नियोजन में योजनाओं का विकास शामिल होता है। इसमें बौद्धिक गतिविधि शामिल है और यह निर्धारित करता है कि क्या, कब और कैसे किया जाना चाहिए, कौन-से कार्य किए जाने चाहिए, उनके लिए कौन उत्तरदायी है, और ये कार्य क्यों आवश्यक हैं। नियोजन में उपयुक्त विकल्पों का चयन करना शामिल है, और संगठन का स्तर जितना ऊँचा होता है, नियोजन क्षितिज आमतौर पर उतना ही लंबा होता जाता है। नियोजन को उस दिशा को चुनने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिसमें संगठन आगे बढ़ेगा, तथा उन विधियों और साधनों के चयन की प्रक्रिया के रूप में जिनका उपयोग उसके अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए किया जाना चाहिए।
नियोजन एक उद्यम के लक्ष्यों, उसकी नीतियों, कार्यक्रमों और उन्हें प्राप्त करने की प्रक्रियाओं को चुनने का कार्य है। नियोजन निस्संदेह एक निर्णयन प्रक्रिया है, क्योंकि इसमें विकल्पों के बीच चयन करना शामिल है। नियोजन में उस परिवेश की विशेषताओं का पूर्वानुमान लगाना और यह निर्णय लेना दोनों शामिल हैं कि संगठन कहाँ और कैसे कार्य करेगा।
हालाँकि, इससे यह निष्कर्ष नहीं निकलता कि हर निर्णय नियोजन का गठन करता है। स्थापित लक्ष्यों को प्राप्त करने के प्रभावी तरीकों के चयन की दिशा में उन्मुख निर्णयों को प्रबंधन के कार्यपालक कार्य के भाग के रूप में देखना बेहतर है। नियोजन प्रक्रिया में, वर्तमान निर्णय आवश्यक रूप से भविष्य को प्रभावित करते हैं। यह बात, सबसे बढ़कर, संसाधनों के आवंटन और संगठन की रणनीति पर लागू होती है।
दीर्घकालिक नियोजन केवल दीर्घकाल के लिए नियोजन से कहीं अधिक है; यह निरंतर नियोजन की एक प्रक्रिया है जिसकी व्यापक परिधि भविष्य के बारे में सोचने के एक नए ढंग, उद्यमशील और औद्योगिक जीवन की एक नई पद्धति को प्रतिबिंबित करती है। लोगों, उनके कार्यों, गतिविधि परिणामों और संगठन के बाह्य कारकों के समन्वित प्रयास को सुनिश्चित करने वाली शक्ति के रूप में, दीर्घकालिक नियोजन का विकास प्रबंधन विज्ञान, व्यवहार और सामान्य दर्शन के आधार पर होता है। दीर्घकालिक नियोजन प्रवृत्तियों और विकास की दिशाओं की पहचान करके वाणिज्यिक गतिविधि का पूर्वानुमान लगाने से भी कहीं बढ़कर कुछ है। यह इससे भी आगे जाकर प्रबंधन तंत्र को अनुकूल भविष्य के अवसरों का लाभ उठाने, प्रतिकूल प्रवृत्तियों से होने वाली हानि को न्यूनतम करने, तथा संगठन के लक्ष्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करने में प्रत्यक्ष रूप से सहायता करता है।
दीर्घकालिक नियोजन प्रणाली के संचालन के परिणामस्वरूप, योजनाओं का एक पदानुक्रमित समूह तैयार किया जाना चाहिए जो प्रक्षेपित परिस्थितियों में उद्यम के व्यवहार का वर्णन करता है। इन योजनाओं में निम्नलिखित तीन महत्वपूर्ण विशेषताएँ होनी चाहिए:
- एक दूरदर्शी उन्मुखीकरण, जिसकी मात्रा उस कार्यात्मक क्षेत्र और संगठनात्मक स्तर पर निर्भर करती है जिस पर योजना तैयार की जाती है;
- समग्र योजना के क्रियान्वयन में उनकी भूमिका और कार्यों के अनुसार संगठन के तत्वों का आकलन;
- संगठन के प्रमुख नेताओं की व्यक्तिगत भागीदारी।
योजना का प्रत्येक स्तर उससे ऊपर के स्तर की आवश्यकताओं के आधार पर बनाया जाता है और योजना के उस हिस्से को विस्तृत करता है, जिसमें एक साझा लक्ष्य से जुड़ी विशिष्ट प्रकार की गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। योजनाओं की प्रणाली सभी समयावधियों को कवर करती है और संगठन के सभी स्तरों पर तथा उसकी गतिविधि के सभी कार्यात्मक क्षेत्रों में, अनुसंधान से लेकर प्रशासनिक प्रबंधन तक, नियोजन को संभव बनाती है।
सारतः, दीर्घकालिक नियोजन प्रणाली विश्लेषण के उद्देश्य की पूर्ति करता है, क्योंकि विश्लेषण को विशिष्ट निर्णयों पर भी लागू किया जा सकता है और किसी समस्या को भविष्य की समग्र योजना से जोड़े बिना भी हल किया जा सकता है। इस प्रकार, यद्यपि रणनीतिक निर्णय और उनका विश्लेषण दीर्घकालिक नियोजन का अनिवार्य हिस्सा हैं, वे उसके पर्यायवाची नहीं हैं।
रणनीतिक योजना। किसी संगठन की रणनीतिक योजना उसकी सभी योजनाओं का शिखर है। यह वर्तमान में और भविष्य में, दोनों समय, फर्म के सबसे सामान्य लक्ष्यों और रणनीति को परिभाषित करती है। यह निम्नलिखित जैसे प्रश्नों के उत्तर प्रदान करती है:
- संगठन के समग्र उद्देश्य और भूमिका क्या हैं?
- वर्तमान स्थिति से भविष्य में एक प्रतिस्पर्धी स्थिति की ओर संक्रमण के लिए किस रणनीति की आवश्यकता है?
- संगठन के भीतर विकसित की गई अन्य योजनाओं की पृष्ठभूमि में संगठन की समग्र रणनीति कितनी यथार्थवादी प्रतीत होती है?
- यह संगठन जिस अधिक जटिल प्रणाली (सामाजिक, आर्थिक, राजनीतिक) का हिस्सा है, उसकी संरचना में यह कौन-सा स्थान लेना चाहेगा?
रणनीतिक योजना का महत्व इस बात में है कि यह संगठन के सभी स्तरों पर नियोजन निर्णयों के लिए प्रारंभिक संदर्भ बिंदु प्रदान करती है। रणनीतिक योजना एक सामान्य दस्तावेज़ है जो परियोजना योजनाओं की संगठन की अन्य योजनाओं के साथ अनुकूलता स्थापित करता है।
विकास योजना। नियोजन का अगला स्तर कॉर्पोरेट विकास योजना है, जो नए उत्पादों या सेवाओं की शुरूआत से संबंधित सभी गतिविधियों को कवर करती है। साथ ही, यह योजना उस मार्ग का अधिक विस्तार से वर्णन करती है जिसके द्वारा संगठन रणनीतिक योजना में परिभाषित भविष्य की स्थिति को प्राप्त करेगा। कॉर्पोरेट विकास योजना निम्नलिखित प्रश्नों को संबोधित करती है:
- हमारे उत्पादों या सेवाओं की अपेक्षित मांग क्या है? भविष्य के इस चरण में हमारे संगठन से क्या अपेक्षा की जाती है?
- संगठन के भीतर कौन-सी अनुकूल परिस्थितियाँ बनाई जानी चाहिए जिससे नए उत्पादों और नए बाज़ारों की पहचान और परिभाषा संभव हो सके?
- अलाभकारी निवेशों और उत्पादों तथा अनुचित रूप से जोखिमपूर्ण उपक्रमों की पहचान के लिए किन विधियों का उपयोग किया जा सकता है?
- नए उत्पाद या सेवाएँ किस प्रकार की संसाधन आवश्यकताएँ उत्पन्न करेंगी?
कॉर्पोरेट विकास योजना अगले स्तर की तीन योजनाओं के लिए मार्गदर्शक के रूप में कार्य करती है।
उत्पाद बंद करने की योजना संगठन के व्यक्तिगत तत्वों के संचालन को घटाने और उनका परिसमापन करने से संबंधित है। ये तत्व उद्यम (संगठन) के उत्पाद, सेवाएँ, या स्थायी परिसंपत्तियाँ हो सकते हैं।
विविधीकरण योजना में नए उत्पादों और सेवाओं के उत्पादन तथा उत्पादों की वर्तमान पीढ़ी को प्रतिस्थापित करने के उद्देश्य से बाज़ारों के विकास के उपाय शामिल होते हैं। यह उत्पादन के नए क्षेत्रों की पहचान करती है और उनके विकास के मार्ग को परिभाषित करती है — किसी अन्य संगठन के साथ विलय या स्वयं के संगठन के भीतर, अपनी क्षमताओं और अनुभव के आधार पर, अनुसंधान एवं विकास का संचालन।
अनुसंधान एवं विकास योजना नए उत्पादों के निर्माण के लिए गतिविधियों को परिभाषित करती है और उन प्रक्रियाओं की पहचान करती है जो इन उत्पादों की मौजूदा मांग को पूरा करती हैं, या वर्तमान में निर्मित उत्पादों या मौजूदा प्रक्रियाओं के लिए नए बाज़ारों की पहचान करती है। इस योजना के अनुसार, संगठन दिए गए क्षेत्र में ज्ञान और विशेषज्ञता के स्तर को बढ़ाने के उद्देश्य से मौलिक और अनुप्रयुक्त अनुसंधान करता है। यह योजना, किसी न किसी रूप में, संगठन के सभी तत्वों को प्रभावित करती है, जिसमें उत्पाद, बिक्री, वित्त और प्रशासनिक प्रबंधन शामिल हैं।
परिचालन योजना, जो रणनीतिक योजना के क्रियान्वयन को सुनिश्चित करने वाली दो योजनाओं में से एक है, संगठन की वर्तमान गतिविधियों के ढाँचे को परिभाषित करती है। यह मौजूदा बाज़ार में वर्तमान में उत्पादित उत्पादों और सेवाओं की नियुक्ति के संबंध में कार्रवाइयों का निर्देशन करती है। परिचालन योजना प्रत्येक कार्यात्मक क्षेत्र (उत्पादन, बिक्री, वित्त, प्रशासनिक प्रबंधन) के लिए अलग से विकसित की जाती है और संबंधित क्षेत्र से संबंधित परियोजना योजनाओं के अभिन्न भाग के रूप में कार्य करती है।
परिचालन योजना कार्य की कुल मात्रा निर्धारित करती है; किसी दिए गए विशिष्ट क्षेत्र में, यह कार्य को तार्किक संक्रियाओं में विभाजित करने, उनके अनुक्रम को निर्धारित करने, संसाधनों को आवंटित करने, तथा कार्य के प्रमुख निष्पादकों के बीच अधिकार और उत्तरदायित्व के वितरण की योजना स्थापित करने की अनुमति देती है। इन्हीं योजनाओं के आधार पर, सामान्य कार्य अनुसूचियाँ और बजट विकसित किए जाते हैं। कुछ हद तक, ये योजनाएँ चक्रीय होती हैं — जहाँ वे नए उद्यमों की स्थापना, संगठनात्मक गतिविधियों और दैनिक प्रक्रियाओं से संबंधित होती हैं।
परियोजना योजना। परियोजना योजनाओं में अन्य योजनाओं के भीतर विशिष्ट परियोजनाएँ शामिल होती हैं। उदाहरण के लिए, कॉर्पोरेट विकास योजना को कॉर्पोरेट विकास योजना के क्रियान्वयन के लिए विशेष योजनाओं की एक शृंखला द्वारा समर्थित किया जाता है, जो व्यक्तिगत कार्रवाइयों के विवरण को कवर करती हैं। परियोजना योजनाएँ वे मूल निर्माण खंड हैं जिनसे नियोजन प्रणाली का निर्माण होता है। अपनी प्रकृति से, ये योजनाएँ अल्पकालिक, मध्यमकालिक, या दीर्घकालिक हो सकती हैं। इनकी विशेषता यह है कि ये लागत, समय-सीमाओं और तकनीकी परिणामों द्वारा निर्दिष्ट कार्य मदों के स्पष्ट रूप से परिभाषित समूह से जुड़ी होती हैं। परियोजना योजनाएँ संगठन के सभी स्तरों पर पाई जाती हैं। अपने विशिष्ट उन्मुखीकरण के कारण, ये कार्य परिणामों की निगरानी के लिए बहुत उपयोगी होती हैं।
परियोजना योजना में उत्पाद विकास और क्रियान्वयन की प्रक्रियाओं का विस्तृत विवरण प्रदान किया जाना चाहिए। परियोजना कार्य प्रबंधन कार्यात्मक प्रबंधन की रेखाओं को काटता है, और इसलिए एक विशिष्ट कार्य योजना का अस्तित्व सफलता के लिए एक आवश्यक शर्त है, क्योंकि परियोजना में भाग लेने वाले लोगों और संगठनों के लक्ष्य परस्पर प्रतिस्पर्धी या टकरावपूर्ण हो सकते हैं।
यह परियोजना के बारे में निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर प्रदान करती है:
- यह कार्य क्यों आवश्यक है?
- कौन-से कार्य किए जाने चाहिए?
- इन कार्यों के समर्थन के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता है?
- इन कार्यों का परिणाम क्या है?
- इन कार्यों का परिणाम कब अपेक्षित है?
- इन कार्यों को किन लक्ष्यों और शर्तों को पूरा करना चाहिए?