamente l’apparato dirigenziale a sfruttare le opportunità favorevoli future, a minimizzare i danni derivanti da tendenze sfavorevoli e a garantire il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione.

Come risultato del funzionamento del sistema di pianificazione a lungo termine, deve essere creato un insieme gerarchico di piani che descriva il comportamento dell’impresa nelle condizioni previste. Questi piani devono possedere le tre importanti caratteristiche seguenti:

• un orientamento prospettico, il cui grado dipende dall’area funzionale e dal livello organizzativo a cui il piano viene formulato;
• una valutazione degli elementi dell’organizzazione in base al loro ruolo e ai loro compiti nell’attuazione del piano generale;
• il coinvolgimento personale dei principali dirigenti dell’organizzazione.

Ogni livello del piano è costruito sulla base dei requisiti del livello superiore ed elabora nel dettaglio quella parte del piano, concentrando l’attenzione su specifici tipi di attività collegati da un obiettivo comune. Il sistema dei piani copre tutti i periodi temporali e consente la pianificazione a tutti i livelli dell’organizzazione e in tutte le aree funzionali della sua attività, dalla ricerca alla gestione amministrativa.

In sostanza, la pianificazione a lungo termine serve allo scopo dell’analisi dei sistemi, poiché l’analisi può anche essere applicata a decisioni particolari, e un problema può essere risolto senza collegarlo al piano generale per il futuro. Pertanto, sebbene le decisioni strategiche e la loro analisi siano una parte obbligatoria della pianificazione a lungo termine, non sono sinonimi di essa.

Piano strategico. Il piano strategico di un’organizzazione è il vertice di tutti i suoi piani. Esso definisce gli obiettivi più generali e la strategia dell’impresa, sia nel presente sia nel futuro. Fornisce risposte a domande come:

• quali sono gli obiettivi complessivi e il ruolo dell’organizzazione?
• quale strategia è necessaria per la transizione dallo stato attuale a una posizione competitiva nel futuro?
• quanto appare realistica la strategia complessiva dell’organizzazione rispetto agli altri piani elaborati all’interno dell’organizzazione?
• quale posizione vorrebbe occupare questa organizzazione nell’ambito della struttura di un sistema più complesso (sociale, economico, politico) di cui essa fa parte?

L’importanza del piano strategico risiede nel fatto che esso fornisce i punti di riferimento iniziali per le decisioni di pianificazione a tutti i livelli dell’organizzazione. Il piano strategico è un documento generale che stabilisce la compatibilità dei piani di progetto con gli altri piani dell’organizzazione.

Piano di sviluppo. Il livello successivo di pianificazione è il piano di sviluppo aziendale, che copre tutte le attività legate all’introduzione di nuovi prodotti o servizi. Allo stesso tempo, questo piano delinea in modo più dettagliato il percorso attraverso il quale l’organizzazione raggiungerà la posizione futura definita nel piano strategico. Il piano di sviluppo aziendale affronta le seguenti domande:

• qual è la domanda prevista per i nostri prodotti o servizi? Cosa ci si aspetta dalla nostra organizzazione in questa fase futura?
• quali condizioni favorevoli devono essere create all’interno dell’organizzazione, tali da rendere possibile l’individuazione e la definizione di nuovi prodotti e nuovi mercati?
• quali metodi si possono utilizzare per individuare investimenti e prodotti non redditizi e iniziative ingiustificatamente rischiose?
• quali requisiti di risorse comporteranno i nuovi prodotti o servizi?

Il piano di sviluppo aziendale funge da guida per i tre piani del livello successivo.

Il piano di dismissione dei prodotti riguarda la riduzione dell’attività e la liquidazione di singoli elementi dell’organizzazione. Questi elementi possono essere prodotti, servizi o immobilizzazioni dell’impresa (organizzazione).

Il piano di diversificazione contiene misure per la produzione di nuovi prodotti e servizi e per lo sviluppo di mercati destinati a sostituire l’attuale generazione di prodotti. Esso individua nuove aree di produzione e definisce il percorso verso il loro sviluppo — la fusione con un’altra organizzazione oppure lo svolgimento di attività di ricerca e sviluppo all’interno dell’organizzazione stessa, facendo leva sulle proprie capacità ed esperienze.

Il piano di ricerca e sviluppo definisce le attività per la creazione di nuovi prodotti e l’individuazione di processi che soddisfino la domanda esistente per questi prodotti, oppure nuovi mercati per i prodotti attualmente fabbricati o per i processi esistenti. In conformità con questo piano, l’organizzazione conduce ricerche fondamentali e applicate volte a innalzare il livello di conoscenza e competenza nell’area considerata. Questo piano, in un modo o nell’altro, influisce su tutti gli elementi dell’organizzazione, compresi i prodotti, le vendite, la finanza e la gestione amministrativa.

Il piano operativo, che è uno dei due piani che assicurano l’attuazione del piano strategico, definisce il quadro delle attività correnti dell’organizzazione. Esso orienta le azioni relative al collocamento dei prodotti e dei servizi attualmente realizzati all’interno del mercato esistente. Il piano operativo viene elaborato separatamente per ciascuna area funzionale (produzione, vendite, finanza, gestione amministrativa) e costituisce parte integrante dei piani di progetto relativi all’area considerata.

Il piano operativo determina il volume complessivo del lavoro; in una determinata area specifica, esso consente di suddividere il lavoro in operazioni logiche, di stabilirne la sequenza, di allocare le risorse e di definire uno schema di distribuzione dell’autorità e della responsabilità tra i principali esecutori del lavoro. Sulla base di questi stessi piani vengono elaborati i programmi generali di lavoro e i bilanci. In parte, questi piani sono ciclici — laddove riguardano la creazione di nuove imprese, le attività organizzative e le procedure quotidiane.

Piano di progetto. I piani di progetto includono progetti specifici all’interno di altri piani. Ad esempio, il piano di sviluppo aziendale è sostenuto da una serie di piani speciali per la sua attuazione, che coprono i dettagli delle singole azioni. I piani di progetto sono gli elementi costitutivi di base con cui viene costruito il sistema di pianificazione. Per loro natura, questi piani possono essere a breve, medio o lungo termine. Si distinguono per il fatto di essere associati a un insieme chiaramente definito di voci di lavoro, specificate in termini di costi, scadenze e risultati tecnici. I piani di progetto si trovano a tutti i livelli dell’organizzazione. Grazie al loro specifico orientamento, sono molto utili per il monitoraggio dei risultati del lavoro.

Il piano di progetto deve fornire una descrizione dettagliata dei processi di sviluppo e realizzazione del prodotto. La gestione del lavoro di progetto attraversa trasversalmente le linee della gestione funzionale, e pertanto l’esistenza di un piano di lavoro specifico è una condizione essenziale per il successo, poiché le persone e le organizzazioni che partecipano al progetto possono avere obiettivi in concorrenza o in conflitto tra loro.

Esso fornisce risposte alle seguenti domande riguardo al progetto:

• perché questo lavoro è necessario?
• quali azioni devono essere intraprese?
• quali risorse sono necessarie per sostenere le azioni?
• qual è il risultato delle azioni?
• quando è atteso il risultato di queste azioni?
• quali obiettivi e condizioni devono soddisfare le azioni?