Zarządzanie

Zarządzanie — to proces oddziaływania na system w celu osiągnięcia wyznaczonych celów, obejmujący organizację jego działalności, zachowanie struktury i trybu funkcjonowania. Stanowi ono zbiór działań ukierunkowanych na przekształcenie zasobów w wyniki, a także koordynację i efektywne wykorzystanie wszystkich dostępnych zasobów do osiągnięcia celów systemu. Zarządzanie realizowane jest poprzez celowe oddziaływanie na elementy systemu i nakierowane jest na utrzymanie jego wymaganego stanu i zachowania.

Koncepcja zarządzania

Zarządzanie:

• element, funkcja zorganizowanych systemów różnej natury: biologicznych, społecznych, technicznych, zapewniająca zachowanie ich określonej struktury, podtrzymanie trybu działalności, realizację programu i celu działalności;
• oddziaływanie na zarządzany system w celu zapewnienia jego wymaganego zachowania;
• proces organizacji działalności obiektu zarządzania przez podmiot zarządzania w celu osiągnięcia postawionych celów.
• działanie podmiotu skierowane na siebie lub na zewnętrzne względem siebie obiekty i podmioty w celu ich przekształcenia lub zmiany ich właściwości.

Zarządzanie:

Zarządzanie:

• jako proces – zbiór działań zarządczych, które zapewniają osiągnięcie postawionych celów przez przekształcenie zasobów na „wejściu" w produkty na „wyjściu\".
• jako nauka – system uporządkowanej wiedzy w postaci koncepcji, teorii, zasad, sposobów i form zarządzania.
• jako funkcja – celowe informacyjne oddziaływanie na ludzi i obiekty ekonomiczne, realizowane w celu ukierunkowania ich działań i uzyskania pożądanych rezultatów.
• jako aparat – zbiór struktur i ludzi zapewniających wykorzystanie i koordynację wszystkich zasobów systemów społecznych dla osiągnięcia ich celów.

Istnieje również wiele innych definicji, zgodnie z którymi zarządzanie określane jest jako: element, funkcja, oddziaływanie, proces, wynik, wybór itp. Jeśli zarządzanie realizuje podmiot, to zarządzanie należy rozpatrywać jako działalność. Takie podejście: zarządzanie – rodzaj praktycznej działalności (działalność zarządcza), wyjaśnia „wielowymiarowość\" zarządzania i godzi między sobą różne podejścia do definiowania tego pojęcia.

Jeśli zarządzanie jest działalnością organu zarządzającego, to realizacja tej działalności jest funkcją systemu zarządzającego, proces zarządzania odpowiada procesowi działalności (zarządczej), oddziaływanie zarządzające – jej wynikom itd. Jeśli zarówno organ zarządzający, jak i zarządzany system są podmiotami, to zarządzanie jest działalnością (organów zarządzających) polegającą na organizacji działalności (zarządzanych podmiotów).

Cechy działalności zarządczej

Działalność zarządcza, jako jeden z rodzajów profesjonalnej działalności praktycznej, posiada wspólne cechy. Wśród nich: unikalność i nieprzewidywalność działalności ludzkiej w konkretnych warunkach (w tym z uwzględnieniem ograniczonych możliwości i zasobów), zdolność do adaptacji do zmieniających się warunków, zdolność do wyznaczania celów, zdolność do samoorganizacji i rozwoju. Ponadto działalność zarządcza charakteryzuje się szeregiem właściwych jej cech:

Podmiotowość działalności zarządczej. Działalność zarządcza jest z zasady podmiotowa. Oczywiście, z definicji, podmiotowa jest każda działalność, gdyż zawsze realizuje ją jakiś podmiot, jednak w przypadku działalności zarządczej osobiste cechy podmiotów zarządzania, ich doświadczenie zawodowe i postawa etyczna odgrywają istotną rolę.

Samodzielne wyznaczanie celów, realizowane przez podmiot działalności zarządczej (podmiot zarządzania), jest jej nieodłączną cechą. Z reguły podmiot ten samodzielnie formułuje nie tylko cel swojej działalności, ale i cel działalności zarządzanego systemu, dekomponuje je na zadania, formułuje sposoby osiągnięcia celu. W niektórych przypadkach podmiot zarządzania jedynie przekazuje cele sformułowane przez wyższy poziom systemu.

Pośredniość wyniku działalności zarządczej polega na tym, że bezpośrednim wynikiem działalności zarządczej jest oddziaływanie zarządzające wywierane na zarządzany system. Jednak oddziaływanie to jest realizowane nie samo w sobie, lecz w celu zapewnienia wymaganego zachowania zarządzanego systemu. Przedmiotem działalności zarządczej jest działalność zarządzanego systemu. Zatem końcowym (pośrednim) wynikiem działalności zarządczej jest stan (wynik działalności) zarządzanego systemu. I właśnie na podstawie tego wyniku oceniana jest efektywność zarządzania i efektywność działalności zarządczej.

Twórczy charakter działalności zarządczej. W istocie zarządzanie to podejmowanie decyzji. A procesu podejmowania decyzji nie można w pełni sformalizować – zawsze obecne są w nim zarówno czynniki nieokreślone, jak i elementy twórczości. Jednocześnie twórczość jest w dużym stopniu regulowana obowiązującymi normami prawnymi, etycznymi i innymi, a także „ograniczona\" restrykcjami zasobowymi i innymi.

Konieczność modelowania, przewidywania i prognozowania zachowania zarządzanego systemu w zależności od oddziaływań zarządzających.

Odpowiedzialność podmiotu zarządzania za przebieg i wyniki swojej działalności oraz działalności zarządzanych przez niego podmiotów i/lub obiektów. Podmiot zarządzania ponosi odpowiedzialność nie tylko za bezpośrednie wyniki własnej działalności, lecz również za jej pośredni wynik – za stan zarządzanego systemu i wyniki jego działalności.

Rozwój i adaptacja. Cechą charakterystyczną działalności zarządczej jest konieczność rozwoju zarówno podmiotu zarządzania, jak i zarządzanego systemu, a także ich adaptacja do zmieniających się warunków zewnętrznych i wewnętrznych.

Cykl zarządzania

Do opisu funkcjonowania systemów zarządzania organizacyjnego wykorzystuje się pojęcie cyklu zarządczego, czyli modelu opisującego proces zarządzania jako sekwencyjne powtarzanie typowych etapów. Obecnie znanych jest kilkadziesiąt modeli opisu cyklu zarządczego, na przykład:

• cykl A. Fayola. Planowanie – Organizacja – Motywowanie (motywacja) – Kontrola;
• cykl W. Deminga PDCA. Plan – planuj, Do – wykonuj, Check – sprawdzaj, Act – działaj;
• cykl Zbieranie informacji – Planowanie – Realizacja – Ewidencja – Kontrola – Analiza – Regulacja;

U podstaw każdej działalności zarządczej leży idea ciągłego cyklu zarządzania, powszechnie wykorzystującego metryki i wskaźniki (do „opisu i pomiaru\") oraz modele ilościowe. Główny punkt uwagi koncentruje się przy tym na metodach, narzędziach i rozwiązaniach ukierunkowanych na zwiększenie ilościowo wyrażonej efektywności działalności. Wszystkie komponenty systemu zarządzania efektywnością działalności przedstawiane są w stosowanych modelach cyklu zarządczego poprzez system konkretnych opisów ilościowych, wskaźników i modeli.

Podejście systemowe do zarządzania

Podejście systemowe, realizując zasadę analizy wszelkich obiektów i struktur zarządzania „od ogółu do szczegółu\", zaproponowało rozpatrywanie organizacji jako systemów elementów, dla których powinny być sformułowane cele i zadania zapewniające ich optymalne funkcjonowanie.

Główne składowe podejścia systemowego do zarządzania:

• rozwiązywanie wszelkich problemów zaczyna się od precyzyjnego sformułowania celów;
• problem lub zadanie należy rozpatrywać jako drzewo celów we wzajemnym powiązaniu każdego cząstkowego rozwiązania z celami końcowymi;
• przy określaniu sposobów osiągania celów należy rozważyć inne możliwe i alternatywne warianty;
• nie można dopuścić, aby cele poszczególnych podsystemów były sprzeczne z celami końcowymi systemu.

Zarządzanie z perspektywy podejścia systemowego

Zarządzanie z perspektywy podejścia systemowego to złożony proces składający się z regulacji i właściwego zarządzania. Zadanie regulacji polega na utrzymaniu określonych parametrów systemu na zadanym poziomie. Właściwe zarządzanie polega na określeniu właśnie tego zadanego stanu systemu. Zarządzanie to projektowanie, planowanie, czyli funkcje strategiczne, natomiast regulacja – to operatywne kierownictwo i wszystkie związane z nim funkcje.

Do badania funkcjonowania złożonego systemu stochastycznego celowe jest przedstawienie tego systemu w postaci podsystemu zarządzającego i zarządzanego. Wyznaczywszy parametry zarządzanego podsystemu, podsystem zarządzający powinien utrzymywać je na zadanym poziomie zgodnie z zasadą sprzężenia zwrotnego.

Regulacja ze sprzężeniem zwrotnym gwarantuje kompensację zakłóceń nie tylko określonego rodzaju, lecz wszelkich zakłóceń w ogóle. Przy tym kompensowany jest wpływ na system zakłóceń, których przyczyna powstawania jest ogólnie nieznana. Jest to szczególnie ważne, gdy mamy do czynienia z bardzo złożonymi systemami, nie poddającymi się szczegółowemu opisowi.

Z punktu widzenia analizy systemowej termin „system\" można zdefiniować jako całościowy zbiór wielu komponentów połączonych w celu osiągnięcia określonego celu strategicznego. W związku z tym powstaje cel (lub zadanie), dla którego osiągnięcia (rozwiązania) system został stworzony. A ponieważ cel ten jest strategiczny, system musi dla jego osiągnięcia rozwiązywać również wiele zadań taktycznych.

W pełni zrozumiałe jest dążenie niektórych kierowników do skoncentrowania wysiłków na poszczególnych, cząstkowych kwestiach. Próbują oni rozszerzać granice szczegółów, pozostawiając na boku zadanie integracji wyników uzyskiwanych przez wiele działów, choć dla nich właśnie problem integracji zarządzania jest centralny. Istota kierownictwa polega na koordynacji i jest oczywiste, że opisany proces syntezy może być użyteczny dla kierowników różnych szczebli. Gdy kierownicy koncentrują uwagę na poszczególnych wyspecjalizowanych obszarach, mogą tracić z oczu ogólne cele swoich przedsiębiorstw i ich rolę w większych systemach. Jeśli będą jasno widzieć „ogólny obraz\", to będą mogli efektywniej wypełniać swoje obowiązki.

Ignorowanie ogólnosystemowego podejścia może być celowe ze względu na to, że kierownicy działów lub pionów funkcjonalnych skłonni są przeceniać znaczenie własnych działań dla wyników ogólnej działalności. Niekiedy takie ignorowanie pojawia się niecelowo, w wyniku niezdolności osoby podejmującej decyzje w poszczególnych kwestiach do wyobrażenia sobie konsekwencji podjętych decyzji dla innych kierunków działalności przedsiębiorstwa. Główną kwestią w stosowaniu podejścia systemowego do zarządzania jest uzyskanie jasnego obrazu sieci podsystemów i powiązanych części tworzących jedną całość.

Idee podejścia systemowego są nie do pomyślenia bez precyzyjnego pojęcia systemu. System to integralny kompleks dynamicznie powiązanych elementów. System można rozpatrywać wyłącznie w jedności z otoczeniem. Z reguły każdy system stanowi element systemu wyższego rzędu, a element każdego systemu można z kolei rozpatrywać jako system niższego rzędu.

Integralność systemu i wzajemne powiązania jego elementów określane są wyłącznie względem celu systemu. Przy tym systemu nie można utożsamiać z realnym obiektem, ponieważ każdy obiekt może być rozpatrywany z różnych punktów widzenia, i w zależności od tego może być wyodrębnionych wiele systemów odzwierciedlających ten czy inny aspekt funkcjonowania obiektu. Zbadanie pracy złożonych systemów na podstawie badania poszczególnych elementów jest niemożliwe, gdyż złożone systemy posiadają właściwości emergencji – zdolności systemu do przejawiania właściwości, które nie są właściwe żadnemu elementowi systemu.

Wykorzystanie podejścia systemowego i teorii systemów pomogło dostrzec organizacje i wszelkie hierarchie zarządzania w jedności tworzących je części, a także w globalnym systemie świata zewnętrznego. Jednocześnie pojawiła się możliwość integrowania idei i podejść innych szkół, które dominowały w praktyce i teorii zarządzania w różnych okresach. Podejście systemowe wniosło do teorii zarządzania metody i osiągnięcia uzyskane w naukach ścisłych, technice, naukach przyrodniczych i humanistycznych.

Jednakże to, co podejście systemowe dało teorii zarządzania przede wszystkim, to ukształtowanie nowego sposobu myślenia. Podejście systemowe pozwoliło kierownikom określić miejsce kierowanej przez nich organizacji w systemie świata zewnętrznego, zrozumieć, że każda struktura zarządzania jest systemem otwartym, a w konsekwencji tego, że zarządzania organizacją nie można budować jak dla systemu zamkniętego, tj. bez uwzględnienia wpływu otoczenia zewnętrznego na procesy zarządzania wewnątrz organizacji. Dopiero od czasu zastosowania podejścia systemowego do zarządzania otoczenie zaczęło być postrzegane jako jedna z podstawowych zmiennych zarządzania.

Ważnym wynikiem zastosowania podejścia systemowego do teorii i praktyki zarządzania jest to, że pojawiła się możliwość połączenia wszystkich idei i osiągnięć uzyskanych przez różne szkoły zarządzania. Wystarczyło przedstawić je nie jako systemy, lecz jako podsystemy w teorii zarządzania. Od razu pojawiło się wyobrażenie o ograniczoności podejść i możliwościach ich zastosowania. Tym bardziej że każda szkoła zarządzania koncentrowała swoje wysiłki na jakimś jednym aspekcie (podsystemie) organizacji: ludziach, strukturach, metodach zarządzania itp. Szkoła behawioralna badała społeczny obszar zarządzania. Szkoły naukowego zarządzania i metod ilościowych studiowały przede wszystkim aspekty zarządzania w systemach technicznych. Tylko podejście systemowe pozwoliło zintegrować wszystkie komponenty organizacji w jedną całość.

Podejście systemowe pozwoliło przedstawić organizację jako system otwarty, którego „wejściami\" są zasoby ludzkie, materialne, finansowe i informacyjne, gdzie w zależności od algorytmów, podejść, metod, środków i technologii zarządzania przekształcane są w „wyjścia\" w postaci osiągniętych celów i wyników działalności organizacji (zysku, wzrostu masy towarowej i jakości wyrobów, wzrostu wskaźników pracy, materialnego motywowania, wzrostu wydajności pracy itp.).