Styrning

Styrning — är en process för att påverka ett system i syfte att uppnå fastställda mål, vilket innefattar organisering av dess verksamhet, bevarande av struktur och driftssätt. Den utgör en samling åtgärder inriktade på att omvandla resurser till ett resultat, samt koordinering och effektivt utnyttjande av alla tillgängliga resurser för att uppnå systemets mål. Styrning realiseras genom målinriktad påverkan på systemets element och syftar till att upprätthålla dess erforderliga tillstånd och beteende.

Begreppet styrning

Styrning:

• element, funktion hos organiserade system av olika natur: biologiska, sociala, tekniska, som säkerställer bevarandet av deras bestämda struktur, upprätthållande av verksamhetssätt och genomförande av program och verksamhetsmål;
• påverkan på det styrda systemet i syfte att säkerställa dess erforderliga beteende;
• processen att organisera det styrda objektets verksamhet av styrsubjektet för att uppnå fastställda mål.
• ett subjekts handling, riktad mot sig självt eller mot externa objekt och subjekt, i syfte att omvandla dem eller förändra deras egenskaper.

Styrning:

Styrning:

• som process – en samling ledningsåtgärder som säkerställer uppnåendet av fastställda mål genom att omvandla resurser vid "ingången" till produkter vid "utgången".
• som vetenskap – ett system av ordnade kunskaper i form av koncept, teorier, principer, metoder och former för styrning.
• som funktion – målinriktad informationspåverkan på människor och ekonomiska objekt, genomförd i syfte att styra deras handlingar och uppnå önskade resultat.
• som apparat – en samling strukturer och personer som säkerställer användning och koordinering av alla resurser i sociala system för att uppnå deras mål.

Det finns även många andra definitioner, enligt vilka styrning definieras som: element, funktion, påverkan, process, resultat, val osv. Om styrning utförs av ett subjekt bör styrning betraktas som en verksamhet. Ett sådant synsätt — styrning som en form av praktisk verksamhet (ledningsverksamhet) — förklarar styrningens "mångsidighet" och förenar olika synsätt på definitionen av detta begrepp.

Om styrning är ett styrande organs verksamhet, så utgör utövandet av denna verksamhet en funktion hos det styrande systemet, styrprocessen motsvarar verksamhetsprocessen (ledningens), den styrande påverkan motsvarar dess resultat osv. Om både det styrande organet och det styrda systemet är subjekt, är styrning en verksamhet (hos styrande organ) för att organisera verksamheten (hos styrda subjekt).

Ledningsverksamhetens särdrag

Ledningsverksamheten, som en av formerna för professionell praktisk verksamhet, har gemensamma särdrag. Bland dessa: unikhet och oförutsägbarhet hos mänsklig verksamhet under specifika förhållanden (inklusive med hänsyn till begränsade möjligheter och resurser), förmåga att anpassa sig till förändrade förhållanden, förmåga till målformulering, förmåga till självorganisering och utveckling. Därutöver kännetecknas ledningsverksamheten av ett antal egna särdrag:

Ledningsverksamhetens subjektivitet. Ledningsverksamheten är principiellt subjektiv. Visserligen är per definition all verksamhet subjektiv, eftersom den alltid utförs av ett visst subjekt, men när det gäller ledningsverksamhet spelar styrsubjektens personliga egenskaper, deras yrkeserfarenhet och etiska ståndpunkt en väsentlig roll.

Självständig målformulering, utförd av ledningsverksamhetens subjekt (styrsubjektet), är ett oavlösligt drag i denna verksamhet. Som regel formulerar det självständigt inte bara målet för sin egen verksamhet, utan även målet för det styrda systemets verksamhet, bryter ner dem i uppgifter och formulerar sätten att uppnå målet. I vissa fall vidareförmedlar dock styrsubjektet enbart mål som formulerats av systemets överordnade nivå.

Ledningsverksamhetens förmedlade resultat innebär att det direkta resultatet av ledningsverksamheten är den styrande påverkan som utövas på det styrda systemet. Men denna påverkan utövas inte i sig självt, utan i syfte att säkerställa det styrda systemets erforderliga beteende. Föremålet för ledningsverksamheten är det styrda systemets verksamhet. Det vill säga att det slutliga (förmedlade) resultatet av ledningsverksamheten är det styrda systemets tillstånd (verksamhetsresultat). Och det är just utifrån detta resultat som styrningens effektivitet och ledningsverksamhetens effektivitet bedöms.

Ledningsverksamhetens kreativa karaktär. I grunden är styrning beslutsfattande. Och beslutsprocessen kan inte formaliseras fullständigt — i den ingår alltid såväl osäkra faktorer som inslag av kreativitet. Samtidigt är kreativiteten i hög grad reglerad av befintliga rättsliga, etiska och andra normer, och begränsad av resurs- och andra restriktioner.

Nödvändigheten att modellera, förutse och prognosticera det styrda systemets beteende beroende på styrande påverkningar.

Styrsubjektets ansvar för processen och resultaten av sin egen verksamhet samt verksamheten hos de subjekt och/eller objekt som det styr. Styrsubjektet bär ansvar inte bara för de direkta resultaten av sin egen verksamhet, utan även för dess förmedlade resultat — för det styrda systemets tillstånd och resultaten av dess verksamhet.

Utveckling och anpassning. Ett särdrag hos ledningsverksamheten är nödvändigheten av utveckling av såväl styrsubjektet som det styrda systemet, samt deras anpassning till föränderliga yttre och inre förhållanden.

Styrningscykeln

För att beskriva hur organisatoriska styrsystem fungerar används begreppet ledningscykeln, det vill säga en modell som beskriver styrprocessen som en successiv upprepning av typiska faser. I dag finns det ett flertal dussin modeller för att beskriva ledningscykeln, till exempel:

• A. Fayols cykel. Planering – Organisation – Stimulering (motivation) – Kontroll;
• W. Demings cykel PDCA. Plan – planera, Do – gör, Check – kontrollera, Act – agera;
• Cykeln Informationsinsamling – Planering – Genomförande – Redovisning – Kontroll – Analys – Reglering;

Grunden för all ledningsverksamhet är idén om en kontinuerlig styrningscykel, som genomgående använder mätvärden och indikatorer (för "beskrivning och mätning") samt kvantitativa modeller. Huvudfokus är därvid koncentrerat på metoder, verktyg och lösningar som syftar till att öka den kvantitativt uttryckta verksamhetseffektiviteten. Alla komponenter i verksamhetsstyrningssystemet representeras i de tillämpade modellerna för ledningscykeln genom ett system av konkreta kvantitativa beskrivningar, indikatorer och modeller.

Systemansatsen för styrning

Systemansatsen, som realiserar principen om analys av alla objekt och styrstrukturer "från det allmänna till det specifika", föreslog att organisationer betraktas som system av element, för vilka mål och uppgifter ska formuleras som säkerställer deras optimala utveckling.

Huvudkomponenterna i systemansatsen för styrning:

• lösningen av varje problem börjar med en tydlig formulering av mål;
• ett problem eller en uppgift bör betraktas som ett målträd i samband med varje partiell lösning och de slutliga målen;
• vid fastställande av sätt att uppnå mål bör andra möjliga och alternativa varianter övervägas;
• det får inte tillåtas att enskilda delsystems mål strider mot systemets slutliga mål.

Styrning ur systemansatsens perspektiv

Styrning ur systemansatsens perspektiv är en komplex process som består av reglering och egentlig styrning. Regleringens uppgift är att upprätthålla vissa bestämda systemparametrar på en given nivå. Den egentliga styrningen består i att fastställa just detta givna tillstånd för systemet. Styrning är projektering och planering, det vill säga strategiska funktioner, medan reglering är operativ ledning och alla funktioner kopplade till den.

För att studera hur ett komplext stokastiskt system fungerar är det lämpligt att representera systemet i form av ett styrande och ett styrt delsystem. Genom att ange parametrar för det styrda delsystemet ska det styrande delsystemet upprätthålla dem på en given nivå enligt principen om återkoppling.

Reglering med återkoppling garanterar kompensation för störningar av inte bara ett visst slag, utan för störningar av vilket slag som helst. Därvid kompenseras systemets påverkan av störningar vars uppkomstnatur i allmänhet är okänd. Detta är särskilt viktigt när vi har att göra med mycket komplexa system som inte lämpar sig för detaljerad beskrivning.

Ur systemanalysens synvinkel kan termen "system" definieras som en samling av ett flertal komponenter, förenade för att uppnå ett visst strategiskt mål. I samband med detta uppkommer ett mål (eller en uppgift) för vars uppnående (lösning) systemet skapades. Och eftersom detta mål är strategiskt måste systemet för att uppnå det även lösa många taktiska uppgifter.

Det är fullt förståeligt att vissa chefer önskar koncentrera sina ansträngningar på enskilda, partiella frågor. De försöker utvidga gränserna för det partiella och lämnar därhän uppgiften att integrera resultaten från många avdelningar, fastän integrationsproblemet inom styrningen är centralt just för dem. Ledarskapets kärna ligger i koordinering, och det är tydligt att en syntesprocess av det nämnda slaget kan vara nyttig för chefer på de mest skilda nivåer. När chefer koncentrerar uppmärksamheten på enskilda specialiserade områden kan de förlora de övergripande målen för sina företag och deras roll i större system ur sikte. Om de har en klar bild av "helheten" kan de utföra sina åligganden mer effektivt.

Ignorerandet av den systemövergripande ansatsen kan vara avsiktligt, beroende på att chefer för avdelningar eller funktionella enheter tenderar att överdriva sin egen verksamhets betydelse för det gemensamma resultatet. Ibland uppstår ett sådant ignorerande inte avsiktligt, utan som ett resultat av att den person som fattar beslut i enskilda frågor inte kan föreställa sig följderna av sina beslut för andra verksamhetsområden inom företaget. Det viktigaste med att använda systemansatsen för styrning är att få en tydlig bild av nätverket av delsystem och sammankopplade delar som bildar en helhet.

Systemansatsens idéer är otänkbara utan ett tydligt begrepp om systemet. Ett system är ett sammanhängande komplex av dynamiskt förbundna element. Ett system kan endast betraktas i samhörighet med sin omgivning. Som regel utgör varje system ett element i ett system av högre ordning, och ett elements i varje system kan i sin tur betraktas som ett system av lägre ordning.

Systemets helhet och samverkan mellan dess element bestäms uteslutande i förhållande till systemets mål. Därvid kan systemet inte likställas med ett verkligt objekt, eftersom varje objekt kan betraktas ur olika synvinklar — beroende på detta kan ett flertal system urskiljas, som återspeglar den ena eller andra sidan av objektets funktionering. Det är omöjligt att studera komplexa systemens funktion på grundval av undersökning av enskilda element, eftersom komplexa system besitter emergensegenskaper — systemets förmåga att uppvisa egenskaper som inte är inneboende i någon enskild del av systemet.

Användningen av systemansatsen och systemteorin bidrog till att se organisationer och alla ledningshierarkier som en enhet av deras beståndsdelar, samt i det globala yttre världssystemet. Samtidigt uppstod möjligheten att integrera idéer och synsätt från andra skolor, som dominerade i ledningspraxis och -teori vid olika tidpunkter. Systemansatsen tillförde teorin om styrning metoder och landvinningar som erhållits inom exakta vetenskaper, teknik, natur- och humanvetenskap.

Det viktigaste som systemansatsen gav teorin om styrning är dock formandet av ett nytt sätt att tänka. Systemansatsen gav chefer möjlighet att fastställa den organisationens plats de leder i det yttre världssystemet, att förstå att varje styrstruktur är ett öppet system, och som följd därav att styrningen av en organisation inte kan byggas som för ett slutet system, det vill säga utan hänsyn till yttre miljöns inflytande på styrprocesserna inom organisationen. Först sedan systemansatsen började tillämpas på styrning kom miljön att betraktas som en av styrningens grundläggande variabler.

Ett viktigt resultat av systemansatsens tillämpning på styrningens teori och praktik är att möjligheten uppstod att förena alla idéer och landvinningar som erhållits av olika ledningsskolor. För detta var det tillräckligt att representera dem inte som system utan som delsystem inom styrningsteori. Genast uppstod uppfattningen om synsättens begränsningar och möjligheterna att använda dem. Desto mer som varje ledningsskola koncentrerade sina ansträngningar på någon enskild sida (delsystem) i organisationerna: människor, strukturer, styrningsmetoder osv. Den beteendevetenskapliga skolan undersökte styrningens sociala område. Skolorna för vetenskaplig ledning och kvantitativa metoder studerade i huvudsak aspekter av styrning i tekniska system. Endast systemansatsen möjliggjorde sammanslagningen av alla organisationskomponenter till en helhet.

Systemansatsen möjliggjorde att representera organisationen som ett öppet system, vars "ingångar" utgörs av mänskliga, materiella, finansiella och informationsresurser, där dessa beroende på algoritmer, synsätt, metoder, medel och styrningsteknologier omvandlas till "utgångar" i form av uppnådda mål och resultat av organisationens verksamhet (vinst, ökad varuvolym och produktkvalitet, tillväxt av arbetsresultat, materiella incitament, ökad arbetsproduktivitet osv.).