Management — प्रबंधन

प्रबंधन — यह निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए किसी प्रणाली पर प्रभाव डालने की प्रक्रिया है, जिसमें उसकी गतिविधियों का संगठन, संरचना का संरक्षण और कार्य-प्रणाली का रखरखाव शामिल है। यह उन क्रियाओं का समुच्चय है जो संसाधनों को परिणाम में रूपांतरित करने, तथा प्रणाली के लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए सभी उपलब्ध संसाधनों के समन्वय और प्रभावी उपयोग की दिशा में निर्देशित होती हैं। प्रबंधन प्रणाली के तत्वों पर लक्ष्योन्मुखी प्रभाव के माध्यम से साकार होता है और उसकी आवश्यक स्थिति एवं व्यवहार को बनाए रखने के लिए निर्देशित होता है।

प्रबंधन की अवधारणा

प्रबंधन:

• विभिन्न प्रकृति की संगठित प्रणालियों — जैविक, सामाजिक, तकनीकी — का एक तत्व और कार्य, जो उनकी निश्चित संरचना के संरक्षण, गतिविधि के तरीके के रखरखाव, कार्यक्रम और गतिविधि के लक्ष्य की प्राप्ति को सुनिश्चित करता है;
• प्रबंधित प्रणाली के आवश्यक व्यवहार को सुनिश्चित करने के उद्देश्य से उस पर प्रभाव;
• निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रबंधन के विषय द्वारा प्रबंधन की वस्तु की गतिविधियों के संगठन की प्रक्रिया;
• विषय की वह क्रिया जो स्वयं पर या अपने संबंध में बाहरी वस्तुओं, विषयों पर उनके रूपांतरण या उनके गुणों के परिवर्तन के उद्देश्य से निर्देशित होती है।

प्रबंधन:

प्रबंधन:

• प्रक्रिया के रूप में — प्रबंधकीय क्रियाओं का समुच्चय जो «इनपुट» पर संसाधनों को «आउटपुट» पर उत्पाद में रूपांतरित करके निर्धारित लक्ष्यों की प्राप्ति सुनिश्चित करती हैं।
• विज्ञान के रूप में — अवधारणाओं, सिद्धांतों, सिद्धांत-प्रणालियों, विधियों और प्रबंधन के स्वरूपों के रूप में व्यवस्थित ज्ञान की प्रणाली।
• कार्य के रूप में — लोगों और आर्थिक वस्तुओं पर लक्ष्योन्मुखी सूचना-प्रभाव, जो उनकी क्रियाओं को निर्देशित करने और वांछित परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से किया जाता है।
• तंत्र के रूप में — संरचनाओं और लोगों का समुच्चय जो सामाजिक प्रणालियों के सभी संसाधनों के उपयोग और समन्वय को उनके लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए सुनिश्चित करते हैं।

इसके अतिरिक्त अनेक अन्य परिभाषाएँ भी हैं, जिनके अनुसार प्रबंधन को तत्व, कार्य, प्रभाव, प्रक्रिया, परिणाम, चयन आदि के रूप में परिभाषित किया जाता है। यदि प्रबंधन किसी विषय द्वारा किया जाता है, तो प्रबंधन को गतिविधि के रूप में देखा जाना चाहिए। यह दृष्टिकोण — प्रबंधन एक प्रकार की व्यावहारिक गतिविधि है (प्रबंधकीय गतिविधि) — प्रबंधन की «बहुआयामिता» को स्पष्ट करता है और इस अवधारणा की परिभाषा के विभिन्न दृष्टिकोणों को आपस में सुलझाता है।

यदि प्रबंधन प्रबंधकीय निकाय की गतिविधि है, तो इस गतिविधि का क्रियान्वयन प्रबंधन प्रणाली का कार्य है; प्रबंधन की प्रक्रिया गतिविधि (प्रबंधकीय) की प्रक्रिया के अनुरूप है; प्रबंधकीय प्रभाव उसका परिणाम है, आदि। यदि प्रबंधकीय निकाय और प्रबंधित प्रणाली दोनों विषय हैं, तो प्रबंधन — (प्रबंधित विषयों की) गतिविधियों को संगठित करने की (प्रबंधकीय निकायों की) गतिविधि है।

प्रबंधकीय गतिविधि की विशेषताएँ

प्रबंधकीय गतिविधि, व्यावसायिक व्यावहारिक गतिविधि के एक प्रकार के रूप में, सामान्य विशेषताओं से युक्त होती है। इनमें शामिल हैं: विशिष्ट परिस्थितियों में मानवीय गतिविधि की अनन्यता और अप्रत्याशितता (सीमित संभावनाओं और संसाधनों को ध्यान में रखते हुए), बदलती परिस्थितियों के अनुकूल होने की क्षमता, लक्ष्य-निर्धारण की क्षमता, स्व-संगठन और विकास की क्षमता। इसके अतिरिक्त, प्रबंधकीय गतिविधि कई विशिष्ट विशेषताओं द्वारा अभिलक्षित होती है:

प्रबंधकीय गतिविधि की विषय-केन्द्रितता। प्रबंधकीय गतिविधि मूलतः विषय-केन्द्रित है। निश्चित रूप से, परिभाषा के अनुसार, कोई भी गतिविधि विषय-केन्द्रित होती है क्योंकि उसे सदैव कोई न कोई विषय ही संपन्न करता है, किन्तु प्रबंधकीय गतिविधि के मामले में प्रबंधन के विषयों के व्यक्तिगत गुण, उनका व्यावसायिक अनुभव और नैतिक स्थिति महत्त्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

प्रबंधकीय गतिविधि के विषय (प्रबंधन के विषय) द्वारा किया जाने वाला स्वतंत्र लक्ष्य-निर्धारण उसकी अविभाज्य विशेषता है। सामान्यतः वह न केवल अपनी गतिविधि का लक्ष्य, बल्कि प्रबंधित प्रणाली की गतिविधि का लक्ष्य भी स्वतंत्र रूप से तय करता है, उन्हें कार्यों में विभाजित करता है, और लक्ष्य प्राप्ति के तरीके तैयार करता है। कुछ मामलों में, हालाँकि, प्रबंधन का विषय केवल उन लक्ष्यों को आगे प्रेषित करता है जो प्रणाली के उच्चतर स्तर द्वारा तैयार किए गए हों।

प्रबंधकीय गतिविधि के परिणाम की अप्रत्यक्षता इस तथ्य में निहित है कि प्रबंधकीय गतिविधि का प्रत्यक्ष परिणाम प्रबंधित प्रणाली पर डाला जाने वाला प्रबंधकीय प्रभाव है। किन्तु यह प्रभाव स्वयं के लिए नहीं, बल्कि प्रबंधित प्रणाली के आवश्यक व्यवहार को सुनिश्चित करने के उद्देश्य से किया जाता है। प्रबंधकीय गतिविधि का विषय प्रबंधित प्रणाली की गतिविधि है। अर्थात्, प्रबंधकीय गतिविधि का अंतिम (अप्रत्यक्ष) परिणाम प्रबंधित प्रणाली की स्थिति (गतिविधि का परिणाम) है। और प्रबंधन की प्रभावशीलता, प्रबंधकीय गतिविधि की प्रभावशीलता का मूल्यांकन ठीक इसी परिणाम के आधार पर किया जाता है।

प्रबंधकीय गतिविधि का सृजनात्मक स्वरूप। वास्तव में, प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रिया है। और निर्णय लेने की प्रक्रिया को पूरी तरह औपचारिक नहीं बनाया जा सकता; इसमें सदैव अनिश्चित कारक और सृजनात्मकता के तत्व मौजूद रहते हैं। साथ ही, सृजनात्मकता काफी हद तक विद्यमान कानूनी, नैतिक और अन्य मानदंडों द्वारा विनियमित होती है और संसाधन तथा अन्य प्रतिबंधों से «जकड़ी» रहती है।

प्रबंधकीय प्रभावों के आधार पर प्रबंधित प्रणाली के व्यवहार के मॉडलिंग, पूर्वानुमान और प्रक्षेपण की आवश्यकता।

प्रबंधन के विषय की अपनी गतिविधियों और उसके द्वारा प्रबंधित विषयों एवं/या वस्तुओं की गतिविधियों की प्रक्रिया और परिणामों के प्रति जिम्मेदारी। प्रबंधन का विषय न केवल अपनी गतिविधि के प्रत्यक्ष परिणामों के लिए, बल्कि उसके अप्रत्यक्ष परिणाम — प्रबंधित प्रणाली की स्थिति और उसकी गतिविधि के परिणामों — के लिए भी उत्तरदायी होता है।

विकास और अनुकूलन। प्रबंधकीय गतिविधि की एक विशेषता प्रबंधन के विषय और प्रबंधित प्रणाली दोनों के विकास की आवश्यकता है, साथ ही बदलती बाह्य और आंतरिक परिस्थितियों के प्रति उनका अनुकूलन भी।

प्रबंधन चक्र

सांगठनिक प्रबंधन प्रणालियों के कार्य-प्रणाली का वर्णन करने के लिए प्रबंधन चक्र की अवधारणा का उपयोग किया जाता है, अर्थात् वह मॉडल जो प्रबंधन प्रक्रिया को विशिष्ट चरणों के क्रमिक दोहराव के रूप में वर्णित करता है। आज तक प्रबंधन चक्र के वर्णन के कई दर्जन मॉडल ज्ञात हैं, उदाहरण के लिए:

• A. Fayol का चक्र। नियोजन – संगठन – प्रोत्साहन (अभिप्रेरणा) – नियंत्रण;
• W. Deming का PDCA चक्र। Plan – योजना बनाओ, Do – करो, Check – जाँचो, Act – कार्य करो;
• सूचना संग्रह – नियोजन – क्रियान्वयन – लेखाकरण – नियंत्रण – विश्लेषण – विनियमन का चक्र;

किसी भी प्रबंधकीय गतिविधि के आधार में प्रबंधन के सतत चक्र का विचार निहित है, जो सर्वत्र «वर्णन और मापन» के लिए मेट्रिक्स और संकेतकों तथा मात्रात्मक मॉडलों का उपयोग करता है। इसमें मुख्य ध्यान उन विधियों, उपकरणों और समाधानों पर केन्द्रित होता है जो गतिविधि की मात्रात्मक रूप से व्यक्त प्रभावशीलता को बढ़ाने की दिशा में निर्देशित होते हैं। गतिविधि प्रभावशीलता प्रबंधन प्रणाली के सभी घटकों को प्रयुक्त प्रबंधन चक्र मॉडलों में विशिष्ट मात्रात्मक विवरणों, संकेतकों और मॉडलों की प्रणाली के माध्यम से प्रस्तुत किया जाता है।

प्रबंधन में प्रणाली दृष्टिकोण

प्रणाली दृष्टिकोण, किसी भी वस्तु और प्रबंधन संरचना के विश्लेषण में «सामान्य से विशेष की ओर» के सिद्धांत को साकार करते हुए, संगठनों को तत्वों की प्रणाली के रूप में देखने का प्रस्ताव रखता है, जिनके लिए ऐसे लक्ष्य और कार्य तैयार किए जाने चाहिए जो उनके इष्टतम विकास को सुनिश्चित करें।

प्रबंधन में प्रणाली दृष्टिकोण के मुख्य घटक:

• किसी भी समस्या का समाधान लक्ष्यों के स्पष्ट निरूपण से शुरू होता है;
• किसी समस्या या कार्य को प्रत्येक आंशिक समाधान के अंतिम लक्ष्यों के साथ अंतर्संबंध में लक्ष्यों के वृक्ष के रूप में देखा जाना चाहिए;
• लक्ष्यों की प्राप्ति के मार्ग निर्धारित करते समय अन्य संभव और वैकल्पिक विकल्पों पर विचार किया जाना चाहिए;
• यह नहीं होना चाहिए कि अलग-अलग उपप्रणालियों के लक्ष्य प्रणाली के अंतिम लक्ष्यों के विरुद्ध हों।

प्रणाली दृष्टिकोण की दृष्टि से प्रबंधन

प्रणाली दृष्टिकोण की दृष्टि से प्रबंधन एक जटिल प्रक्रिया है जिसमें विनियमन और वास्तविक प्रबंधन शामिल हैं। विनियमन का कार्य प्रणाली के कुछ निश्चित मानकों को निर्धारित स्तर पर बनाए रखना है। वास्तविक प्रबंधन का अर्थ है प्रणाली की उसी निर्धारित स्थिति का निर्धारण करना। प्रबंधन — यह अभिकल्पन, नियोजन अर्थात् रणनीतिक कार्य है, और विनियमन — परिचालन नेतृत्व और उससे संबंधित सभी कार्य हैं।

किसी जटिल स्टोकास्टिक प्रणाली के कार्य-प्रणाली के अध्ययन के लिए इस प्रणाली को प्रबंधकीय और प्रबंधित उपप्रणाली के रूप में प्रस्तुत करना उचित है। प्रबंधित उपप्रणाली के मानक निर्धारित करके, प्रबंधकीय उपप्रणाली को उन्हें प्रतिक्रिया के सिद्धांत पर निर्धारित स्तर पर बनाए रखना चाहिए।

प्रतिक्रिया के साथ विनियमन न केवल किसी निश्चित प्रकार की गड़बड़ियों, बल्कि सामान्य रूप से किसी भी गड़बड़ी की भरपाई की गारंटी देता है। इसके साथ ही प्रणाली पर उन गड़बड़ियों के प्रभाव की भरपाई भी होती है जिनकी उत्पत्ति का कारण सामान्यतः अज्ञात है। यह विशेष रूप से महत्त्वपूर्ण है जब हम ऐसी अत्यंत जटिल प्रणालियों के साथ काम करते हैं जिन्हें विस्तृत रूप से वर्णित करना संभव नहीं है।

प्रणाली विश्लेषण की दृष्टि से «प्रणाली» शब्द को एक निश्चित रणनीतिक लक्ष्य की प्राप्ति के लिए एकत्रित घटकों के समुच्चय के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। इससे वह लक्ष्य (या कार्य) उत्पन्न होता है जिसकी प्राप्ति (समाधान) के लिए प्रणाली बनाई गई है। और चूँकि यह लक्ष्य रणनीतिक है, इसलिए प्रणाली को इसकी प्राप्ति के लिए कई सामरिक कार्यों को भी हल करना होगा।

कुछ प्रबंधकों की यह इच्छा समझ में आती है कि वे अपने प्रयासों को अलग-अलग, विशेष प्रश्नों पर केन्द्रित करें। वे विशेषताओं की सीमाओं को विस्तृत करने का प्रयास करते हैं, जबकि कई विभागों द्वारा प्राप्त परिणामों के एकीकरण के कार्य को एक तरफ छोड़ देते हैं, हालाँकि उनके लिए प्रबंधन एकीकरण की समस्या ही केन्द्रीय है। नेतृत्व का सार समन्वय में है, और यह स्पष्ट है कि उल्लिखित जैसी संश्लेषण प्रक्रिया विभिन्न स्तरों के प्रबंधकों के लिए उपयोगी हो सकती है। जब प्रबंधक अलग-अलग विशेषीकृत क्षेत्रों पर ध्यान केन्द्रित करते हैं, तो वे अपने उद्यमों के सामान्य लक्ष्यों और बड़ी प्रणालियों में उनकी भूमिका को नजरअंदाज कर सकते हैं। यदि वे «सम्पूर्ण चित्र» को स्पष्ट रूप से समझेंगे, तो वे अपने कर्तव्यों को अधिक प्रभावी ढंग से निभा सकेंगे।

सामान्य प्रणाली दृष्टिकोण की अनदेखी जानबूझकर हो सकती है क्योंकि विभागों या कार्यात्मक इकाइयों के प्रमुख अपनी स्वयं की कार्रवाइयों के समग्र परिणामों के लिए महत्त्व को बढ़ा-चढ़ाकर देखते हैं। कभी-कभी यह अनदेखी जानबूझकर नहीं होती, बल्कि किसी विशेष विषय पर निर्णय लेने वाले व्यक्ति की उद्यम की गतिविधि के अन्य क्षेत्रों पर अपने निर्णयों के परिणामों की कल्पना करने में असमर्थता के कारण होती है। प्रबंधन में प्रणाली दृष्टिकोण के उपयोग में मुख्य बात उपप्रणालियों के नेटवर्क और परस्पर जुड़े भागों की स्पष्ट तस्वीर प्राप्त करना है जो एक समग्र इकाई बनाते हैं।

प्रणाली दृष्टिकोण के विचार प्रणाली की स्पष्ट अवधारणा के बिना अकल्पनीय हैं। प्रणाली — यह गतिशील रूप से जुड़े तत्वों का एक अभिन्न समुच्चय है। किसी प्रणाली पर विचार केवल परिवेश के साथ एकता में किया जा सकता है। सामान्यतः कोई भी प्रणाली उच्चतर क्रम की प्रणाली का एक तत्व होती है, और किसी भी प्रणाली के तत्व को निम्नतर क्रम की प्रणाली के रूप में देखा जा सकता है।

प्रणाली की अखंडता और उसके तत्वों का परस्पर संबंध विशेष रूप से प्रणाली के लक्ष्य के संदर्भ में निर्धारित होता है। इसके साथ ही प्रणाली को वास्तविक वस्तु के साथ नहीं जोड़ा जा सकता, क्योंकि किसी भी वस्तु को विभिन्न दृष्टिकोणों से देखा जा सकता है और उसके आधार पर कई प्रणालियाँ निकाली जा सकती हैं जो वस्तु के कार्य-प्रणाली के किसी न किसी पहलू को दर्शाती हैं। अलग-अलग तत्वों के अध्ययन के आधार पर जटिल प्रणालियों के कार्य का अध्ययन करना असंभव है, क्योंकि जटिल प्रणालियाँ उभरता (emergentness) के गुण से युक्त होती हैं — प्रणाली की ऐसे गुणों को प्रकट करने की क्षमता जो प्रणाली के किसी भी तत्व में निहित नहीं हैं।

प्रणाली दृष्टिकोण और प्रणाली सिद्धांत के उपयोग ने संगठनों और किसी भी प्रबंधन पदानुक्रम को उनके घटक भागों की एकता में, तथा बाहरी विश्व की वैश्विक प्रणाली में देखने में मदद की। साथ ही, अन्य विद्यालयों के विचारों और दृष्टिकोणों को एकीकृत करने का अवसर मिला जो विभिन्न समयों पर प्रबंधन के अभ्यास और सिद्धांत में प्रभावशाली रहे। प्रणाली दृष्टिकोण ने प्रबंधन सिद्धांत में वे विधियाँ और उपलब्धियाँ लाईं जो सटीक विज्ञानों, तकनीक, प्राकृतिक और मानवीय विज्ञानों में प्राप्त हुई थीं।

किन्तु प्रणाली दृष्टिकोण ने प्रबंधन सिद्धांत को जो सबसे महत्त्वपूर्ण देन दी वह है — नई सोच पद्धति का निर्माण। प्रणाली दृष्टिकोण ने प्रबंधकों को बाहरी विश्व की प्रणाली में उनके नेतृत्व वाले संगठन का स्थान निर्धारित करने, यह समझने में सहायता की कि कोई भी प्रबंधन संरचना एक खुली प्रणाली है, और इसके परिणामस्वरूप, किसी संगठन का प्रबंधन बंद प्रणाली की तरह नहीं बनाया जा सकता, अर्थात् संगठन के अंदर प्रबंधन प्रक्रियाओं पर बाह्य पर्यावरण के प्रभाव को ध्यान में रखे बिना नहीं। केवल प्रबंधन में प्रणाली दृष्टिकोण के उपयोग के समय से ही परिवेश को प्रबंधन के मुख्य चरों में से एक के रूप में देखा जाने लगा।

प्रबंधन के सिद्धांत और अभ्यास में प्रणाली दृष्टिकोण के अनुप्रयोग का एक महत्त्वपूर्ण परिणाम यह है कि विभिन्न प्रबंधन विद्यालयों द्वारा प्राप्त सभी विचारों और उपलब्धियों को एकत्रित करने की संभावना उत्पन्न हुई। इसके लिए उन्हें प्रबंधन सिद्धांत में प्रणालियाँ नहीं बल्कि उपप्रणालियाँ के रूप में प्रस्तुत करना पर्याप्त था। इससे तुरंत दृष्टिकोणों की सीमाओं और उनके उपयोग की संभावनाओं का बोध हुआ। इसके अलावा, प्रत्येक प्रबंधन विद्यालय संगठनों के किसी एक पहलू (उपप्रणाली) पर अपने प्रयास केन्द्रित करता था: लोगों, संरचनाओं, प्रबंधन विधियों आदि पर। व्यवहारवादी विद्यालय (Behaviorist School) ने प्रबंधन के सामाजिक क्षेत्र का अध्ययन किया। वैज्ञानिक प्रबंधन और मात्रात्मक विधियों के विद्यालयों ने मुख्य रूप से तकनीकी प्रणालियों में प्रबंधन के पहलुओं का अध्ययन किया। केवल प्रणाली दृष्टिकोण ने ही संगठनों के सभी घटकों को एक समग्र इकाई में एकीकृत किया।

प्रणाली दृष्टिकोण ने संगठन को एक खुली प्रणाली के रूप में प्रस्तुत करने का अवसर दिया, जिसके «इनपुट» मानवीय, भौतिक, वित्तीय और सूचनात्मक संसाधन हैं, जहाँ वे प्रबंधन के एल्गोरिदम, दृष्टिकोणों, विधियों, साधनों और प्रौद्योगिकियों के आधार पर «आउटपुट» के रूप में संगठन की प्राप्त लक्ष्यों और गतिविधि के परिणामों (लाभ, माल की मात्रा और उत्पाद गुणवत्ता में वृद्धि, कार्य संकेतकों में वृद्धि, भौतिक प्रोत्साहन, श्रम उत्पादकता में वृद्धि आदि) में रूपांतरित होते हैं।