Yönetim

Yönetim — belirlenen hedeflere ulaşmak için bir sisteme etki etme sürecidir; sistemin faaliyetlerinin organize edilmesini, yapısının ve işleyiş biçiminin korunmasını kapsar. Yönetim, kaynakların sonuca dönüştürülmesine yönelik eylemlerin bütününü; ayrıca sistem hedeflerine ulaşmak için mevcut tüm kaynakların koordinasyonunu ve etkin kullanımını temsil eder. Yönetim, sistemin unsurlarına yönelik amaçlı etki yoluyla hayata geçirilir ve sistemin gerekli durum ile davranışının sürdürülmesine yöneliktir.

Yönetim Kavramı

Yönetim:

• biyolojik, sosyal, teknik gibi farklı nitelikteki organize sistemlerin belirli yapısının korunmasını, faaliyet biçiminin sürdürülmesini, program ve faaliyet hedefinin gerçekleştirilmesini sağlayan bir unsur ve işlevdir;
• yönetilen sistemin gerekli davranışını güvence altına almak amacıyla o sisteme etki etmektir;
• belirlenen hedeflere ulaşmak için yönetim öznesinin yönetim nesnesinin faaliyetlerini organize etme sürecidir.
• öznenin kendisine ya da kendisi dışındaki nesne ve öznelere yönelik olarak onları dönüştürmek veya özelliklerini değiştirmek amacıyla gerçekleştirdiği eylemdir.

Yönetim:

Yönetim:

• süreç olarak – "girişteki" kaynakların "çıkıştaki" ürüne dönüştürülmesi yoluyla belirlenen hedeflere ulaşılmasını sağlayan yönetsel eylemlerin bütünüdür.
• bilim olarak – kavramlar, teoriler, ilkeler, yöntemler ve yönetim biçimleri şeklinde düzenlenmiş bilgiler sistemidir.
• işlev olarak – insanların ve ekonomik nesnelerin eylemlerini yönlendirmek ve istenen sonuçları elde etmek amacıyla gerçekleştirilen, amaçlı bilgi etkisidir.
• aygıt olarak – sosyal sistemlerin hedeflerine ulaşmak için tüm kaynakların kullanımını ve koordinasyonunu sağlayan yapıların ve insanların bütünüdür.

Bunların yanı sıra yönetimin unsur, işlev, etki, süreç, sonuç, seçim vb. olarak tanımlandığı pek çok başka tanım da mevcuttur. Yönetimi bir özne gerçekleştiriyorsa yönetim bir faaliyet olarak ele alınmalıdır. Bu yaklaşım — yönetim, pratik faaliyetin bir türüdür (yönetsel faaliyet) — yönetimin "çok yönlülüğünü" açıklamakta ve bu kavrama ilişkin farklı yaklaşımları birleştirmektedir.

Yönetim bir yönetim organının faaliyeti ise bu faaliyetin yürütülmesi, yönetim sisteminin işlevi olur; yönetim süreci faaliyet sürecine (yönetsel sürece), yönetsel etki ise onun sonucuna karşılık gelir vb. Hem yönetim organı hem de yönetilen sistem birer özne ise yönetim, (yönetilen öznelerin) faaliyetlerini organize etmeye yönelik (yönetim organlarının) faaliyetidir.

Yönetsel Faaliyetin Özellikleri

Mesleki pratik faaliyetin bir türü olarak yönetsel faaliyet, genel özellikler taşır. Bunlar arasında şunlar sayılabilir: belirli koşullar altında insan faaliyetinin biricikliği ve öngörülemezliği (sınırlı olanak ve kaynaklar dahil), değişen koşullara uyum sağlama yeteneği, hedef belirleme kapasitesi, öz-örgütlenme ve gelişme yeteneği. Bunların yanı sıra yönetsel faaliyet, kendine özgü bir dizi özellikle de karakterize edilir:

Yönetsel faaliyetin öznelliği. Yönetsel faaliyet özünde özneldir. Elbette tanım gereği her faaliyet özneldir; çünkü onu her zaman bir özne gerçekleştirir. Ancak yönetsel faaliyette yönetim öznelerinin kişisel nitelikleri, mesleki deneyimleri ve etik tutumları belirleyici bir rol oynar.

Yönetsel faaliyetin öznesi (yönetim öznesinin) tarafından gerçekleştirilen bağımsız hedef belirleme, bu faaliyetin ayrılmaz bir özelliğidir. Kural olarak, özne yalnızca kendi faaliyetinin hedefini değil, yönetilen sistemin faaliyet hedefini de bağımsız biçimde belirler; bunları görevlere ayrıştırır ve hedefe ulaşma yollarını formüle eder. Bazı durumlarda ise yönetim öznesinin yaptığı yalnızca üst düzey sistem tarafından belirlenmiş hedefleri iletmektir.

Yönetsel faaliyetin sonucunun dolaylılığı, yönetsel faaliyetin doğrudan sonucunun yönetilen sisteme uygulanan yönetsel etki olmasında yatar. Ancak bu etki kendi başına değil, yönetilen sistemin gerekli davranışını güvence altına almak amacıyla gerçekleştirilir. Yönetsel faaliyetin konusu, yönetilen sistemin faaliyetidir. Yani yönetsel faaliyetin nihai (dolaylı) sonucu, yönetilen sistemin durumudur (faaliyet sonucudur). Yönetimin etkinliği ve yönetsel faaliyetin etkinliği de tam olarak bu sonuca göre değerlendirilir.

Yönetsel faaliyetin yaratıcı niteliği. Özünde yönetim, karar almaktır. Karar alma süreci ise tamamen formalize edilemez; bu süreçte her zaman hem belirsiz faktörler hem de yaratıcılık unsurları bulunur. Aynı zamanda yaratıcılık, büyük ölçüde mevcut hukuki, etik ve diğer normlarla düzenlenmekte, kaynak ve diğer kısıtlamalarla çerçevelenmektedir.

Yönetsel etkilere bağlı olarak yönetilen sistemin davranışını modelleme, öngörme ve tahmin etme zorunluluğu.

Yönetim öznesinin, kendi faaliyetinin ve yönettiği özne ve/veya nesnelerin faaliyetlerinin süreç ve sonuçlarına ilişkin sorumluluğu. Yönetim öznesinin sorumluluğu yalnızca kendi doğrudan faaliyet sonuçlarıyla sınırlı değildir; dolaylı sonuçlar için de — yönetilen sistemin durumu ve faaliyet sonuçları için de — sorumluluk taşır.

Gelişme ve uyum. Yönetsel faaliyetin bir özelliği, hem yönetim öznesinin hem de yönetilen sistemin gelişme zorunluluğu ile bunların değişen dış ve iç koşullara uyum sağlama gereksinimidir.

Yönetim Döngüsü

Örgütsel yönetim sistemlerinin işleyişini betimlemek için yönetim döngüsü kavramı kullanılır; bu kavram, yönetim sürecini tipik aşamaların sıralı tekrarı olarak tanımlayan bir modeldir. Bugün yönetim döngüsünü açıklayan onlarca model bilinmektedir; örneğin:

• A. Fayol'un döngüsü. Planlama – Organizasyon – Teşvik (motivasyon) – Kontrol;
• W. Deming'in PDCA döngüsü. Plan – planla, Do – yap, Check – kontrol et, Act – önlem al;
• Bilgi Toplama – Planlama – Uygulama – Kayıt – Kontrol – Analiz – Düzenleme döngüsü;

Her yönetsel faaliyetin temelinde, metrik ve göstergeleri ("betimleme ve ölçme" amacıyla) ile nicel modelleri yaygın biçimde kullanan sürekli yönetim döngüsü fikri yatar. Bu bağlamda temel odak, sayısal olarak ifade edilmiş faaliyet etkinliğini artırmaya yönelik yöntem, araç ve çözümler üzerinde yoğunlaşmaktadır. Faaliyet etkinliği yönetim sisteminin tüm bileşenleri, uygulanan yönetim döngüsü modellerinde somut nicel betimlemeler, göstergeler ve modeller sistemi aracılığıyla temsil edilmektedir.

Yönetime Sistem Yaklaşımı

Sistem yaklaşımı, herhangi bir yönetim nesnesini ve yapısını "genelden özele" analiz etme ilkesini hayata geçirerek örgütlerin optimal gelişimlerini sağlayacak hedef ve görevlerin belirlenmesi gereken unsurlar sistemi olarak ele alınmasını önermiştir.

Yönetime sistem yaklaşımının temel bileşenleri:

• herhangi bir sorunun çözümüne, hedeflerin açıkça formüle edilmesiyle başlanır;
• sorun ya da görev, her kısmi çözümün nihai hedeflerle bağlantısı içinde bir hedefler ağacı olarak ele alınmalıdır;
• hedeflere ulaşma yolları belirlenirken diğer olası ve alternatif seçenekler de değerlendirilmelidir;
• alt sistemlerin hedeflerinin sistemin nihai hedefleriyle çelişmesine izin verilmemelidir.

Sistem Yaklaşımı Açısından Yönetim

Sistem yaklaşımı açısından yönetim, düzenleme ve yönetimin kendisinden oluşan karmaşık bir süreçtir. Düzenlemenin görevi, sistemin belirli parametrelerini öngörülen düzeyde tutmaktır. Yönetimin kendisi ise sistemin tam olarak bu belirlenen durumunu tanımlamaktan oluşur. Yönetim, tasarım ve planlama — yani stratejik işlevler — anlamına gelirken düzenleme, operasyonel yönetimi ve bununla ilgili tüm işlevleri kapsar.

Karmaşık stokastik bir sistemin işleyişini incelemek için bu sistemi yönetici ve yönetilen alt sistem olarak ele almak elverişlidir. Yönetilen alt sistemin parametrelerini belirleyen yönetici alt sistem, bu parametreleri geri besleme ilkesiyle öngörülen düzeyde tutmak durumundadır.

Geri beslemeli düzenleme, yalnızca belirli türdeki değil, genel olarak her türlü bozucu etkinin telafi edilmesini güvence altına alır. Bu süreçte, ortaya çıkış nedeni genel olarak bilinmeyen bozucu etkilerin sisteme olan etkisi de telafi edilmektedir. Bu durum, ayrıntılı biçimde betimlenemeyen çok karmaşık sistemlerle uğraşıldığında özellikle önem taşır.

Sistem analizi açısından "sistem" terimi, belirli bir stratejik hedefe ulaşmak için bir araya getirilmiş çok sayıda bileşenin bütünü olarak tanımlanabilir. Bu bağlamda, sistemin ulaşması (çözmesi) için oluşturulduğu bir hedef (ya da görev) ortaya çıkar. Bu hedef stratejik nitelik taşıdığından, sistemin bu hedefe ulaşmak için pek çok taktik görevi de çözmesi gerekir.

Bazı yöneticilerin çabalarını belirli, özgül konulara yoğunlaştırma isteği anlaşılabilirdir. Bu yöneticiler, pek çok birimin elde ettiği sonuçların bütünleştirilmesi sorununu bir kenara bırakarak özgüllüklerin sınırlarını genişletmeye çalışırlar; oysa yönetimin bütünleştirilmesi sorunu onlar için merkezi öneme sahip olan konudur. Yönetimin özü koordinasyondur; dolayısıyla söz konusu tür bir sentez sürecinin her düzeydeki yöneticiye yararlı olabileceği açıktır. Yöneticiler belirli uzmanlık alanlarına odaklandığında, işletmelerinin genel hedeflerini ve daha büyük sistemlerdeki rollerini gözden kaçırabilirler. "Genel tabloyu" net biçimde kavradıklarında ise görevlerini çok daha etkin biçimde yerine getirebilirler.

Genel sistem yaklaşımının göz ardı edilmesi bilinçli olabilir; çünkü bölüm ya da işlevsel birlik yöneticileri, kendi eylemlerinin genel sonuca katkısını abartma eğilimindedir. Bazen bu görmezden gelme bilinçli değil, belirli konularda karar veren kişinin aldığı kararların işletmenin diğer faaliyet alanlarına yansımalarını tasavvur edememesinden kaynaklanır. Yönetime sistem yaklaşımının kullanılmasındaki temel husus, bir bütün oluşturan alt sistemler ve birbirine bağlı parçalardan oluşan ağın net bir görüntüsünün elde edilmesidir.

Sistem yaklaşımının fikirleri, sistemin açık bir kavramı olmaksızın düşünülemez. Sistem, dinamik olarak birbirine bağlı unsurların bütüncül bir kompleksidir. Bir sistemi yalnızca çevresiyle birlikte ele almak mümkündür. Kural olarak her sistem, daha üst düzenli bir sistemin unsurudur; her sistemin herhangi bir unsuru ise daha alt düzenli bir sistem olarak ele alınabilir.

Sistemin bütünlüğü ve unsurlarının karşılıklı bağlantısı, yalnızca sistemin hedefine göre belirlenir. Bu bağlamda sistem, gerçek bir nesneyle özdeşleştirilemez; zira herhangi bir nesne farklı bakış açılarından incelenebilir ve bu açıdan nesnenin işleyişinin şu ya da bu boyutunu yansıtan çok sayıda sistem ayırt edilebilir. Karmaşık sistemlerin çalışmasını, tek tek unsurların incelenmesi temelinde kavramak olanaksızdır; çünkü karmaşık sistemler, bütünsellik özelliğine sahiptir — yani sistemin hiçbir unsuruna özgü olmayan nitelikleri ortaya koyma yeteneğine (ortaya çıkış/emergence) sahiptir.

Sistem yaklaşımının ve sistemler teorisinin kullanılması, örgütleri ve her türlü yönetim hiyerarşisini oluşturucu parçalarının birliği içinde ve ayrıca dış dünyanın küresel sistemi içinde görmemizi sağladı. Aynı zamanda, farklı dönemlerde yönetim uygulama ve teorisine egemen olan diğer okul ve yaklaşımların fikirlerini bütünleştirme olanağı da doğdu. Sistem yaklaşımı, yönetim teorisine kesin bilimler, mühendislik, doğa bilimleri ve beşerî bilimlerden elde edilen yöntem ve kazanımları kattı.

Ancak sistem yaklaşımının yönetim teorisine sağladığı en temel katkı, yeni bir düşünme biçiminin oluşmasıdır. Sistem yaklaşımı, yöneticilerin yönettiği örgütün dış dünyanın sistemi içindeki yerini belirlemesine olanak tanıdı; her türlü yönetim yapısının açık bir sistem olduğunu, dolayısıyla bir örgütün yönetiminin kapalı bir sistem için olduğu gibi — yani dış çevrenin örgüt içindeki yönetim süreçleri üzerindeki etkisi gözetilmeksizin — kurulamayacağını kavramalarını sağladı. Çevrenin yönetimin temel değişkenlerinden biri olarak ele alınmaya başlanması, ancak yönetime sistem yaklaşımının uygulanmasıyla gerçekleşti.

Sistem yaklaşımının yönetim teorisi ve pratiğine uygulanmasının önemli bir sonucu, farklı yönetim okullarının elde ettiği tüm fikir ve kazanımları birleştirme olanağının ortaya çıkmasıdır. Bunun için bu okulları yönetim teorisinde sistem değil alt sistem olarak sunmak yeterliydi. Bu durum, yaklaşımların sınırlılıkları ve kullanım olanaklarına ilişkin bir tasavvurun anında oluşmasını sağladı. Üstelik her yönetim okulu çabalarını örgütlerin yalnızca bir boyutuna (alt sistemine) yoğunlaştırıyordu: insanlar, yapılar, yönetim yöntemleri vb. Davranışsal okul, yönetimin sosyal boyutunu araştırdı. Bilimsel yönetim ve nicel yöntemler okulları esas olarak teknik sistemlerdeki yönetim boyutlarını inceledi. Örgütlerin tüm bileşenlerini tek bir bütün halinde birleştirmeyi yalnızca sistem yaklaşımı başardı.

Sistem yaklaşımı, örgütü açık bir sistem olarak temsil etmeyi mümkün kıldı; bu sistemin "girdileri" insani, maddi, finansal ve bilgi kaynaklarıdır ve bu kaynaklar, yönetim algoritmaları, yaklaşımları, yöntemleri, araçları ve teknolojilerine bağlı olarak örgütün ulaşılan hedefleri ve faaliyet sonuçları biçimindeki "çıktılara" dönüştürülür (kâr, ticari mal miktarının ve ürün kalitesinin artırılması, iş göstergelerinin geliştirilmesi, maddi teşvik, işgücü verimliliğinin artırılması vb.).