Planning — การวางแผน

การวางแผน — คือกระบวนการจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมเพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ เป็นกลุ่มของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการตั้งเป้าหมาย (ภารกิจ) และการดำเนินการที่มุ่งสู่การบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นในอนาคต ในบริบทของทฤษฎีการจัดการและแนวทางเชิงระบบ การวางแผนถือเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้การดำเนินงานของทุกส่วนในระบบมีความสอดคล้องกัน

การวางแผนในองค์กร

องค์กรอุตสาหกรรมถูกมองว่าเป็นระบบเปิดที่มีปฏิสัมพันธ์อย่างแข็งขันกับสภาพแวดล้อมภายนอก สภาพแวดล้อมภายนอกประกอบด้วยวัตถุโดยรอบระบบที่อาจมีอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์กร หรือในทางกลับกัน องค์กรก็สามารถส่งผลต่อวัตถุเหล่านั้นได้เช่นกัน การมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอกอาจเป็นทั้งในเชิงรุกและเชิงรับ

องค์กรในฐานะระบบ

ในกรอบของแนวทางเชิงระบบ องค์กรคือระบบที่มีความซับซ้อน ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบที่มีความเชื่อมโยงกันหลายอย่าง เช่น ทรัพยากรวัสดุ ทรัพยากรแรงงาน ข้อมูล เทคโนโลยี และด้านสังคม เพื่อให้ระบบนี้ดำเนินงานและพัฒนาได้อย่างประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องมีการประสานงานอย่างเคร่งครัดระหว่างองค์ประกอบภายใน และการมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอก วิธีการสำคัญที่ช่วยให้เกิดการประสานงานและการบูรณาการองค์ประกอบเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ การวางแผน

ระบบการวางแผน

แนวทางเชิงระบบในการวางแผนถือว่าการวางแผนเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่กว้างขึ้น ซึ่งประกอบด้วยองค์ประกอบหลักสามส่วน:

• ปัจจัยนำเข้า: ทรัพยากรสารสนเทศ วัสดุ และแรงงาน ที่ใช้ในการจัดทำแผน
• ตัวแปลงสภาพ: กระบวนการจัดทำแผน ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์ การจัดสรรทรัพยากร และการกำหนดภารกิจ
• ผลลัพธ์: ผลผลิตของระบบการวางแผน — เอกสารที่เป็นแผนหรือโครงการ ซึ่งกำหนดพารามิเตอร์และพฤติกรรมของระบบการผลิตในช่วงเวลาหนึ่ง

แผนทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการควบคุมและกำกับการดำเนินงานขององค์กร โดยกำหนดพารามิเตอร์ที่ทีมงานองค์กรต้องบรรลุ แผนประกอบด้วยชุดของภารกิจที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งได้แก่:

แผนทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการควบคุมและกำกับการดำเนินงานขององค์กร โดยกำหนดพารามิเตอร์ที่ทีมงานองค์กรต้องบรรลุ แผนประกอบด้วยชุดของภารกิจที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งได้แก่:

• ปริมาณงาน
• กำหนดเวลาดำเนินการ
• ลำดับและขั้นตอนการดำเนินงาน
• การใช้ทรัพยากร (วัสดุ แรงงาน การเงิน)
• กิจกรรมทางสังคม
• การมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอก (ผู้จัดหา ผู้บริโภค หน่วยงานภาครัฐ)

การวางแผนในบริบทนี้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารองค์กร ตลอดจนการประสานองค์ประกอบต่าง ๆ ทั้งภายในและกับสภาพแวดล้อมภายนอกอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้ สิ่งสำคัญที่ต้องตระหนักคือ การวางแผนเป็นกระบวนการแบบวัฏจักร ซึ่งมีการปรับเปลี่ยนแผนที่มีอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลปัจจุบันและการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอก

โปรแกรมการดำเนินงานขององค์กร

โปรแกรมการดำเนินงานขององค์กรในกรอบของระบบการวางแผนถูกนำไปปฏิบัติผ่าน ระบบการจัดการ ซึ่งทำหน้าที่ควบคุมการดำเนินการตามแผนและปรับปรุงแผนนั้น ระบบการจัดการรับประกันการรักษาพารามิเตอร์ที่กำหนดโดยแผนให้อยู่ในขอบเขตที่เหมาะสม โดยใช้วิธีการจัดการ เช่น การป้อนกลับ การติดตาม และการแก้ไขความเบี่ยงเบน องค์ประกอบการจัดการเหล่านี้ช่วยให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างถูกต้องในสภาวะที่ไม่แน่นอนและการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอก ซึ่งถือเป็นแง่มุมสำคัญของทฤษฎีการจัดการ

ทฤษฎีแนวทางเชิงระบบและการจัดการ

แนวทางเชิงระบบและทฤษฎีการจัดการมีความเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับกระบวนการวางแผน แนวทางเชิงระบบมององค์กรว่าเป็นระบบที่ประกอบด้วยองค์ประกอบที่เชื่อมโยงกันมากมาย โดยแต่ละองค์ประกอบมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์โดยรวม ในขณะที่ทฤษฎีการจัดการให้ความสำคัญกับกระบวนการตัดสินใจและการดำเนินการขององค์กรที่มุ่งสู่การบรรลุเป้าหมาย

การประยุกต์ใช้แนวทางเชิงระบบในการวางแผนช่วยให้สามารถระบุความสัมพันธ์พึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างองค์ประกอบขององค์กร เพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร และลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมภายนอก

ดูเพิ่มเติม

• การบริหารโครงการ
• ทฤษฎีระบบ
• แนวทางเชิงระบบ