La prise de décision s’applique à des objets de nature diverse et dans des conditions variées de leur existence. Les méthodes formelles élaborées dans le cadre de la théorie de la décision révèlent que les processus de prise de décision dans différentes sphères de l’activité humaine ont beaucoup en commun.
Les méthodes formelles de prise de décision peuvent s’avérer utiles dans les cas suivants :
- il existe un problème ou une situation problématique nécessitant une résolution. Souvent, le résultat souhaité est identifié à un ou plusieurs objectifs devant être atteints lors de la résolution de la situation problématique ;
- il existe plusieurs options pour résoudre le problème, des moyens d’atteindre l’objectif, des actions ou des objets parmi lesquels un choix est effectué. Dans la théorie de la décision, ces options sont généralement appelées alternatives. S’il n’existe qu’une seule possibilité et qu’il n’y a pas de choix, alors il n’y a pas de problème de prise de décision ;
- il existe des facteurs qui imposent certaines contraintes sur les moyens possibles de résoudre le problème et d’atteindre l’objectif. Ces facteurs sont déterminés par le contexte du problème et peuvent être de différentes natures : physiques, techniques, économiques, sociales, personnelles et autres ;
- il existe une personne ou un groupe de personnes intéressées par la résolution du problème, ayant l’autorité pour sélectionner telle ou telle solution, et assumant la responsabilité de la mise en œuvre de la décision prise.
Le cycle de vie d’une décision concernant un problème comprend plusieurs étapes et représente une procédure itérative en plusieurs temps.
Le besoin de prendre une décision apparaît lorsqu’une situation problématique se présente. Dans ce cas, le problème est identifié — c’est-à-dire qu’une description substantielle du problème est donnée, le résultat souhaité de sa résolution est déterminé, et les contraintes existantes sont évaluées.
À l’étape suivante, le problème de prise de décision est formulé. Cela nécessite de déterminer l’ensemble des solutions possibles (alternatives). Selon le problème considéré, le nombre de solutions possibles peut varier de quelques-unes à des dizaines, des centaines, voire des milliers. Théoriquement, le nombre d’alternatives envisagées peut être infini.
Pour décrire pleinement toutes les solutions possibles, il est généralement nécessaire de collecter et d’analyser diverses informations relatives au problème et aux différentes manières de le résoudre. L’absence d’information nécessaire ou l’impossibilité de l’obtenir peut rendre le problème insoluble. Dans de tels cas, il faut revenir à l’énoncé initial du problème et modifier sa description. Un tel besoin peut également apparaître à toutes les étapes précédentes du processus de résolution. Dans les situations de choix complexes, il peut également être nécessaire d’élaborer un modèle spécialisé du problème (généralement mathématique) afin d’obtenir une solution simplifiée.
La deuxième étape s’achève par la formulation du problème de prise de décision. Il convient de noter qu’une description substantielle détaillée du problème à résoudre, dès la première étape, détermine dans une large mesure les approches possibles de sa résolution et peut conduire directement à la formulation du problème de prise de décision, en contournant tout ou partie des étapes suivantes.
Une fois le problème de prise de décision formulé, commence la recherche d’une solution. Cette étape comprend, d’une part, le choix d’une méthode appropriée pour résoudre le problème parmi celles déjà connues, ou l’élaboration d’une nouvelle méthode ; et d’autre part, le processus de résolution proprement dit, qui consiste à évaluer et analyser diverses options de solution et à sélectionner la plus préférable d’entre elles. Pour certains problèmes, obtenir le résultat final ne présente pas de difficulté. Cependant, le plus souvent, il s’agit de procédures assez complexes et laborieuses nécessitant les connaissances et l’expertise de nombreuses personnes ainsi que les capacités des technologies informatiques modernes.
Dans le même temps, même après avoir achevé toutes les étapes du processus de résolution du problème, il n’est pas toujours possible de faire un choix définitif. Il arrive que la meilleure solution ne puisse être trouvée. L’option nécessaire peut tout simplement ne pas être disponible. Dans ce cas, on peut soit modifier la formulation du problème initial, soit revenir aux étapes précédentes et rassembler les informations complémentaires nécessaires, apporter des modifications à l’énoncé formel du problème ou au modèle de la situation problématique, élargir ou restreindre le nombre d’alternatives envisagées, ou construire de nouvelles options.
Dans tous les cas, la recherche de la meilleure solution, même si elle n’a pas abouti à un résultat positif, n’aura pas été vaine. Elle peut susciter une nouvelle compréhension du problème considéré, mettre en évidence de nouveaux aspects à prendre en compte et suggérer d’autres façons de le résoudre.
Si une option acceptable est trouvée, commence l’étape de mise en œuvre de la décision, au cours de laquelle la décision adoptée est exécutée, le processus de mise en œuvre est suivi, et le résultat de la résolution de la situation problématique est évalué. À proprement parler, cette étape n’appartient pas à la procédure de prise de décision. Cependant, inclure l’exécution de la décision dans le schéma général est important tant du point de vue méthodologique que pratique, car cette étape referme le cycle de vie de l’apparition, de la résolution et de la disparition de la situation problématique. De plus, la mise en œuvre d’une décision adoptée peut donner naissance à un nouveau problème nécessitant sa propre solution.
Le problème de la prise de décision se pose dans les cas où un problème (une tâche) devient si complexe qu’aucun appareil de formalisation approprié ne peut être immédiatement appliqué à sa formulation (son énoncé), et que le processus de formulation du problème nécessite la participation de spécialistes issus de divers domaines de connaissance.
Cela conduit à une situation dans laquelle la formulation du problème lui-même devient problématique, nécessitant l’élaboration d’approches, de techniques et de méthodes spécialisées. Dans de tels cas, il devient nécessaire de définir le domaine du problème de prise de décision (la situation problématique), d’identifier les facteurs qui influencent sa résolution, et de sélectionner des techniques et des méthodes permettant de formuler ou d’énoncer le problème de manière à permettre la prise d’une décision.
Ainsi, pour prendre une décision, il est nécessaire d’obtenir une expression reliant l’objectif aux moyens de sa réalisation, en utilisant des critères introduits pour évaluer l’atteignabilité de l’objectif et apprécier les moyens. Dans les différents domaines appliqués qui se sont développés en parallèle, de telles expressions ont reçu des noms différents : critère de performance ; critère d’efficacité ou indicateur d’efficacité ; fonction objectif ou fonction critère ; etc. (Dans la littérature en langue russe, on les désigne également par tselevaya funktsiya — littéralement « fonction-objectif » — et funktsiya tseli, ces deux termes correspondant au terme anglais « objective function ».)