Lập kế hoạch là việc xây dựng các kế hoạch. Nó bao gồm hoạt động trí tuệ và xác định cái gì, khi nào và cách thức thực hiện, những hành động nào cần được tiến hành, ai chịu trách nhiệm về chúng, và vì sao những hành động này là cần thiết. Lập kế hoạch bao gồm việc lựa chọn các phương án phù hợp, và cấp độ tổ chức càng cao thì tầm nhìn lập kế hoạch thường càng dài. Lập kế hoạch có thể được định nghĩa là quá trình lựa chọn hướng đi mà tổ chức sẽ vận động cùng với các phương pháp và phương tiện cần được sử dụng để đạt được mục tiêu cuối cùng của nó.
Lập kế hoạch là chức năng lựa chọn các mục tiêu của một doanh nghiệp, các chính sách, chương trình và các thủ tục để đạt được chúng. Lập kế hoạch, không có gì nghi ngờ, là một quá trình ra quyết định, vì nó bao hàm việc lựa chọn giữa các phương án. Lập kế hoạch bao gồm cả việc dự báo các đặc điểm của môi trường mà tổ chức sẽ hoạt động trong đó, cũng như việc ra quyết định về nơi và cách thức tổ chức sẽ hành động.
Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là mọi quyết định đều cấu thành việc lập kế hoạch. Các quyết định hướng tới việc lựa chọn những cách thức hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đề ra thì nên được xem là một phần của chức năng điều hành trong quản lý. Trong quá trình lập kế hoạch, các quyết định hiện tại tất yếu ảnh hưởng đến tương lai. Điều này áp dụng, trên hết, cho việc phân bổ nguồn lực và cho chiến lược của tổ chức.
Lập kế hoạch dài hạn không đơn thuần chỉ là lập kế hoạch cho một khoảng thời gian dài; đó là một quá trình lập kế hoạch liên tục, có phạm vi rộng phản ánh một cách nghĩ mới về tương lai, một phương thức mới của đời sống kinh doanh và công nghiệp. Là một lực lượng đảm bảo sự phối hợp nỗ lực của con người, các chức năng của họ, kết quả hoạt động và các yếu tố bên ngoài của tổ chức, lập kế hoạch dài hạn phát triển trên cơ sở khoa học quản lý, thực tiễn và triết lý tổng quát. Lập kế hoạch dài hạn là một điều gì đó lớn hơn việc dự báo hoạt động kinh doanh bằng cách xác định các xu hướng và định hướng phát triển. Nó đi xa hơn và trực tiếp giúp bộ máy quản lý tận dụng các cơ hội thuận lợi trong tương lai, giảm thiểu thiệt hại từ các xu hướng bất lợi, và đảm bảo việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Là kết quả của hoạt động của hệ thống lập kế hoạch dài hạn, cần phải tạo ra một tập hợp thứ bậc các kế hoạch mô tả hành vi của doanh nghiệp trong các điều kiện được dự báo. Các kế hoạch này phải có ba đặc điểm quan trọng sau:
- định hướng hướng tới tương lai, mức độ của định hướng này phụ thuộc vào lĩnh vực chức năng và cấp độ tổ chức mà tại đó kế hoạch được xây dựng;
- đánh giá các thành phần của tổ chức theo vai trò và nhiệm vụ của chúng trong việc thực hiện kế hoạch tổng thể;
- sự tham gia cá nhân của các nhà lãnh đạo chủ chốt của tổ chức.
Mỗi cấp độ của kế hoạch được xây dựng trên cơ sở các yêu cầu của cấp độ cao hơn nó và chi tiết hóa phần kế hoạch đó, tập trung chú ý vào các loại hoạt động cụ thể được liên kết bởi một mục tiêu chung. Hệ thống các kế hoạch bao trùm tất cả các giai đoạn thời gian và cho phép lập kế hoạch ở mọi cấp độ của tổ chức và trong mọi lĩnh vực chức năng của hoạt động của nó, từ nghiên cứu đến quản lý hành chính.
Về bản chất, lập kế hoạch dài hạn phục vụ mục đích của phân tích hệ thống, vì việc phân tích cũng có thể được áp dụng cho các quyết định cụ thể, và một vấn đề có thể được giải quyết mà không cần gắn nó với kế hoạch tổng thể cho tương lai. Do đó, mặc dù các quyết định chiến lược và việc phân tích chúng là một phần bắt buộc của lập kế hoạch dài hạn, chúng không đồng nghĩa với lập kế hoạch dài hạn.
Kế hoạch chiến lược. Kế hoạch chiến lược của một tổ chức là đỉnh cao của tất cả các kế hoạch của nó. Nó xác định các mục tiêu và chiến lược tổng quát nhất của công ty, cả ở hiện tại và trong tương lai. Nó đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi như:
- các mục tiêu và vai trò tổng thể của tổ chức là gì?
- chiến lược nào là cần thiết để chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang vị trí cạnh tranh trong tương lai?
- chiến lược tổng thể của tổ chức có vẻ thực tế đến mức nào so với các kế hoạch khác được xây dựng trong tổ chức?
- tổ chức này muốn chiếm vị trí nào trong cấu trúc của một hệ thống phức tạp hơn (xã hội, kinh tế, chính trị) mà nó là một bộ phận của hệ thống đó?
Tầm quan trọng của kế hoạch chiến lược nằm ở việc nó cung cấp các mốc chuẩn ban đầu cho các quyết định lập kế hoạch ở mọi cấp độ của tổ chức. Kế hoạch chiến lược là một văn bản tổng quát, thiết lập sự tương thích của các kế hoạch dự án với các kế hoạch khác của tổ chức.
Kế hoạch phát triển. Cấp độ tiếp theo của lập kế hoạch là kế hoạch phát triển của công ty, bao trùm mọi hoạt động liên quan đến việc đưa ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Đồng thời, kế hoạch này phác họa chi tiết hơn con đường mà tổ chức sẽ đi để đạt được vị trí trong tương lai được xác định trong kế hoạch chiến lược. Kế hoạch phát triển của công ty giải quyết các câu hỏi sau:
- nhu cầu dự kiến đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng ta là gì? Điều gì được kỳ vọng đối với tổ chức của chúng ta ở giai đoạn tương lai này?
- những điều kiện thuận lợi nào cần được tạo ra trong tổ chức để có thể xác định và định nghĩa các sản phẩm mới và các thị trường mới?
- những phương pháp nào có thể được sử dụng để xác định các khoản đầu tư và sản phẩm không sinh lời cùng những dự án có mức rủi ro không hợp lý?
- những sản phẩm hoặc dịch vụ mới sẽ đặt ra yêu cầu gì về nguồn lực?
Kế hoạch phát triển của công ty đóng vai trò định hướng cho ba kế hoạch ở cấp độ tiếp theo.
Kế hoạch ngừng sản phẩm liên quan đến việc thu hẹp hoạt động và thanh lý các thành phần riêng lẻ của tổ chức. Những thành phần này có thể là sản phẩm, dịch vụ, hoặc tài sản cố định của doanh nghiệp (tổ chức).
Kế hoạch đa dạng hóa chứa các biện pháp cho việc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ mới cùng việc phát triển các thị trường nhằm thay thế thế hệ sản phẩm hiện tại. Nó xác định các lĩnh vực sản xuất mới và định hướng con đường phát triển của chúng — sáp nhập với một tổ chức khác hoặc tiến hành nghiên cứu và phát triển trong nội bộ tổ chức, dựa trên năng lực và kinh nghiệm của chính mình.
Kế hoạch nghiên cứu và phát triển xác định các hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm mới và xác định các quy trình đáp ứng nhu cầu hiện có đối với các sản phẩm này, hoặc các thị trường mới cho các sản phẩm đang được sản xuất hoặc các quy trình hiện có. Theo kế hoạch này, tổ chức tiến hành các nghiên cứu cơ bản và ứng dụng nhằm nâng cao mức độ kiến thức và chuyên môn trong lĩnh vực đó. Kế hoạch này, theo cách này hay cách khác, ảnh hưởng đến mọi thành phần của tổ chức, bao gồm sản phẩm, bán hàng, tài chính và quản lý hành chính.
Kế hoạch tác nghiệp, một trong hai kế hoạch đảm bảo việc thực hiện kế hoạch chiến lược, xác định khuôn khổ cho các hoạt động hiện tại của tổ chức. Nó định hướng các hành động liên quan đến việc đưa các sản phẩm và dịch vụ hiện đang sản xuất vào thị trường hiện có. Kế hoạch tác nghiệp được xây dựng riêng cho từng lĩnh vực chức năng (sản xuất, bán hàng, tài chính, quản lý hành chính) và đóng vai trò là một phần không thể tách rời của các kế hoạch dự án thuộc lĩnh vực đó.
Kế hoạch tác nghiệp xác định tổng khối lượng công việc; trong một lĩnh vực cụ thể nhất định, nó cho phép chia công việc thành các tác nghiệp lô-gic, xác định trình tự của chúng, phân bổ nguồn lực, và thiết lập một cơ chế phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa những người thực hiện chính của công việc. Trên cơ sở chính những kế hoạch này, các lịch trình công việc chung và các ngân sách được xây dựng. Ở một mức độ nào đó, các kế hoạch này có tính chu kỳ — khi chúng liên quan đến việc thành lập các doanh nghiệp mới, các hoạt động tổ chức, và các thủ tục hàng ngày.
Kế hoạch dự án. Các kế hoạch dự án bao gồm các dự án cụ thể nằm trong các kế hoạch khác. Ví dụ, kế hoạch phát triển của công ty được hỗ trợ bởi một loạt các kế hoạch chuyên biệt để thực hiện kế hoạch phát triển của công ty, bao trùm các chi tiết của từng hành động cụ thể. Các kế hoạch dự án là những viên gạch xây dựng cơ bản để tạo nên hệ thống lập kế hoạch. Theo bản chất của mình, các kế hoạch này có thể là ngắn hạn, trung hạn, hoặc dài hạn. Chúng được phân biệt bởi việc gắn liền với một tập hợp công việc được xác định rõ ràng theo chi phí, thời hạn và kết quả kỹ thuật. Các kế hoạch dự án được tìm thấy ở mọi cấp độ của tổ chức. Nhờ định hướng cụ thể của mình, chúng rất hữu ích cho việc theo dõi kết quả công việc.
Kế hoạch dự án phải cung cấp một mô tả chi tiết về các quy trình phát triển và triển khai sản phẩm. Việc quản lý công việc dự án cắt ngang qua các tuyến quản lý chức năng, và do đó, sự tồn tại của một kế hoạch công việc cụ thể là điều kiện thiết yếu cho sự thành công, vì những người và tổ chức tham gia vào dự án có thể có các mục tiêu cạnh tranh hoặc xung đột với nhau.
Nó đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi sau về dự án:
- tại sao công việc này là cần thiết?
- những hành động nào cần được thực hiện?
- những nguồn lực nào cần thiết để hỗ trợ các hành động?
- kết quả của các hành động là gì?
- khi nào kết quả của các hành động này được mong đợi?
- những mục tiêu và điều kiện nào các hành động cần phải thỏa mãn?