Ang pagpaplano ay binubuo ng pagbuo ng mga plano. Kabilang dito ang gawaing intelektwal at itinatakda kung ano, kailan, at paano dapat gawin ang mga bagay, kung anong mga aksyon ang dapat isagawa, sino ang mananagot sa mga ito, at bakit kailangan ang mga aksyong ito. Ang pagpaplano ay binubuo ng pagpili ng angkop na mga alternatibo, at kung mas mataas ang antas ng organisasyon, mas mahaba karaniwang ang abot-tanaw ng pagpaplano. Ang pagpaplano ay maaaring tukuyin bilang ang proseso ng pagpili ng direksyon kung saan kikilos ang organisasyon at ang mga pamamaraan at paraan na dapat gamitin upang makamit ang pinakahuling layunin nito.
Ang pagpaplano ay ang tungkulin ng pagpili ng mga layunin ng isang negosyo, ng mga patakaran, mga programa, at mga pamamaraan nito para makamit ang mga ito. Walang alinlangan na ang pagpaplano ay isang proseso ng pagpapasya, sapagkat kinapapalooban ito ng pagpili sa iba’t ibang alternatibo. Sinasaklaw ng pagpaplano kapwa ang pagtataya ng mga katangian ng kapaligiran kung saan gagana ang organisasyon at ang paggawa ng mga desisyon tungkol sa kung saan at paano ito kikilos.
Hindi ibig sabihin nito, gayunpaman, na ang bawat desisyon ay bumubuo ng pagpaplano. Ang mga desisyong nakatuon sa pagpili ng mabisang paraan upang makamit ang mga itinakdang layunin ay mas mainam na ituring bilang bahagi ng tungkuling tagapagpaganap ng pamamahala. Sa proseso ng pagpaplano, ang mga kasalukuyang desisyon ay kinakailangang nakakaapekto sa hinaharap. Ito ay totoo lalo na sa paglalaan ng mga rekurso at sa estratehiya ng organisasyon.
Ang pangmatagalang pagpaplano ay higit pa sa simpleng pagpaplano para sa mahabang panahon; ito ay isang proseso ng tuloy-tuloy na pagpaplano na ang malawak na saklaw ay sumasalamin sa isang bagong paraan ng pag-iisip tungkol sa hinaharap, isang bagong paraan ng pamumuhay ng negosyo at industriya. Bilang isang puwersang tumitiyak sa pinagsanib na pagsisikap ng mga tao, ng kanilang mga tungkulin, ng mga bunga ng gawain, at ng mga panlabas na salik ng organisasyon, ang pangmatagalang pagpaplano ay umuunlad batay sa agham ng pamamahala, kasanayan, at pangkalahatang pilosopiya. Ang pangmatagalang pagpaplano ay higit pa sa pagtataya ng aktibidad na komersyal sa pamamagitan ng pagtukoy ng mga tren at direksyon ng pag-unlad. Higit pa rito, tuwiran nitong tinutulungan ang kagamitang pang-pamamahala na samantalahin ang mga kanais-nais na pagkakataon sa hinaharap, bawasan ang pinsala mula sa mga di-kanais-nais na tren, at tiyakin ang pagkamit ng mga layunin ng organisasyon.
Bilang resulta ng paggana ng sistema ng pangmatagalang pagpaplano, kinakailangang malikha ang isang hierarkikong hanay ng mga plano na naglalarawan sa asal ng negosyo sa ilalim ng mga inaasahang kondisyon. Ang mga planong ito ay dapat magtaglay ng sumusunod na tatlong mahalagang katangian:
- isang oryentasyong pasulong, na ang saklaw nito ay nakadepende sa larangang pungsyonal at antas ng organisasyon kung saan binubuo ang plano;
- isang pagtatasa sa mga elemento ng organisasyon ayon sa kanilang tungkulin at mga gawain sa pagpapatupad ng pangkalahatang plano;
- ang personal na paglahok ng mga pangunahing lider ng organisasyon.
Bawat antas ng plano ay binubuo batay sa mga rekisito ng antas sa itaas nito at itinatampok nito ang bahaging iyon ng plano, na nakatuon ang pansin sa tiyak na uri ng gawain na konektado ng isang karaniwang layunin. Sinasaklaw ng sistema ng mga plano ang lahat ng panahon at nagbibigay-daan sa pagpaplano sa lahat ng antas ng organisasyon at sa lahat ng larangang pungsyonal ng aktibidad nito, mula sa pananaliksik hanggang sa pamamahalang administratibo.
Sa kakanyahan, ang pangmatagalang pagpaplano ay naglilingkod sa layunin ng pagsusuri ng mga sistema, sapagkat maaari ring ilapat ang pagsusuri sa partikular na mga desisyon at malulutas ang isang suliranin nang hindi ito iniuugnay sa pangkalahatang plano para sa hinaharap. Kaya, bagaman ang mga estratehikong desisyon at ang kanilang pagsusuri ay isang obligadong bahagi ng pangmatagalang pagpaplano, hindi ito magkasingkahulugan.
Ang estratehikong plano. Ang estratehikong plano ng isang organisasyon ay ang tuktok ng lahat ng mga plano nito. Tinutukoy nito ang pinakapangkalahatang layunin at estratehiya ng kompanya, kapwa sa kasalukuyan at sa hinaharap. Nagbibigay ito ng mga sagot sa mga tanong tulad ng:
- ano ang mga pangkalahatang layunin at tungkulin ng organisasyon?
- anong estratehiya ang kailangan para sa paglipat mula sa kasalukuyang katayuan patungo sa isang mapagkumpitensyang posisyon sa hinaharap?
- gaano kaangkop ang pangkalahatang estratehiya ng organisasyon kung ihahambing sa iba pang mga plano na binuo sa loob ng organisasyon?
- anong posisyon ang gustong okupahan ng organisasyong ito sa loob ng istraktura ng isang mas kumplikadong sistema (panlipunan, pang-ekonomiya, pampulitika) na kinabibilangan nito?
Ang kahalagahan ng estratehikong plano ay nakasalalay sa katotohanan na nagbibigay ito ng mga paunang batayan para sa mga desisyon sa pagpaplano sa lahat ng antas ng organisasyon. Ang estratehikong plano ay isang pangkalahatang dokumento na nagtatatag ng pagkakatugma ng mga plano ng proyekto sa iba pang mga plano ng organisasyon.
Ang plano sa pag-unlad. Ang susunod na antas ng pagpaplano ay ang plano sa pag-unlad ng korporasyon, na sumasaklaw sa lahat ng gawaing kaugnay ng paglulunsad ng mga bagong produkto o serbisyo. Kasabay nito, mas detalyadong binabalangkas ng planong ito ang landas kung saan makakamit ng organisasyon ang hinaharap na posisyong itinakda sa estratehikong plano. Tinutugunan ng plano sa pag-unlad ng korporasyon ang mga sumusunod na tanong:
- ano ang inaasahang demand para sa ating mga produkto o serbisyo? Ano ang inaasahan sa ating organisasyon sa yugtong ito ng hinaharap?
- anong mga kanais-nais na kondisyon ang dapat likhain sa loob ng organisasyon upang matukoy at maidefine ang mga bagong produkto at bagong merkado?
- anong mga pamamaraan ang maaaring gamitin upang matukoy ang mga di-kumikitang puhunan at produkto at ang mga hindi makatwirang mapanganib na pakikipagsapalaran?
- anong mga rekisito sa rekurso ang ipapataw ng mga bagong produkto o serbisyo?
Ang plano sa pag-unlad ng korporasyon ay nagsisilbing gabay para sa tatlong plano sa susunod na antas.
Ang plano ng pagtigil ng produkto ay tumatalakay sa pagbabawas ng operasyon at paglilikwida ng indibidwal na mga elemento ng organisasyon. Ang mga elementong ito ay maaaring mga produkto, serbisyo, o nakapirming ari-arian ng negosyo (organisasyon).
Ang plano sa diversipikasyon ay naglalaman ng mga hakbang para sa produksyon ng mga bagong produkto at serbisyo at ang pagpapaunlad ng mga merkado na inilaan upang palitan ang kasalukuyang henerasyon ng mga produkto. Tinutukoy nito ang mga bagong larangan ng produksyon at itinatakda ang landas patungo sa kanilang pag-unlad — pagsasanib sa ibang organisasyon o ang pagsasagawa ng pananaliksik at pagpapaunlad sa loob mismo ng organisasyon, batay sa sarili nitong kakayahan at karanasan.
Ang plano sa pananaliksik at pagpapaunlad ay tumutukoy sa mga gawain para sa paglikha ng mga bagong produkto at pagtukoy ng mga proseso na tumutugon sa umiiral na demand para sa mga produktong ito, o mga bagong merkado para sa mga produktong kasalukuyang ginagawa o mga umiiral na proseso. Alinsunod sa planong ito, isinasagawa ng organisasyon ang saligan at aplikadong pananaliksik na naglalayong itaas ang antas ng kaalaman at kadalubhasaan sa larangang ito. Ang planong ito, sa isang paraan o iba pa, ay nakakaapekto sa lahat ng elemento ng organisasyon, kabilang ang mga produkto, benta, pananalapi, at pamamahalang administratibo.
Ang operational na plano, isa sa dalawang plano na tumitiyak sa pagpapatupad ng estratehikong plano, ay tumutukoy sa balangkas ng kasalukuyang mga gawain ng organisasyon. Pinapatnubayan nito ang mga aksyon hinggil sa paglalagay ng kasalukuyang mga produkto at serbisyong ginagawa sa loob ng umiiral na merkado. Ang operational na plano ay binubuo nang hiwalay para sa bawat larangang pungsyonal (produksyon, benta, pananalapi, pamamahalang administratibo) at nagsisilbing mahalagang bahagi ng mga plano ng proyekto na may kinalaman sa larangang pinag-uusapan.
Tinutukoy ng operational na plano ang kabuuang dami ng gawain; sa isang tiyak na larangan, pinahihintulutan nito ang gawain na hatiin sa mga lohikal na operasyon, matukoy ang kanilang pagkakasunud-sunod, mailaan ang mga rekurso, at maitatag ang isang eskema para sa pamamahagi ng awtoridad at pananagutan sa mga pangunahing tagapagsagawa ng gawain. Batay sa mga planong ito rin, binubuo ang mga pangkalahatang iskedyul ng gawain at mga badyet. Bahagi nito, ang mga planong ito ay siklikal — kung saan tumatalakay sila sa pagtatatag ng mga bagong negosyo, sa mga gawaing pang-organisasyon, at sa pang-araw-araw na mga pamamaraan.
Plano ng proyekto. Kasama sa mga plano ng proyekto ang mga tiyak na proyekto sa loob ng ibang mga plano. Halimbawa, ang plano sa pag-unlad ng korporasyon ay sinusuportahan ng isang serye ng espesyal na mga plano para sa pagpapatupad ng plano sa pag-unlad ng korporasyon, na sumasaklaw sa mga detalye ng indibidwal na aksyon. Ang mga plano ng proyekto ang siyang pangunahing bloke ng pagtatayo kung saan binubuo ang sistema ng pagpaplano. Ayon sa kanilang katangian, ang mga planong ito ay maaaring maikli, katamtaman, o mahabang termino. Nakikilala sila sa katotohanang nauugnay sila sa isang malinaw na tinukoy na hanay ng mga bagay-gawain na tinukoy ayon sa gastos, mga taning, at teknikal na resulta. Ang mga plano ng proyekto ay makikita sa lahat ng antas ng organisasyon. Salamat sa kanilang tiyak na oryentasyon, sila ay lubhang kapaki-pakinabang para sa pagmonitor ng mga resulta ng gawain.
Ang plano ng proyekto ay dapat magbigay ng detalyadong paglalarawan ng mga proseso ng pagpapaunlad at pagpapatupad ng produkto. Ang pamamahala ng gawaing proyekto ay tumatawid sa mga linya ng pamamahalang pungsyonal, kaya ang pagkakaroon ng isang tiyak na plano ng gawain ay isang mahalagang kondisyon para sa tagumpay, sapagkat ang mga tao at organisasyong lumalahok sa proyekto ay maaaring may nagkakaindahang o nagsasalungatang mga layunin.
Nagbibigay ito ng mga sagot sa sumusunod na mga tanong tungkol sa proyekto:
- bakit kailangan ang gawaing ito?
- anong mga aksyon ang dapat gawin?
- anong mga rekurso ang kailangan upang suportahan ang mga aksyon?
- ano ang resulta ng mga aksyon?
- kailan inaasahan ang resulta ng mga aksyong ito?
- anong mga layunin at kondisyon ang dapat matugunan ng mga aksyon?