La presa di decisione si applica a oggetti di vario genere e in diverse condizioni della loro esistenza. I metodi formali sviluppati nell’ambito della teoria delle decisioni rivelano che i processi decisionali nelle diverse sfere dell’attività umana hanno molto in comune.
I metodi formali di decisione possono rivelarsi utili nei seguenti casi:
- esiste un problema o una situazione problematica che richiede una soluzione. Spesso il risultato desiderato viene identificato con uno o più obiettivi che devono essere raggiunti per risolvere la situazione problematica;
- esistono diverse opzioni per risolvere il problema, modi per raggiungere l’obiettivo, azioni o oggetti tra cui viene effettuata una scelta. Nella teoria delle decisioni, queste opzioni vengono solitamente chiamate alternative. Se esiste una sola possibilità e non c’è scelta, allora non esiste un problema decisionale;
- esistono fattori che impongono determinati vincoli sui possibili modi di risolvere il problema e raggiungere l’obiettivo. Questi fattori sono determinati dal contesto del problema e possono essere di diversa natura: fisica, tecnica, economica, sociale, personale e altre;
- esiste una persona o un gruppo di persone interessate a risolvere il problema, che hanno l’autorità di selezionare una determinata soluzione e si assumono la responsabilità di attuare la decisione presa.
Il ciclo di vita di una decisione su un problema è composto da diverse fasi e rappresenta una procedura iterativa a più passaggi.
La necessità di prendere una decisione nasce quando compare una situazione problematica. In questo caso, il problema viene identificato — cioè, viene fornita una descrizione sostanziale del problema, viene determinato il risultato desiderato della sua risoluzione e vengono valutati i vincoli esistenti.
Nella fase successiva, viene formulato il problema decisionale. Ciò richiede la determinazione dell’insieme delle possibili soluzioni (alternative). A seconda del problema considerato, il numero di possibili soluzioni può variare da poche unità a decine, centinaia o addirittura migliaia. Teoricamente, il numero di alternative considerate può essere infinito.
Per descrivere pienamente tutte le possibili soluzioni, di solito è necessario raccogliere e analizzare varie informazioni relative al problema e alle possibili modalità alternative di risoluzione. L’assenza o l’impossibilità di ottenere le informazioni necessarie può rendere il problema irrisolvibile. In questi casi, occorre tornare alla formulazione originaria del problema e modificarne la descrizione. Tale necessità può presentarsi anche in tutte le fasi precedenti del processo risolutivo. Nelle situazioni di scelta complesse, può inoltre essere necessario sviluppare un modello specializzato del problema (di solito matematico) per ottenere una soluzione semplificata.
La seconda fase si conclude con la formulazione del problema decisionale. Va notato che una descrizione sostanziale dettagliata del problema da risolvere, già nella prima fase, determina in gran parte i possibili approcci alla sua soluzione e può portare immediatamente alla formulazione del problema decisionale, saltando tutte o molte delle fasi successive.
Una volta formulato il problema decisionale, inizia la ricerca di una soluzione. Questa fase comprende, in primo luogo, la selezione di un metodo adeguato per risolvere il problema tra quelli già noti oppure lo sviluppo di un nuovo metodo; e in secondo luogo, il processo di soluzione vero e proprio, che consiste nel valutare e analizzare le diverse opzioni di soluzione e selezionare quella più preferibile tra esse. In alcuni problemi, ottenere il risultato finale non è difficile. Tuttavia, più spesso si tratta di procedure piuttosto complesse e laboriose, che richiedono le conoscenze e le competenze di molte persone e le capacità delle moderne tecnologie informatiche.
Allo stesso tempo, anche dopo aver completato tutte le fasi del processo di risoluzione del problema, non sempre è possibile effettuare una scelta definitiva. Si presentano situazioni in cui la soluzione migliore non può essere trovata. L’opzione necessaria potrebbe semplicemente non essere disponibile. In tal caso, si può modificare la formulazione del problema originario, oppure tornare alle fasi precedenti e raccogliere le informazioni aggiuntive necessarie, apportare modifiche alla formulazione formale del problema o al modello della situazione problematica, ampliare o restringere il numero di alternative considerate, oppure costruire nuove opzioni.
In ogni caso, la ricerca della soluzione migliore, anche se non ha portato a un risultato positivo, non sarà stata vana. Essa può suscitare una nuova comprensione del problema in esame, mettere in luce nuovi aspetti da considerare e suggerire altri modi per risolverlo.
Se viene trovata un’opzione accettabile, inizia la fase di esecuzione della decisione, durante la quale la decisione adottata viene attuata, il processo di attuazione viene monitorato e viene valutato il risultato della risoluzione della situazione problematica. In senso stretto, questa fase non appartiene alla procedura decisionale. Tuttavia, includere l’esecuzione della decisione nello schema generale è importante sia dal punto di vista metodologico sia da quello pratico, poiché questa fase chiude il ciclo di vita della nascita, risoluzione e scomparsa della situazione problematica. Inoltre, l’attuazione di una decisione adottata può dare origine a un nuovo problema che richiede una propria soluzione.
Il problema della presa di decisione si presenta nei casi in cui un problema (compito) diventa così complesso che non è possibile applicare immediatamente alcun apparato di formalizzazione adeguato alla sua formulazione (impostazione), e il processo di formulazione del problema richiede la partecipazione di specialisti provenienti da vari campi del sapere.
Ciò porta a una situazione in cui la formulazione stessa del problema diventa problematica, richiedendo lo sviluppo di approcci, tecniche e metodi specializzati. In tali casi, diventa necessario definire l’ambito del problema decisionale (la situazione problematica), individuare i fattori che influenzano la sua risoluzione e selezionare tecniche e metodi che consentano di formulare o impostare il problema in modo tale da permettere di prendere una decisione.
Pertanto, per prendere una decisione, occorre ottenere un’espressione che colleghi l’obiettivo ai mezzi per raggiungerlo, utilizzando i criteri introdotti per valutare il raggiungimento dell’obiettivo e valutare i mezzi. Nei vari campi applicativi sviluppatisi parallelamente, tali espressioni hanno ricevuto nomi diversi: criterio di prestazione; criterio di efficacia o indicatore di efficacia; funzione obiettivo o funzione criterio; e così via. (Nella letteratura in lingua russa, questi concetti vengono indicati anche con i termini tselevaya funktsiya — letteralmente «funzione dell’obiettivo» — e funktsiya tseli, entrambi corrispondenti al termine inglese «objective function».)