आवश्यकताएँ यह परिभाषित करती हैं कि किसी उत्पाद को क्या करना चाहिए — परियोजना के क्रियान्वयन के परिणाम की एक प्रलेखित प्रत्याशा। यह दस्तावेज़ ग्राहक की प्रत्याशाओं के साथ-साथ प्रोग्राम, उसके कार्यों और समग्र रूप से परियोजना के बारे में विकासकर्ता की प्रत्याशाओं को भी दर्ज करता है। आवश्यकताएँ विशेषताओं, लागत, अनुसूची और जोखिमों को समाहित करती हैं। इस प्रकार, आवश्यकताएँ इस बात का विवरण हैं कि आपको क्या विकसित करना है, या परियोजना के क्रियान्वयन के परिणामस्वरूप आप जो प्राप्त करने की अपेक्षा करते हैं उसका एक सटीक परिमाणात्मक विवरण। खराब आवश्यकता परिभाषा परियोजना निष्पादन के दौरान समस्याओं का प्रमुख कारण है।
आवश्यकताएँ यह निर्दिष्ट करती हैं कि क्या किया जाना चाहिए, कितनी अच्छी तरह, और किन बाधाओं के अधीन। यदि आवश्यकताएँ गलत हैं, तो परियोजना और उत्पाद में दोष होंगे। आवश्यकताएँ, बाधाएँ और मान्यताएँ समस्या को भागों में विभाजित करती हैं। यही परियोजना की समग्र सफलता को निर्धारित करता है।
आवश्यकताओं के प्रकार:
- कार्यात्मक आवश्यकताएँ यह परिभाषित करती हैं कि किसी दिए गए प्रणाली-अवयव को क्या करना चाहिए।
- निष्पादन आवश्यकताएँ प्रणाली द्वारा किए जाने वाले संगत कार्यों के परिमाणात्मक प्राचल परिभाषित करती हैं।
- बाधात्मक आवश्यकताएँ संचालन विधा की सीमाओं, पर्यावरणीय परिस्थितियों, सुरक्षा संबंधी विचारों, या नियामक अनुपालन से उत्पन्न होती हैं।
- सत्यापन आवश्यकताएँ यह विश्वास प्रदान करती हैं कि प्रणाली अपने वास्तविक परिचालन परिवेश में निर्दिष्ट विशेषताओं को धारण करती है।
- अंतरापृष्ठ आवश्यकताएँ सभी अंतरापृष्ठों के कार्यों, विशेषताओं, सहनशीलताओं और बाधाओं को परिभाषित करती हैं।
- परिचालन आवश्यकताएँ प्रणाली की परिचालन तैयारी को निर्दिष्ट करती हैं, जिसमें प्रणाली के निष्पादन पर ध्यान केंद्रित होता है, और साथ ही यह भी परिभाषित करती हैं कि प्रणाली उपयोगकर्ताओं के साथ किस प्रकार अन्योन्यक्रिया करती है।
अंग्रेज़ी भाषा के साहित्य में, अच्छी आवश्यकताओं की विशेषताओं को स्मरण रखने के लिए SMART संक्षिप्त-नाम का उपयोग किया जाता है।
- विशिष्ट (Specific) — आवश्यकताओं को परियोजना की केवल एक विशेषता या प्रणाली की एक विशेषता को संबोधित करना चाहिए। इन्हें इस रूप में तैयार किया जाना चाहिए कि क्या किया जाना चाहिए और कितनी अच्छी तरह, लेकिन कभी भी संभावित समाधान के रूप में नहीं — यह कैसे किया जाए।
- मापनीय (Measurable) — एक मापनीय प्राचल वस्तुनिष्ठ और परिमाणात्मक रूप से व्यक्त किया जाता है।
- प्राप्य (Achievable) — एक आवश्यकता को उचित लागत पर तकनीकी रूप से प्राप्य होना चाहिए।
- सुसंगत (Relevant) — एक आवश्यकता को चुने गए प्रणाली स्तर के अनुरूप होना चाहिए।
- अनुरेखणीय (Traceable) — निम्न-स्तर की आवश्यकताएँ उच्च-स्तर की आवश्यकताओं से स्पष्ट रूप से व्युत्पन्न और/या उनके द्वारा समर्थित होनी चाहिए। “मूल” आवश्यकताओं के बिना आवश्यकताओं को “अनाथ” माना जाता है और उनके क्रियान्वयन की आवश्यकता का आकलन किया जाना चाहिए।
आवश्यकता। यदि इस बात पर संदेह हो कि किसी आवश्यकता की ज़रूरत है या नहीं, तो सीधे पूछें: “यदि इस आवश्यकता को सूची में शामिल नहीं किया गया तो प्रणाली को क्या हानि होगी?” यदि आपके पास इसका उत्तर नहीं है, तो संभवतः वह आवश्यकता अनावश्यक है।
सत्यापनीयता। जैसे ही कोई आवश्यकता तैयार की जाती है, यह निर्धारित करना आवश्यक है कि इसे कैसे सत्यापित किया जा सकता है। इसके लिए, एक उपयुक्त अनुपालन मानदंड चुना जाना चाहिए।
प्राप्यता। प्राप्य होने के लिए, किसी आवश्यकता को दी गई अनुसूची और बजट के भीतर, अतिरिक्त बाधाओं के अधीन, तकनीकी रूप से संभव होना चाहिए। यदि किसी आवश्यकता की तकनीकी संभाव्यता के बारे में अनिश्चितता हो, तो एक उपयुक्त अध्ययन या आगे की जाँच की जानी चाहिए। यदि उसके बाद भी अनिश्चितता बनी रहती है, तो आवश्यकता के बजाय एक लक्ष्य तैयार किया जाना चाहिए। यह स्पष्ट है कि यदि कोई आवश्यकता तकनीकी रूप से संभव भी हो, तो भी वह लागत, अनुसूची, या भार जैसी अन्य बाधाओं के कारण अप्राप्य हो सकती है। किसी ऐसी चीज़ के लिए आवश्यकता तैयार करना निरर्थक है जिसे पूरा करना असंभव हो; व्यावहारिक होना आवश्यक है।
स्पष्टता। प्रत्येक आवश्यकता को एक ही विचार व्यक्त करना चाहिए और संक्षिप्त तथा सरल होनी चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि आवश्यकता स्पष्ट और असंदिग्ध हो। अच्छी आवश्यकताओं के लिए अक्सर सरल वाक्यों के अलावा किसी अन्य चीज़ की आवश्यकता नहीं होती।
किसी आवश्यकता को सकारात्मक ढंग से व्यक्त किया जाना चाहिए और इसे कभी भी निषेध से आरंभ नहीं होना चाहिए। यह व्याकरणिक रूप से सही होनी चाहिए, टंकण त्रुटियों और चूकों से मुक्त होनी चाहिए। प्रणाली के सभी स्तरों पर सुसंगत शब्दावली का उपयोग किया जाना चाहिए।