Perencanaan terdiri dalam penyusunan rencana. Perencanaan melibatkan aktivitas intelektual dan menentukan apa, kapan, dan bagaimana sesuatu harus dilakukan, tindakan apa yang harus diambil, siapa yang bertanggung jawab atasnya, dan mengapa tindakan tersebut diperlukan. Perencanaan terdiri dalam memilih alternatif yang sesuai, dan semakin tinggi tingkat organisasi, biasanya semakin panjang pula horizon perencanaannya. Perencanaan dapat didefinisikan sebagai proses memilih arah yang akan ditempuh organisasi serta metode dan sarana yang harus digunakan untuk mencapai tujuan akhirnya.
Perencanaan adalah fungsi pemilihan tujuan suatu perusahaan, kebijakan, program, dan prosedur untuk mencapainya. Perencanaan, tanpa keraguan, merupakan proses pengambilan keputusan, karena melibatkan pemilihan di antara berbagai alternatif. Perencanaan mencakup baik peramalan karakteristik lingkungan tempat organisasi akan beroperasi maupun pengambilan keputusan tentang di mana dan bagaimana organisasi akan bertindak.
Namun, hal ini tidak berarti bahwa setiap keputusan merupakan perencanaan. Keputusan yang berorientasi pada pemilihan cara efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih tepat dipandang sebagai bagian dari fungsi eksekutif manajemen. Dalam proses perencanaan, keputusan yang diambil saat ini pasti memengaruhi masa depan. Hal ini terutama berlaku pada alokasi sumber daya dan strategi organisasi.
Perencanaan jangka panjang lebih dari sekadar perencanaan untuk jangka waktu yang lama; ini adalah proses perencanaan berkelanjutan yang lingkupnya luas mencerminkan cara berpikir baru tentang masa depan, cara hidup wirausaha dan industri yang baru. Sebagai kekuatan yang menjamin upaya terkoordinasi dari orang-orang, fungsi mereka, hasil kegiatan, dan faktor eksternal organisasi, perencanaan jangka panjang berkembang berdasarkan ilmu manajemen, praktik, dan filosofi umum. Perencanaan jangka panjang adalah sesuatu yang lebih besar daripada meramalkan kegiatan komersial dengan mengidentifikasi tren dan arah perkembangan. Perencanaan ini melangkah lebih jauh dan secara langsung membantu aparat manajemen memanfaatkan peluang masa depan yang menguntungkan, meminimalkan kerugian akibat tren yang tidak menguntungkan, serta memastikan tercapainya tujuan organisasi.
Sebagai hasil dari berjalannya sistem perencanaan jangka panjang, harus tercipta suatu himpunan rencana yang hierarkis, yang menggambarkan perilaku perusahaan dalam kondisi yang diproyeksikan. Rencana-rencana ini harus memiliki tiga karakteristik penting berikut:
- orientasi ke depan, yang derajatnya bergantung pada bidang fungsional dan tingkat organisasi tempat rencana tersebut disusun;
- penilaian terhadap elemen-elemen organisasi menurut peran dan tugasnya dalam pelaksanaan rencana keseluruhan;
- keterlibatan pribadi para pemimpin utama organisasi.
Setiap tingkat rencana disusun berdasarkan kebutuhan tingkat di atasnya dan menguraikan bagian rencana tersebut, dengan memusatkan perhatian pada jenis kegiatan tertentu yang terkait oleh tujuan bersama. Sistem rencana ini mencakup semua periode waktu dan memungkinkan perencanaan di semua tingkat organisasi serta di semua bidang fungsional kegiatannya, mulai dari penelitian hingga manajemen administratif.
Pada dasarnya, perencanaan jangka panjang melayani tujuan analisis sistem, karena analisis juga dapat diterapkan pada keputusan tertentu, dan suatu masalah dapat diselesaikan tanpa mengaitkannya dengan rencana keseluruhan untuk masa depan. Jadi, meskipun keputusan strategis dan analisisnya merupakan bagian wajib dari perencanaan jangka panjang, keduanya bukanlah hal yang identik.
Rencana strategis. Rencana strategis suatu organisasi merupakan puncak dari seluruh rencananya. Rencana ini menetapkan tujuan dan strategi paling umum dari perusahaan, baik pada masa kini maupun masa depan. Rencana ini memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan seperti:
- apa tujuan keseluruhan dan peran organisasi?
- strategi apa yang diperlukan untuk transisi dari keadaan saat ini menuju posisi kompetitif di masa depan?
- seberapa realistis strategi keseluruhan organisasi tersebut jika dibandingkan dengan rencana-rencana lain yang disusun di dalam organisasi?
- posisi apa yang ingin ditempati organisasi ini dalam struktur sistem yang lebih kompleks (sosial, ekonomi, politik) yang menjadi bagiannya?
Pentingnya rencana strategis terletak pada kenyataan bahwa rencana ini memberikan titik acuan awal bagi keputusan perencanaan di semua tingkat organisasi. Rencana strategis adalah dokumen umum yang menetapkan keselarasan rencana proyek dengan rencana-rencana lain organisasi.
Rencana pengembangan. Tingkat perencanaan berikutnya adalah rencana pengembangan korporat, yang mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan pengenalan produk atau layanan baru. Pada saat yang sama, rencana ini menguraikan secara lebih rinci jalur yang akan ditempuh organisasi untuk mencapai posisi masa depan yang ditetapkan dalam rencana strategis. Rencana pengembangan korporat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- bagaimana permintaan yang diperkirakan terhadap produk atau layanan kita? Apa yang diharapkan dari organisasi kita pada tahap masa depan ini?
- kondisi menguntungkan apa yang harus diciptakan di dalam organisasi agar memungkinkan diidentifikasi dan didefinisikannya produk baru serta pasar baru?
- metode apa yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi investasi dan produk yang tidak menguntungkan serta usaha yang berisiko secara tidak wajar?
- kebutuhan sumber daya apa yang akan ditimbulkan oleh produk atau layanan baru tersebut?
Rencana pengembangan korporat berfungsi sebagai pedoman bagi tiga rencana pada tingkat berikutnya.
Rencana penghentian produk berkaitan dengan pengurangan operasi dan pelikuidasian elemen-elemen tertentu dari organisasi. Elemen-elemen ini dapat berupa produk, layanan, atau aset tetap perusahaan (organisasi).
Rencana diversifikasi memuat langkah-langkah untuk memproduksi produk dan layanan baru serta mengembangkan pasar yang dimaksudkan untuk menggantikan generasi produk saat ini. Rencana ini mengidentifikasi bidang produksi baru dan menetapkan jalur pengembangannya — baik melalui penggabungan dengan organisasi lain maupun dengan melaksanakan penelitian dan pengembangan di dalam organisasi itu sendiri, dengan memanfaatkan kemampuan dan pengalamannya sendiri.
Rencana penelitian dan pengembangan menetapkan kegiatan untuk menciptakan produk baru dan mengidentifikasi proses yang memenuhi permintaan yang ada terhadap produk tersebut, atau pasar baru untuk produk yang sedang diproduksi maupun proses yang sudah ada. Sesuai dengan rencana ini, organisasi melaksanakan penelitian dasar dan terapan yang bertujuan meningkatkan tingkat pengetahuan dan keahlian di bidang yang bersangkutan. Rencana ini, dengan satu atau lain cara, memengaruhi semua elemen organisasi, termasuk produk, penjualan, keuangan, dan manajemen administratif.
Rencana operasional, yang merupakan salah satu dari dua rencana yang menjamin pelaksanaan rencana strategis, menetapkan kerangka kegiatan organisasi saat ini. Rencana ini mengarahkan tindakan terkait penempatan produk dan layanan yang sedang diproduksi di dalam pasar yang ada. Rencana operasional disusun secara terpisah untuk setiap bidang fungsional (produksi, penjualan, keuangan, manajemen administratif) dan berfungsi sebagai bagian integral dari rencana proyek yang berkaitan dengan bidang tersebut.
Rencana operasional menentukan total volume pekerjaan; dalam suatu bidang tertentu, rencana ini memungkinkan pekerjaan dibagi menjadi operasi-operasi logis, urutannya ditentukan, sumber daya dialokasikan, dan skema pembagian kewenangan serta tanggung jawab di antara pelaksana utama pekerjaan ditetapkan. Berdasarkan rencana-rencana ini pula, disusun jadwal kerja dan anggaran umum. Sebagian dari rencana-rencana ini bersifat siklis — yaitu ketika berkaitan dengan pendirian perusahaan baru, kegiatan organisasi, dan prosedur sehari-hari.
Rencana proyek. Rencana proyek mencakup proyek-proyek tertentu di dalam rencana-rencana lain. Misalnya, rencana pengembangan korporat didukung oleh serangkaian rencana khusus untuk melaksanakan rencana pengembangan korporat tersebut, yang mencakup rincian tindakan-tindakan tertentu. Rencana proyek merupakan unit dasar yang membangun sistem perencanaan. Berdasarkan sifatnya, rencana-rencana ini dapat bersifat jangka pendek, jangka menengah, atau jangka panjang. Rencana ini dibedakan oleh kaitannya dengan seperangkat pekerjaan yang jelas ditentukan berdasarkan biaya, tenggat waktu, dan hasil teknis. Rencana proyek terdapat di semua tingkat organisasi. Berkat orientasinya yang spesifik, rencana ini sangat bermanfaat untuk memantau hasil pekerjaan.
Rencana proyek harus memberikan gambaran rinci tentang proses pengembangan dan penerapan produk. Manajemen kerja proyek melintasi garis-garis manajemen fungsional, dan karenanya keberadaan rencana kerja yang spesifik merupakan syarat penting bagi keberhasilan, karena orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam proyek tersebut mungkin memiliki tujuan yang saling bersaing atau bahkan bertentangan.
Rencana ini memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai proyek:
- mengapa pekerjaan ini diperlukan?
- tindakan apa yang harus diambil?
- sumber daya apa yang diperlukan untuk mendukung tindakan tersebut?
- apa hasil dari tindakan tersebut?
- kapan hasil dari tindakan tersebut diharapkan?
- tujuan dan kondisi apa yang harus dipenuhi oleh tindakan tersebut?