Планирането се състои в разработването на планове. То включва интелектуална дейност и определя какво, кога и как трябва да бъде направено, какви действия трябва да се предприемат, кой носи отговорност за тях и защо тези действия са необходими. Планирането се състои в избора на подходящи алтернативи, като колкото по-високо е нивото на организацията, толкова по-дълъг обикновено е хоризонтът на планиране. Планирането може да се определи като процес на избор на посоката, в която ще се движи организацията, както и на методите и средствата, които трябва да се използват за постигане на нейната крайна цел.
Планирането е функцията по избор на целите на предприятието, неговата политика, програми и процедурите за тяхното постигане. Планирането несъмнено е процес на вземане на решения, тъй като включва избор между алтернативи. Планирането обхваща както прогнозирането на характеристиките на средата, в която ще действа организацията, така и вземането на решения относно това къде и как тя ще действа.
От това обаче не следва, че всяко решение представлява планиране. Решенията, насочени към избор на ефикасни начини за постигане на установени цели, е по-добре да се разглеждат като част от изпълнителната функция на управлението. В процеса на планиране текущите решения неизбежно влияят върху бъдещето. Това се отнася преди всичко до разпределението на ресурсите и до стратегията на организацията.
Дългосрочното планиране е нещо повече от обикновено планиране за дълъг период; то е процес на непрекъснато планиране, чийто широк обхват отразява нов начин на мислене за бъдещето, нов модел на предприемачески и промишлен живот. Като сила, осигуряваща координираните усилия на хората, техните функции, резултатите от дейността и външните фактори на организацията, дългосрочното планиране се развива на основата на науката за управление, практиката и общата философия. Дългосрочното планиране е нещо повече от прогнозиране на търговската дейност чрез идентифициране на тенденции и посоки на развитие. То отива по-далеч и пряко помага на управленския апарат да използва благоприятните бъдещи възможности, да минимизира щетите от неблагоприятните тенденции и да осигури постигането на целите на организацията.
В резултат на функционирането на системата за дългосрочно планиране трябва да се създаде йерархичен набор от планове, описващ поведението на предприятието при прогнозирани условия. Тези планове трябва да притежават следните три важни характеристики:
- перспективна ориентация, чиято степен зависи от функционалната област и организационното ниво, на което е формулиран планът;
- оценка на елементите на организацията според тяхната роля и задачи при изпълнението на общия план;
- личното участие на ключовите ръководители на организацията.
Всяко ниво на плана се изгражда въз основа на изискванията на по-горното ниво и разработва подробно тази част от плана, като насочва вниманието към конкретни видове дейност, свързани с обща цел. Системата от планове обхваща всички времеви периоди и позволява планиране на всички нива на организацията и във всички функционални области на нейната дейност — от изследванията до административното управление.
По същество дългосрочното планиране служи на целта на системния анализ, тъй като анализът може да се прилага и към отделни решения, а даден проблем може да бъде решен, без да се обвързва с общия план за бъдещето. По този начин, макар стратегическите решения и техният анализ да са задължителна част от дългосрочното планиране, те не са синоними на него.
Стратегически план. Стратегическият план на организацията е върхът на всичките ѝ планове. Той определя най-общите цели и стратегия на фирмата, както в настоящето, така и в бъдещето. Той дава отговори на въпроси като:
- какви са цялостните цели и ролята на организацията?
- каква стратегия е необходима за прехода от текущото състояние към конкурентна позиция в бъдещето?
- доколко реалистична изглежда общата стратегия на организацията на фона на другите планове, разработени в рамките на организацията?
- каква позиция би искала да заема тази организация в структурата на по-сложна система (социална, икономическа, политическа), от която тя е част?
Значението на стратегическия план се състои в това, че той осигурява първоначални отправни точки за решенията за планиране на всички нива на организацията. Стратегическият план е общ документ, който установява съвместимостта на проектните планове с останалите планове на организацията.
План за развитие. Следващото ниво на планиране е корпоративният план за развитие, който обхваща всички дейности, свързани с въвеждането на нови продукти или услуги. Същевременно този план очертава по-подробно пътя, по който организацията ще постигне бъдещата позиция, определена в стратегическия план. Корпоративният план за развитие разглежда следните въпроси:
- какво е очакваното търсене на нашите продукти или услуги? Какво се очаква от нашата организация на този етап от бъдещето?
- какви благоприятни условия трябва да бъдат създадени в организацията, които да позволят идентифицирането и определянето на нови продукти и нови пазари?
- какви методи могат да се използват за идентифициране на нерентабилни инвестиции и продукти, както и на неоправдано рискови начинания?
- какви изисквания за ресурси ще наложат новите продукти или услуги?
Корпоративният план за развитие служи като насока за трите плана на следващото ниво.
Планът за прекратяване на продукти се занимава с ограничаването на дейността и ликвидирането на отделни елементи на организацията. Тези елементи могат да бъдат продукти, услуги или дълготрайни активи на предприятието (организацията).
Планът за диверсификация съдържа мерки за производството на нови продукти и услуги и за развитието на пазари, предназначени да заменят текущото поколение продукти. Той определя нови области на производство и очертава пътя към тяхното развитие — сливане с друга организация или провеждане на изследователска и развойна дейност в рамките на самата организация, изградена върху собствените ѝ възможности и опит.
Планът за изследователска и развойна дейност определя дейностите за създаване на нови продукти и идентифициране на процеси, отговарящи на съществуващото търсене на тези продукти, или нови пазари за понастоящем произвежданите продукти или съществуващите процеси. В съответствие с този план организацията провежда фундаментални и приложни изследвания, насочени към повишаване на нивото на знанията и експертизата в дадената област. Този план по един или друг начин засяга всички елементи на организацията, включително продуктите, продажбите, финансите и административното управление.
Оперативният план, който е един от двата плана, осигуряващи изпълнението на стратегическия план, определя рамката на текущата дейност на организацията. Той насочва действията по отношение на пласирането на понастоящем произвежданите продукти и услуги на съществуващия пазар. Оперативният план се разработва отделно за всяка функционална област (производство, продажби, финанси, административно управление) и служи като неразделна част от проектните планове, отнасящи се до съответната област.
Оперативният план определя общия обем на работата; в дадена конкретна област той позволява работата да бъде разделена на логически операции, да се определи тяхната последователност, да се разпределят ресурсите и да се установи схема за разпределение на правомощията и отговорностите между основните изпълнители на работата. Въз основа на тези планове се разработват общи работни графици и бюджети. Отчасти тези планове са цикличен характер — там, където се отнасят до създаването на нови предприятия, до организационни дейности и до ежедневни процедури.
Проектен план. Проектните планове включват конкретни проекти в рамките на други планове. Например корпоративният план за развитие се подкрепя от поредица от специални планове за неговото изпълнение, обхващащи детайлите на отделните действия. Проектните планове са основните градивни елементи, от които се изгражда системата за планиране. По своя характер тези планове могат да бъдат краткосрочни, средносрочни или дългосрочни. Те се отличават с това, че са свързани с ясно определен набор от работни елементи, зададени чрез разходи, срокове и технически резултати. Проектните планове се срещат на всички нива на организацията. Благодарение на своята конкретна насоченост те са много полезни за наблюдение на резултатите от работата.
Проектният план трябва да предоставя подробно описание на процесите на разработване и внедряване на продукта. Управлението на проектната работа пресича границите на функционалното управление и затова наличието на конкретен работен план е съществено условие за успех, тъй като хората и организациите, участващи в проекта, могат да имат конкуриращи се или противоречащи си цели.
Той дава отговори на следните въпроси относно проекта:
- защо е необходима тази работа?
- какви действия трябва да се предприемат?
- какви ресурси са необходими за подкрепа на действията?
- какъв е резултатът от действията?
- кога се очаква резултатът от тези действия?
- на какви цели и условия трябва да отговарят действията?