Management

Management (russo: upravlenie):

un elemento e una funzione dei sistemi organizzati di vario tipo — biologici, sociali e tecnici — che garantisce la conservazione della loro struttura specifica, il mantenimento del loro modo di attività e la realizzazione del loro programma e dei loro obiettivi;

un’influenza esercitata su un sistema controllato al fine di garantirne il comportamento richiesto;
un processo di organizzazione dell’attività di un oggetto gestito da parte di un soggetto gestore, al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti;
un’azione compiuta da un soggetto, diretta verso se stesso o verso oggetti o soggetti esterni, con lo scopo di trasformarli o modificarne le proprietà.

Management:

come processo — l’insieme delle azioni gestionali che garantiscono il raggiungimento degli obiettivi stabiliti trasformando le risorse in ingresso in prodotti in uscita;
come scienza — un corpo di conoscenze organizzate sotto forma di concetti, teorie, principi, metodi e forme di gestione;
come funzione — un’influenza informativa mirata su persone ed entità economiche, svolta al fine di orientare le loro azioni e ottenere i risultati desiderati;
come apparato — l’insieme delle strutture e delle persone che garantiscono l’uso e il coordinamento di tutte le risorse dei sistemi sociali nel perseguimento dei loro obiettivi.

Esistono anche molte altre definizioni, secondo le quali il management viene descritto come un elemento, una funzione, un’influenza, un processo, un risultato, una scelta e così via. Quando è svolto da un soggetto, il management deve essere considerato come attività gestionale. Questa prospettiva ne spiega la natura multiforme e riconcilia i diversi approcci al concetto.

Se il management è svolto da un organo di governo, allora lo svolgimento di tale attività è una funzione del sistema di governo; il processo di gestione coincide con il processo dell’attività (gestionale), e l’azione di controllo coincide con il suo risultato. Quando sia l’organo di governo che il sistema controllato sono soggetti, la gestione consiste nell’organizzare l’attività dei soggetti governati.

L’attività gestionale, come forma di attività professionale pratica, possiede una serie di caratteristiche generali. Tra queste vi sono: l’unicità e l’imprevedibilità dell’attività umana in condizioni specifiche (comprese le limitazioni di capacità e risorse), la capacità di adattarsi a condizioni che cambiano, la capacità di definire obiettivi e la capacità di autorganizzazione e sviluppo. Inoltre, l’attività gestionale è caratterizzata da diverse peculiarità distintive:

Soggettività dell’attività gestionale. L’attività gestionale è fondamentalmente soggettiva. Ogni attività è soggettiva, poiché è sempre svolta da un determinato soggetto. Tuttavia, nell’attività gestionale, le qualità personali del manager, l’esperienza professionale e la posizione etica sono particolarmente significative.
La definizione autonoma degli obiettivi da parte del soggetto gestore è una caratteristica intrinseca dell’attività gestionale. Di norma, il manager formula autonomamente non solo l’obiettivo della propria attività, ma anche l’obiettivo dell’attività del sistema gestito, li scompone in compiti e individua i modi per raggiungerli. In alcuni casi, tuttavia, il manager si limita a trasmettere obiettivi formulati a un livello superiore del sistema.
Indirettezza dei risultati. Il risultato immediato dell’attività gestionale è l’azione di controllo esercitata sul sistema gestito. Tuttavia, questa azione non è un fine in sé — viene compiuta per garantire il comportamento richiesto del sistema gestito. L’oggetto dell’attività gestionale è l’attività del sistema gestito. In altre parole, il risultato ultimo (indiretto) dell’attività gestionale è lo stato (l’esito) del sistema gestito. È precisamente in base a questo risultato che si valuta l’efficacia della gestione.
Carattere creativo dell’attività gestionale. Il management è essenzialmente presa di decisione. Il processo decisionale non può essere completamente formalizzato. Esso comporta sempre fattori di incertezza e creatività. Tuttavia, la creatività è limitata da norme giuridiche, etiche e di altro tipo, così come da limitazioni di risorse e di altra natura.
La necessità di modellazione, previsione e stima del comportamento del sistema gestito in risposta alle azioni di controllo.
Responsabilità del soggetto gestore per il processo e i risultati della propria attività e di quella dei soggetti e/o oggetti da esso gestiti. Il soggetto gestore è responsabile non solo dei risultati immediati della propria attività, ma anche del suo risultato indiretto — lo stato del sistema gestito e gli esiti della sua attività.
Sviluppo e adattamento. Una caratteristica distintiva dell’attività gestionale è la necessità di sviluppo sia del soggetto gestore che del sistema gestito, così come il loro adattamento alle condizioni esterne e interne che cambiano.

Per descrivere il funzionamento dei sistemi di gestione organizzativa, si utilizza il concetto di ciclo di gestione — cioè un modello che descrive il processo di gestione come una sequenza ripetuta di fasi standard. Ad oggi sono stati proposti diversi decine di modelli di ciclo di gestione, ad esempio:

il ciclo di Henri Fayol: Pianificazione – Organizzazione – Motivazione – Controllo;
il ciclo PDCA di William Edwards Deming: Plan – Do – Check – Act (Pianifica – Esegui – Verifica – Agisci);
il ciclo Raccolta delle informazioni – Pianificazione – Attuazione – Contabilità – Controllo – Analisi – Correzione.

Alla base di ogni attività gestionale vi è l’idea di un ciclo di gestione continuo che fa un uso pervasivo di metriche e indicatori (per la «descrizione e la misurazione») e di modelli quantitativi. L’attenzione principale è posta su metodi, strumenti e decisioni finalizzati a migliorare le prestazioni espresse quantitativamente di un’attività. Tutte le componenti di un sistema di gestione delle prestazioni sono rappresentate nei modelli di ciclo di gestione mediante un sistema di descrizioni quantitative specifiche, indicatori e modelli.

L’approccio sistemico analizza gli oggetti e le strutture di gestione dal generale al particolare. Esso propone di considerare le organizzazioni come sistemi di elementi, per i quali occorre stabilire obiettivi e compiti che garantiscano uno sviluppo ottimale.

Elementi fondamentali dell’approccio sistemico alla gestione:

la soluzione di qualsiasi problema inizia con una chiara formulazione degli obiettivi;
qualsiasi problema o compito deve essere considerato come un albero degli obiettivi, che collega ogni singola decisione agli obiettivi ultimi;
nel determinare i modi per raggiungere gli obiettivi, devono essere considerate opzioni alternative;
gli obiettivi dei singoli sottosistemi non devono contraddire gli obiettivi ultimi del sistema nel suo complesso.

Dal punto di vista dell’approccio sistemico, la gestione è un processo complesso con due livelli distinti: il controllo operativo (regolazione) e la direzione strategica. Il compito del controllo operativo è mantenere determinati parametri del sistema a un livello dato. La direzione strategica consiste nel determinare esattamente quale debba essere quello stato dato del sistema. La direzione strategica comprende la progettazione e la pianificazione, mentre il controllo operativo comprende la supervisione quotidiana e tutte le funzioni ad essa associate.

Per studiare il funzionamento di un sistema stocastico complesso, è utile rappresentarlo come un sottosistema di controllo e un sottosistema controllato. Dopo aver impostato i parametri del sottosistema controllato, il sottosistema di controllo deve mantenerli al livello specificato in base al principio della retroazione.

La regolazione basata sulla retroazione garantisce la compensazione non solo di perturbazioni di un tipo particolare, ma di qualsiasi perturbazione. In questo modo, l’influenza delle perturbazioni sul sistema viene compensata anche quando la loro causa è, in generale, ignota. Ciò è particolarmente importante quando si ha a che fare con sistemi altamente complessi che resistono a una descrizione dettagliata.

L’analisi dei sistemi definisce un sistema come un insieme di componenti unite per raggiungere un obiettivo strategico. Ciò porta a un obiettivo o a un compito per il quale il sistema è stato creato. Poiché tale obiettivo è strategico, il sistema deve anche risolvere molti compiti tattici per conseguirlo.

È del tutto comprensibile che alcuni manager desiderino concentrare i propri sforzi su questioni particolari e specifiche. Essi cercano di ampliare l’ambito di tali questioni particolari, lasciando ad altri il compito di integrare i risultati provenienti da numerose divisioni, sebbene il problema dell’integrazione gestionale sia per loro centrale. L’essenza della leadership sta nel coordinamento, ed è evidente che un processo di sintesi come quello descritto può essere utile ai manager a ogni livello. Quando i manager si concentrano su singole aree specialistiche, rischiano di perdere di vista gli obiettivi generali delle loro imprese e il loro ruolo all’interno di sistemi più ampi. Se mantengono una visione chiara del «quadro generale», saranno in grado di svolgere le proprie responsabilità in modo più efficace.

Ignorare l’approccio sistemico generale può essere deliberato — poiché i responsabili di dipartimenti o unità funzionali tendono a sopravvalutare l’importanza delle proprie azioni per i risultati dell’intera impresa. A volte tale disattenzione è involontaria, derivante dall’incapacità del decisore di prevedere le conseguenze delle proprie decisioni per altre aree dell’attività dell’impresa. Il punto centrale dell’applicazione dell’approccio sistemico alla gestione è ottenere una visione chiara della rete di sottosistemi e parti interconnesse che formano un tutto unitario.

Le idee dell’approccio sistemico sono inconcepibili senza una chiara comprensione di cosa sia un sistema. Un sistema è un complesso integrale di elementi dinamicamente interconnessi. Un sistema può essere considerato solo in unità con il proprio ambiente. Di norma, ogni sistema è un elemento di un sistema di ordine superiore, e ogni elemento di un sistema può a sua volta essere considerato come un sistema di ordine inferiore.

L’integrità di un sistema e l’interconnessione dei suoi elementi sono determinate esclusivamente in relazione all’obiettivo del sistema. Al tempo stesso, un sistema non deve essere confuso con un oggetto del mondo reale, poiché qualsiasi oggetto può essere esaminato da prospettive diverse e, a seconda della prospettiva scelta, possono essere individuati molti sistemi diversi, ciascuno dei quali riflette un aspetto del funzionamento dell’oggetto. Studiare il funzionamento di sistemi complessi esaminando singoli elementi isolatamente è impossibile, poiché i sistemi complessi possiedono la proprietà dell’emergenza — la capacità di un sistema di manifestare proprietà non presenti in nessuno dei suoi singoli elementi.

L’uso dell’approccio sistemico e della teoria dei sistemi ha permesso di vedere le organizzazioni e tutte le gerarchie di gestione come unità delle loro parti costitutive, così come nel quadro del sistema globale del mondo esterno. Al tempo stesso, è diventato possibile integrare le idee e gli approcci di altre scuole che avevano dominato la pratica e la teoria del management in diversi periodi. L’approccio sistemico ha portato nella teoria del management i metodi e i risultati delle scienze esatte, dell’ingegneria, delle scienze naturali e delle discipline umanistiche.

Tuttavia, il contributo più importante dell’approccio sistemico alla teoria del management è stata la formazione di un nuovo modo di pensare. L’approccio sistemico ha permesso ai manager di determinare il posto dell’organizzazione da essi guidata all’interno del mondo esterno, di comprendere che qualsiasi struttura di gestione è un sistema aperto e, di conseguenza, che la gestione di un’organizzazione non può essere costruita come se si trattasse di un sistema chiuso — cioè senza tenere conto dell’influenza dell’ambiente esterno sui processi di gestione interni. Solo con l’avvento dell’approccio sistemico l’ambiente ha cominciato a essere considerato una variabile fondamentale nella gestione.

Un risultato importante dell’applicazione dell’approccio sistemico alla teoria e alla pratica del management è l’integrazione delle idee e dei risultati di diverse scuole di management. Per questo, è stato sufficiente trattarle non come sistemi separati, ma come sottosistemi all’interno della teoria del management. Ciò ha immediatamente rivelato i limiti di ciascun approccio e le possibilità del loro utilizzo — soprattutto perché ogni scuola di management aveva concentrato i propri sforzi su un solo aspetto (sottosistema) delle organizzazioni: le persone, le strutture, i metodi di gestione e così via. La scuola comportamentista ha studiato l’ambito sociale della gestione. Le scuole del management scientifico e dei metodi quantitativi hanno studiato principalmente la gestione dei sistemi tecnici. Solo l’approccio sistemico ha permesso di unire tutte le componenti delle organizzazioni in un tutto coerente.

L’approccio sistemico ha permesso di rappresentare un’organizzazione come un sistema aperto i cui «input» sono risorse umane, materiali, finanziarie e informative, che — a seconda degli algoritmi, degli approcci, dei metodi, degli strumenti e delle tecnologie di gestione — vengono trasformate in «output» sotto forma di obiettivi raggiunti e risultati organizzativi (profitto, aumento della produzione e della qualità dei prodotti, miglioramento degli indicatori di prestazione, incentivi materiali, maggiore produttività del lavoro e così via).

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