La pianificazione è l’allocazione ottimale delle risorse per raggiungere obiettivi prestabiliti, un insieme di processi associati alla definizione di obiettivi (finalità) e azioni per il futuro.
Un’impresa industriale è un sistema aperto sia agli ingressi sia alle uscite, che interagisce attivamente con il proprio contesto. L’ambiente esterno di un’impresa è tutto ciò che la circonda e che influisce sul suo funzionamento, o su cui l’impresa a sua volta esercita un’influenza. L’impatto dell’ambiente sull’impresa può essere attivo o passivo.
Un’impresa, in quanto sistema, può funzionare e svilupparsi con successo solo attraverso la rigorosa interazione dei propri elementi interni tra loro e con l’ambiente esterno. Il metodo che consente di coordinare in anticipo gli obiettivi e le risorse, e che garantisce l’interazione finalizzata delle singole parti della struttura materiale e sociale dell’impresa, è la pianificazione. La pianificazione possiede le proprietà di un sistema. Il sistema di pianificazione è costituito da tre componenti principali: ingresso, uscita e un convertitore (il processo stesso di elaborazione del piano). L’ingresso è costituito da risorse informative, materiali e di manodopera; l’uscita è il prodotto del sistema di pianificazione (il piano, o progetto) — un documento che definisce i parametri e il comportamento del sistema produttivo nel suo complesso e dei suoi elementi durante il periodo di pianificazione. Esso rappresenta un insieme di incarichi indirizzati e interconnessi, che determinano il volume, le scadenze, l’ordine e la sequenza di esecuzione dei lavori, l’impiego delle risorse materiali e di manodopera, l’attuazione delle misure sociali, nonché l’interazione ottimale degli elementi tra loro e con l’ambiente esterno, compresa l’interazione con fornitori, consumatori ed enti economici e finanziari governativi.
In tal modo, il piano definisce l’attività produttiva e commerciale dell’impresa e delle sue divisioni e stabilisce quindi i parametri di controllo della produzione che il team della divisione deve raggiungere, in base ai quali si effettuano il monitoraggio e la regolazione della produzione confrontando i risultati effettivi con quelli previsti.
Il sistema di gestione attua questo programma e mantiene il funzionamento dell’impresa entro i parametri stabiliti dal piano.