Planung besteht in der Ausarbeitung von Plänen. Sie umfasst intellektuelle Tätigkeit und bestimmt, was, wann und wie getan werden soll, welche Handlungen vorzunehmen sind, wer dafür verantwortlich ist und warum diese Handlungen erforderlich sind. Planung besteht in der Auswahl geeigneter Alternativen, und je höher die Ebene der Organisation ist, desto länger ist in der Regel der Planungshorizont. Planung kann als der Prozess der Auswahl der Richtung definiert werden, in die sich die Organisation bewegen wird, sowie der Methoden und Mittel, die eingesetzt werden müssen, um ihr endgültiges Ziel zu erreichen.
Planung ist die Funktion der Auswahl der Ziele eines Unternehmens, seiner Grundsätze, Programme und der Verfahren zu deren Erreichung. Planung ist ohne Zweifel ein Entscheidungsprozess, da sie die Auswahl unter Alternativen beinhaltet. Planung umfasst sowohl die Vorhersage der Merkmale der Umwelt, in der die Organisation tätig sein wird, als auch die Entscheidung darüber, wo und wie sie handeln wird.
Daraus folgt jedoch nicht, dass jede Entscheidung eine Planung darstellt. Entscheidungen, die auf die Auswahl wirksamer Wege zur Erreichung festgelegter Ziele ausgerichtet sind, werden besser als Teil der ausführenden Funktion des Managements betrachtet. Im Planungsprozess wirken sich aktuelle Entscheidungen notwendigerweise auf die Zukunft aus. Dies gilt vor allem für die Ressourcenzuweisung und die Strategie der Organisation.
Langfristige Planung ist mehr als bloße Planung für den langen Zeitraum; sie ist ein Prozess kontinuierlicher Planung, dessen breiter Umfang eine neue Denkweise über die Zukunft widerspiegelt, eine neue Form unternehmerischen und industriellen Lebens. Als Kraft, die das koordinierte Zusammenwirken von Menschen, ihren Funktionen, den Ergebnissen ihrer Tätigkeit und den äußeren Faktoren der Organisation sicherstellt, entwickelt sich die langfristige Planung auf der Grundlage der Managementwissenschaft, der Praxis und der allgemeinen Philosophie. Langfristige Planung ist etwas Größeres als die Vorhersage der kommerziellen Tätigkeit durch die Identifizierung von Trends und Entwicklungsrichtungen. Sie geht weiter und hilft dem Führungsapparat unmittelbar, günstige zukünftige Möglichkeiten zu nutzen, den Schaden aus ungünstigen Trends zu minimieren und die Erreichung der Ziele der Organisation sicherzustellen.
Als Ergebnis des Funktionierens des Systems der langfristigen Planung muss ein hierarchisches Gefüge von Plänen entstehen, das das Verhalten des Unternehmens unter den prognostizierten Bedingungen beschreibt. Diese Pläne müssen folgende drei wichtige Eigenschaften besitzen:
- eine zukunftsgerichtete Orientierung, deren Grad vom funktionalen Bereich und der organisatorischen Ebene abhängt, auf der der Plan formuliert wird;
- eine Bewertung der Elemente der Organisation nach ihrer Rolle und ihren Aufgaben bei der Umsetzung des Gesamtplans;
- die persönliche Beteiligung der wichtigsten Führungskräfte der Organisation.
Jede Ebene des Plans wird auf der Grundlage der Anforderungen der übergeordneten Ebene aufgebaut und arbeitet den entsprechenden Teil des Plans weiter aus, wobei die Aufmerksamkeit auf bestimmte Arten von Tätigkeiten gerichtet wird, die durch ein gemeinsames Ziel verbunden sind. Das System der Pläne deckt alle Zeiträume ab und ermöglicht die Planung auf allen Ebenen der Organisation und in allen funktionalen Bereichen ihrer Tätigkeit, von der Forschung bis zur Verwaltung.
Im Wesentlichen dient die langfristige Planung dem Zweck der Systemanalyse, da die Analyse auch auf einzelne Entscheidungen angewandt werden kann und ein Problem gelöst werden kann, ohne es mit dem Gesamtplan für die Zukunft zu verknüpfen. Obwohl strategische Entscheidungen und deren Analyse ein obligatorischer Bestandteil der langfristigen Planung sind, sind sie somit nicht gleichbedeutend mit ihr.
Strategischer Plan. Der strategische Plan einer Organisation ist die Spitze aller ihrer Pläne. Er definiert die allgemeinsten Ziele und die Strategie des Unternehmens, sowohl gegenwärtig als auch zukünftig. Er liefert Antworten auf Fragen wie:
- was sind die übergeordneten Ziele und die Rolle der Organisation?
- welche Strategie ist für den Übergang vom gegenwärtigen Zustand zu einer wettbewerbsfähigen Position in der Zukunft erforderlich?
- wie realistisch erscheint die Gesamtstrategie der Organisation angesichts der anderen im Rahmen der Organisation entwickelten Pläne?
- welche Position möchte diese Organisation innerhalb der Struktur eines komplexeren Systems (sozial, wirtschaftlich, politisch) einnehmen, dessen Teil sie ist?
Die Bedeutung des strategischen Plans liegt darin, dass er anfängliche Bezugspunkte für Planungsentscheidungen auf allen Ebenen der Organisation liefert. Der strategische Plan ist ein allgemeines Dokument, das die Vereinbarkeit der Projektpläne mit den übrigen Plänen der Organisation herstellt.
Entwicklungsplan. Die nächste Planungsebene ist der Unternehmensentwicklungsplan, der alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen umfasst. Gleichzeitig zeichnet dieser Plan detaillierter den Weg nach, auf dem die Organisation die im strategischen Plan definierte künftige Position erreichen wird. Der Unternehmensentwicklungsplan behandelt folgende Fragen:
- welche Nachfrage wird für unsere Produkte oder Dienstleistungen erwartet? Was wird von unserer Organisation in dieser Zukunftsphase erwartet?
- welche günstigen Bedingungen müssen innerhalb der Organisation geschaffen werden, die es ermöglichen, neue Produkte und neue Märkte zu identifizieren und zu definieren?
- welche Methoden können verwendet werden, um unrentable Investitionen und Produkte sowie ungerechtfertigt riskante Unternehmungen zu erkennen?
- welche Ressourcenanforderungen werden die neuen Produkte oder Dienstleistungen mit sich bringen?
Der Unternehmensentwicklungsplan dient als Leitfaden für die drei Pläne der nächsten Ebene.
Der Plan zur Produkteinstellung befasst sich mit der Einschränkung des Betriebs und der Liquidierung einzelner Elemente der Organisation. Diese Elemente können Produkte, Dienstleistungen oder Anlagevermögen des Unternehmens (der Organisation) sein.
Der Diversifizierungsplan enthält Maßnahmen zur Herstellung neuer Produkte und Dienstleistungen und zur Erschließung von Märkten, die die derzeitige Produktgeneration ersetzen sollen. Er identifiziert neue Produktionsbereiche und legt den Weg zu ihrer Entwicklung fest — Fusion mit einer anderen Organisation oder die Durchführung von Forschung und Entwicklung innerhalb der Organisation selbst, aufbauend auf ihren eigenen Fähigkeiten und Erfahrungen.
Der Forschungs- und Entwicklungsplan definiert Aktivitäten zur Schaffung neuer Produkte und zur Identifizierung von Prozessen, die der bestehenden Nachfrage nach diesen Produkten entsprechen, oder neuer Märkte für derzeit hergestellte Produkte oder bestehende Prozesse. Im Einklang mit diesem Plan führt die Organisation Grundlagen- und angewandte Forschung durch, die darauf abzielt, das Wissens- und Kompetenzniveau in dem betreffenden Bereich zu heben. Dieser Plan betrifft in gewisser Weise alle Elemente der Organisation, einschließlich Produkte, Vertrieb, Finanzen und Verwaltung.
Der operative Plan, einer von zwei Plänen, die die Umsetzung des strategischen Plans gewährleisten, definiert den Rahmen der laufenden Tätigkeiten der Organisation. Er lenkt Maßnahmen bezüglich der Platzierung der derzeit hergestellten Produkte und Dienstleistungen innerhalb des bestehenden Marktes. Der operative Plan wird für jeden funktionalen Bereich (Produktion, Vertrieb, Finanzen, Verwaltung) separat entwickelt und dient als integraler Bestandteil der Projektpläne für den betreffenden Bereich.
Der operative Plan bestimmt den Gesamtumfang der Arbeit; in einem bestimmten Bereich ermöglicht er es, die Arbeit in logische Vorgänge zu unterteilen, ihre Abfolge festzulegen, Ressourcen zuzuweisen und ein Schema für die Verteilung von Befugnissen und Verantwortlichkeiten unter den Hauptausführenden der Arbeit zu erstellen. Auf der Grundlage derselben Pläne werden allgemeine Terminpläne und Budgets entwickelt. Diese Pläne sind teilweise zyklisch — dort, wo es um die Gründung neuer Unternehmen, um organisatorische Tätigkeiten und um alltägliche Verfahren geht.
Projektplan. Projektpläne umfassen konkrete Vorhaben innerhalb anderer Pläne. So wird beispielsweise der Unternehmensentwicklungsplan durch eine Reihe spezieller Pläne zur Umsetzung des Unternehmensentwicklungsplans unterstützt, die die Einzelheiten der einzelnen Handlungen abdecken. Projektpläne sind die grundlegenden Bausteine, aus denen das Planungssystem aufgebaut ist. Ihrem Wesen nach können diese Pläne kurzfristig, mittelfristig oder langfristig sein. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie mit einem klar definierten Satz von Arbeitspositionen verbunden sind, die durch Kosten, Fristen und technische Ergebnisse festgelegt sind. Projektpläne finden sich auf allen Ebenen der Organisation. Aufgrund ihrer spezifischen Ausrichtung sind sie sehr nützlich für die Überwachung der Arbeitsergebnisse.
Der Projektplan muss eine detaillierte Beschreibung der Prozesse der Produktentwicklung und -umsetzung liefern. Die Steuerung der Projektarbeit verläuft quer zu den Linien des funktionalen Managements, und daher ist das Vorhandensein eines konkreten Arbeitsplans eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg, da die am Projekt beteiligten Menschen und Organisationen konkurrierende oder widersprüchliche Ziele haben können.
Er liefert Antworten auf folgende Fragen zum Projekt:
- warum ist diese Arbeit notwendig?
- welche Handlungen sollten vorgenommen werden?
- welche Ressourcen werden benötigt, um die Handlungen zu unterstützen?
- was ist das Ergebnis der Handlungen?
- wann wird das Ergebnis dieser Handlungen erwartet?
- welche Ziele und Bedingungen müssen die Handlungen erfüllen?