A tervezés tervek kidolgozásából áll. Ez szellemi tevékenységet foglal magában, és meghatározza, hogy mit, mikor és hogyan kell megtenni, milyen intézkedéseket kell hozni, ki felelős értük, és miért szükségesek ezek az intézkedések. A tervezés a megfelelő alternatívák kiválasztásából áll, és minél magasabb a szervezet szintje, annál hosszabb a tervezési horizont. A tervezés úgy is meghatározható, mint annak az iránynak a kiválasztási folyamata, amerre a szervezet halad, valamint azoknak a módszereknek és eszközöknek a kiválasztása, amelyeket a végső cél elérése érdekében alkalmazni kell.
A tervezés a vállalat céljainak, politikáinak, programjainak és azok elérési eljárásainak kiválasztási funkciója. A tervezés kétségtelenül döntéshozatali folyamat, mivel alternatívák közötti választást foglal magában. A tervezés magában foglalja mind annak a környezetnek a jellemzőit előrejelző tevékenységet, amelyben a szervezet működni fog, mind pedig a döntéshozatalt arról, hogy hol és hogyan fog cselekedni.
Ebből azonban nem következik, hogy minden döntés tervezésnek minősül. Azokat a döntéseket, amelyek a kitűzött célok elérésének hatékony módjainak kiválasztására irányulnak, inkább az irányítás végrehajtói funkciójának részeként kell tekinteni. A tervezési folyamatban a jelenlegi döntések szükségszerűen befolyásolják a jövőt. Ez elsősorban az erőforrások elosztására és a szervezet stratégiájára vonatkozik.
A hosszú távú tervezés több, mint egyszerűen a hosszú távra való tervezés; ez egy folyamatos tervezési folyamat, amelynek széles körű jellege a jövőről való gondolkodás új módját, a vállalkozói és ipari élet új formáját tükrözi. Mint az emberek erőfeszítéseinek, funkcióinak, tevékenységi eredményeinek és a szervezet külső tényezőinek összehangolt erőfeszítését biztosító erő, a hosszú távú tervezés az irányítástudomány, a gyakorlat és az általános filozófia alapján fejlődik. A hosszú távú tervezés több, mint a kereskedelmi tevékenység előrejelzése a fejlődési trendek és irányok azonosítása révén. Ennél tovább megy, és közvetlenül segíti az irányítási apparátust abban, hogy kihasználja a kedvező jövőbeli lehetőségeket, minimalizálja a kedvezőtlen tendenciákból eredő károkat, és biztosítsa a szervezet céljainak elérését.
A hosszú távú tervezési rendszer működésének eredményeként a terveknek hierarchikus rendszerét kell létrehozni, amely leírja a vállalat viselkedését a tervezett feltételek mellett. Ezeknek a terveknek a következő három fontos jellemzővel kell rendelkezniük:
- előretekintő orientáció, amelynek mértéke a funkcionális területtől és attól a szervezeti szinttől függ, amelyen a tervet megfogalmazzák;
- a szervezet elemeinek értékelése az általános terv végrehajtásában betöltött szerepük és feladataik szerint;
- a szervezet kulcsvezetőinek személyes részvétele.
A terv minden szintje az afölötte lévő szint követelményei alapján épül fel, és részletezi a terv azon részét, a figyelmet egy közös cél által összekapcsolt tevékenységtípusokra összpontosítva. A tervrendszer minden időszakot lefed, és lehetővé teszi a tervezést a szervezet minden szintjén és tevékenységének minden funkcionális területén, a kutatástól az adminisztratív irányításig.
Lényegében a hosszú távú tervezés a rendszerelemzés célját szolgálja, mivel az elemzés egyedi döntésekre is alkalmazható, és egy probléma megoldható anélkül, hogy azt a jövőre vonatkozó általános tervhez kötnék. Így, bár a stratégiai döntések és azok elemzése a hosszú távú tervezés kötelező részét képezik, nem azonosak vele.
Stratégiai terv. A szervezet stratégiai terve az összes tervének csúcsa. Meghatározza a vállalat legáltalánosabb céljait és stratégiáját, mind a jelenben, mind a jövőben. Választ ad az alábbi kérdésekre:
- melyek a szervezet átfogó célkitűzései és szerepe?
- milyen stratégiára van szükség a jelenlegi állapotból a jövőbeli versenyképes pozícióba való átmenethez?
- mennyire tűnik reálisnak a szervezet átfogó stratégiája a szervezeten belül kidolgozott többi terv fényében?
- milyen pozíciót szeretne elfoglalni ez a szervezet annak a bonyolultabb rendszernek (társadalmi, gazdasági, politikai) a struktúrájában, amelynek részét képezi?
A stratégiai terv jelentősége abban rejlik, hogy kezdeti viszonyítási pontokat biztosít a tervezési döntésekhez a szervezet minden szintjén. A stratégiai terv egy általános dokumentum, amely megállapítja a projektek tervének összeegyeztethetőségét a szervezet többi tervével.
Fejlesztési terv. A tervezés következő szintje a vállalati fejlesztési terv, amely az új termékek vagy szolgáltatások bevezetéséhez kapcsolódó összes tevékenységre kiterjed. Ugyanakkor ez a terv részletesebben felvázolja azt az utat, amelyen keresztül a szervezet eléri a stratégiai tervben meghatározott jövőbeli pozíciót. A vállalati fejlesztési terv az alábbi kérdésekkel foglalkozik:
- mi a várható kereslet termékeink vagy szolgáltatásaink iránt? Mit várnak el szervezetünktől a jövő e szakaszában?
- milyen kedvező feltételeket kell megteremteni a szervezeten belül, amelyek lehetővé tennék új termékek és új piacok azonosítását és meghatározását?
- milyen módszerekkel lehet azonosítani a veszteséges beruházásokat, termékeket és indokolatlanul kockázatos vállalkozásokat?
- milyen erőforrás-igényeket támasztanak majd az új termékek vagy szolgáltatások?
A vállalati fejlesztési terv iránymutatásul szolgál a következő szint három terve számára.
A termékmegszüntetési terv a szervezet egyes elemeinek működésének korlátozásával és felszámolásával foglalkozik. Ezek az elemek lehetnek a vállalat (szervezet) termékei, szolgáltatásai vagy állóeszközei.
A diverzifikációs terv intézkedéseket tartalmaz új termékek és szolgáltatások előállítására, valamint olyan piacok fejlesztésére, amelyek a termékek jelenlegi generációját hivatottak felváltani. Meghatározza a termelés új területeit, és kijelöli fejlődésük útját — egyesülés egy másik szervezettel, vagy kutatás-fejlesztés folytatása magán a szervezeten belül, saját képességeire és tapasztalataira építve.
A kutatás-fejlesztési terv meghatározza az új termékek létrehozásához és az e termékek iránti meglévő igényt kielégítő folyamatok azonosításához szükséges tevékenységeket, illetve a jelenleg gyártott termékek vagy meglévő folyamatok új piacait. E terv alapján a szervezet alap- és alkalmazott kutatásokat folytat az adott terület tudásszintjének és szakértelmének emelése érdekében. Ez a terv így vagy úgy a szervezet minden elemét érinti, beleértve a termékeket, az értékesítést, a pénzügyeket és az adminisztratív irányítást.
Az operatív terv, amely a stratégiai terv megvalósítását biztosító két terv egyike, meghatározza a szervezet jelenlegi tevékenységének keretét. Irányítja a jelenleg előállított termékek és szolgáltatások meglévő piacon való elhelyezésével kapcsolatos intézkedéseket. Az operatív tervet minden funkcionális területre (termelés, értékesítés, pénzügy, adminisztratív irányítás) külön dolgozzák ki, és a szóban forgó terület projekttervének szerves részét képezi.
Az operatív terv meghatározza a munka teljes mennyiségét; egy adott konkrét területen lehetővé teszi a munka logikai műveletekre való felosztását, sorrendjük meghatározását, az erőforrások elosztását, valamint a hatáskörök és felelősségek elosztási rendszerének kialakítását a munka fő végrehajtói között. Ugyanezen tervek alapján dolgozzák ki az általános munkaütemterveket és költségvetéseket. E tervek részben ciklikusak — ott, ahol új vállalkozások létrehozásával, szervezeti tevékenységekkel és napi eljárásokkal foglalkoznak.
Projektterv. A projekttervek konkrét projekteket tartalmaznak más terveken belül. Például a vállalati fejlesztési tervet a vállalati fejlesztési terv végrehajtására szolgáló speciális tervek sorozata támogatja, amelyek az egyes intézkedések részleteit tartalmazzák. A projekttervek azok az alapvető építőelemek, amelyekből a tervezési rendszer felépül. Jellegüknél fogva ezek a tervek lehetnek rövid távúak, középtávúak vagy hosszú távúak. Megkülönböztető jegyük, hogy egyértelműen meghatározott, költséggel, határidőkkel és technikai eredményekkel jellemzett munkakészlethez kapcsolódnak. Projekttervek a szervezet minden szintjén megtalálhatók. Sajátos orientációjuknak köszönhetően nagyon hasznosak a munkaeredmények nyomon követéséhez.
A projekttervnek részletes leírást kell adnia a termékfejlesztés és -bevezetés folyamatairól. A projektmunka irányítása áthatja a funkcionális irányítás vonalait, ezért egy konkrét munkaterv megléte alapvető feltétele a sikernek, mivel a projektben részt vevő emberek és szervezetek versengő vagy egymásnak ellentmondó célokkal rendelkezhetnek.
Választ ad a projekttel kapcsolatos következő kérdésekre:
- miért szükséges ez a munka?
- milyen intézkedéseket kell tenni?
- milyen erőforrásokra van szükség az intézkedések támogatásához?
- mi az intézkedések eredménye?
- mikor várható az intézkedések eredménye?
- milyen céloknak és feltételeknek kell megfelelniük az intézkedéseknek?