Management — مدیریت
مدیریت — فرایندی است که از طریق آن بر یک سیستم تأثیر گذاشته میشود تا به اهداف تعیینشده دست یابد؛ این فرایند شامل سازماندهی فعالیتهای سیستم، حفظ ساختار آن و تداوم نظام عملکردی آن است. مدیریت مجموعهای از اقدامات است که با هدف تبدیل منابع به نتیجه انجام میشود و هماهنگی و بهرهگیری مؤثر از تمامی منابع موجود را برای دستیابی به اهداف سیستم در بر میگیرد. مدیریت از طریق تأثیرگذاری هدفمند بر عناصر سیستم تحقق مییابد و در جهت حفظ وضعیت و رفتار مطلوب آن جهتگیری دارد.
مفهوم مدیریت
مدیریت:
- عنصر و کارکردی در سیستمهای سازمانیافته با ماهیتهای گوناگون — زیستی، اجتماعی، فنی — که حفظ ساختار معین، تداوم نظام فعالیت و تحقق برنامه و هدف را تضمین میکند؛
- تأثیرگذاری بر سیستم تحت مدیریت به منظور تضمین رفتار مطلوب آن؛
- فرایند سازماندهی فعالیت موضوع مدیریت توسط سوژه مدیریت برای دستیابی به اهداف تعیینشده.
- عمل سوژهای که به سمت خود یا به سمت اشیاء و سوژههای بیرونی نسبت به خود جهتگیری دارد تا آنها را تبدیل کند یا ویژگیهای آنها را تغییر دهد.
مدیریت:
مدیریت:
- بهمثابه فرایند — مجموعهای از اقدامات مدیریتی که دستیابی به اهداف تعیینشده را از طریق تبدیل منابع در «ورودی» به محصول در «خروجی» تضمین میکند.
- بهمثابه علم — نظامی از دانشهای منظم در قالب مفاهیم، نظریهها، اصول، شیوهها و اشکال مدیریت.
- بهمثابه کارکرد — تأثیرگذاری اطلاعاتی هدفمند بر انسانها و موضوعات اقتصادی که با هدف هدایت اقدامات آنها و کسب نتایج مطلوب انجام میشود.
- بهمثابه دستگاه — مجموعهای از ساختارها و افراد که بهرهگیری و هماهنگی تمامی منابع سیستمهای اجتماعی را برای دستیابی به اهداف آنها تضمین میکند.
تعریفهای بسیار دیگری نیز وجود دارد که بر اساس آنها مدیریت بهصورت عنصر، کارکرد، تأثیرگذاری، فرایند، نتیجه، انتخاب و غیره تعریف میشود. اگر مدیریت را سوژهای انجام دهد، آنگاه باید مدیریت را بهمثابه فعالیت در نظر گرفت. این رویکرد — مدیریت بهعنوان نوعی از فعالیت عملی (فعالیت مدیریتی) — «چندوجهی بودن» مدیریت را توضیح میدهد و رویکردهای مختلف به تعریف این مفهوم را با یکدیگر آشتی میدهد.
اگر مدیریت فعالیت نهاد مدیریتکننده باشد، آنگاه انجام این فعالیت کارکرد سیستم مدیریتکننده است؛ فرایند مدیریت با فرایند فعالیت (مدیریتی) مطابقت دارد؛ تأثیر مدیریتی نتیجه آن است و به همین ترتیب. اگر هم نهاد مدیریتکننده و هم سیستم تحت مدیریت سوژه باشند، آنگاه مدیریت، فعالیت (نهادهای مدیریتکننده) برای سازماندهی فعالیت (سوژههای تحت مدیریت) است.
ویژگیهای فعالیت مدیریتی
فعالیت مدیریتی، بهعنوان یکی از انواع فعالیت عملی حرفهای، دارای ویژگیهای مشترکی است. از جمله این ویژگیها میتوان به بیهمتایی و غیرقابل پیشبینی بودن فعالیت انسانی در شرایط خاص (از جمله با در نظر گرفتن تواناییها و منابع محدود)، توانایی انطباق با شرایط متغیر، توانایی هدفگذاری، توانایی خودسازماندهی و توسعه اشاره کرد. علاوه بر این، فعالیت مدیریتی با تعدادی از ویژگیهای ذاتی خود مشخص میشود:
سوژگی فعالیت مدیریتی. فعالیت مدیریتی بنیادی سوژگی دارد. البته، بهطور تعریفی، هر فعالیتی سوژگی دارد، چرا که همیشه توسط سوژهای انجام میشود، اما در مورد فعالیت مدیریتی، ویژگیهای شخصی سوژههای مدیریت، تجربه حرفهای و موضع اخلاقی آنها نقش اساسی ایفا میکند.
هدفگذاری مستقل، که توسط سوژه فعالیت مدیریتی (سوژه مدیریت) انجام میشود، ویژگی جداییناپذیر آن است. بهطور معمول، سوژه مدیریت نهتنها هدف فعالیت خود، بلکه هدف فعالیت سیستم تحت مدیریت را نیز بهطور مستقل تدوین میکند، آنها را به وظایف تجزیه میکند و راههای دستیابی به هدف را مشخص میسازد. در برخی موارد البته سوژه مدیریت تنها اهدافی را که سطح بالاتر سیستم تدوین کرده انتقال میدهد.
غیرمستقیم بودن نتیجه فعالیت مدیریتی در این واقعیت نهفته است که نتیجه مستقیم فعالیت مدیریتی، تأثیر مدیریتی اعمالشده بر سیستم تحت مدیریت است. اما این تأثیر نه بهخودیخود، بلکه با هدف تضمین رفتار مطلوب سیستم تحت مدیریت اعمال میشود. موضوع فعالیت مدیریتی، فعالیت سیستم تحت مدیریت است. یعنی نتیجه نهایی (غیرمستقیم) فعالیت مدیریتی، وضعیت (نتیجه فعالیت) سیستم تحت مدیریت است. و دقیقاً بر اساس این نتیجه است که اثربخشی مدیریت و اثربخشی فعالیت مدیریتی ارزیابی میشود.
خصلت خلاقانه فعالیت مدیریتی. در اصل، مدیریت همان تصمیمگیری است. فرایند تصمیمگیری را نمیتوان بهطور کامل صورتبندی کرد؛ در آن همواره هم عوامل نامعین و هم عناصر خلاقیت وجود دارد. در عین حال، خلاقیت تا حد زیادی توسط هنجارهای حقوقی، اخلاقی و سایر هنجارهای موجود تنظیم شده و در چارچوب محدودیتهای منابعی و دیگر محدودیتها قرار دارد.
ضرورت مدلسازی، پیشنگری و پیشبینی رفتار سیستم تحت مدیریت در وابستگی به تأثیرات مدیریتی.
مسئولیت سوژه مدیریت در قبال فرایند و نتایج فعالیت خود و فعالیت سوژهها و/یا موضوعاتی که مدیریت آنها را بر عهده دارد. سوژه مدیریت نهتنها در قبال نتایج مستقیم فعالیت خود، بلکه در قبال نتیجه غیرمستقیم آن — یعنی وضعیت سیستم تحت مدیریت و نتایج فعالیت آن — نیز مسئول است.
توسعه و انطباق. یکی از ویژگیهای فعالیت مدیریتی، ضرورت توسعه هم سوژه مدیریت و هم سیستم تحت مدیریت، و همچنین انطباق آنها با شرایط متغیر بیرونی و درونی است.
چرخه مدیریت
برای توصیف عملکرد سیستمهای مدیریت سازمانی از مفهوم چرخه مدیریتی استفاده میشود؛ یعنی مدلی که فرایند مدیریت را بهصورت تکرار متوالی مراحل نمونه توصیف میکند. تا به امروز چند ده مدل برای توصیف چرخه مدیریتی شناخته شده است، برای مثال:
- چرخه A. Fayol. برنامهریزی – سازماندهی – انگیزش (تحریک) – کنترل؛
- چرخه W. Deming یعنی PDCA. Plan – برنامهریز، Do – اجرا کن، Check – بررسی کن، Act – اقدام کن؛
- چرخه جمعآوری اطلاعات – برنامهریزی – اجرا – حسابداری – کنترل – تحلیل – تنظیم؛
پایه هر فعالیت مدیریتی ایده چرخه مستمر مدیریت است که بهطور گسترده از معیارها و شاخصها (برای «توصیف و اندازهگیری») و مدلهای کمی بهره میگیرد. تمرکز اصلی توجه در این میان بر روشها، ابزارها و راهحلهایی متمرکز است که هدفشان افزایش اثربخشی کمیشده فعالیت است. تمامی اجزای سیستم مدیریت اثربخشی فعالیت در مدلهای چرخه مدیریتی مورد استفاده از طریق نظامی از توصیفها، شاخصها و مدلهای کمی مشخص نمایش داده میشوند.
رویکرد سیستمی به مدیریت
رویکرد سیستمی با تحقق اصل تحلیل هر موضوع و ساختار مدیریتی «از کل به جزء»، پیشنهاد کرد که سازمانها بهمثابه سیستمهایی از عناصر در نظر گرفته شوند که باید برای آنها اهداف و وظایفی تعریف شود که توسعه بهینه آنها را تضمین کند.
اجزای اصلی رویکرد سیستمی به مدیریت:
- حل هر مسئلهای با تدوین روشن اهداف آغاز میشود؛
- مسئله یا وظیفه باید بهصورت درخت اهداف در پیوند هر راهحل جزئی با اهداف نهایی در نظر گرفته شود؛
- در تعیین راههای دستیابی به اهداف باید سایر گزینههای ممکن و جایگزین نیز بررسی شوند؛
- نباید اجازه داده شود که اهداف زیرسیستمهای منفرد با اهداف نهایی سیستم در تعارض باشند.
مدیریت از منظر رویکرد سیستمی
مدیریت از منظر رویکرد سیستمی فرایندی پیچیده است که از تنظیم و خود مدیریت تشکیل شده است. وظیفه تنظیم، حفظ برخی پارامترهای معین سیستم در سطح تعیینشده است. خود مدیریت در تعیین همان وضعیت تعیینشده سیستم نهفته است. مدیریت همان طراحی و برنامهریزی است، یعنی کارکردهای راهبردی، و تنظیم همان رهبری عملیاتی و تمامی کارکردهای مرتبط با آن است.
برای مطالعه عملکرد یک سیستم تصادفی پیچیده، مناسب است این سیستم را بهصورت زیرسیستم مدیریتکننده و زیرسیستم تحت مدیریت نمایش داد. با تعیین پارامترهای زیرسیستم تحت مدیریت، زیرسیستم مدیریتکننده باید آنها را بر اساس اصل بازخورد در سطح تعیینشده حفظ کند.
تنظیم با بازخورد جبران اغتشاشات نهتنها از نوع معین، بلکه هر اغتشاشی را بهطور کلی تضمین میکند. در این صورت تأثیر اغتشاشاتی بر سیستم جبران میشود که دلیل بروز آنها در کل ناشناخته است. این موضوع بهویژه زمانی اهمیت دارد که با سیستمهای بسیار پیچیدهای روبرو هستیم که قابل توصیف تفصیلی نیستند.
از منظر تحلیل سیستمی، اصطلاح «سیستم» را میتوان بهعنوان مجموعهای از اجزای متعدد که برای دستیابی به یک هدف راهبردی معین متحد شدهاند تعریف کرد. از این رو هدف (یا وظیفهای) پدید میآید که سیستم برای دستیابی (حل) آن ایجاد شده است. و از آنجا که این هدف راهبردی است، سیستم برای دستیابی به آن باید وظایف تاکتیکی بسیاری را نیز حل کند.
خواسته برخی مدیران برای تمرکز تلاشهایشان بر مسائل خاص و جزئی کاملاً قابل توضیح است. آنها میکوشند مرزهای جزئیات را گسترش دهند و مسئله یکپارچهسازی نتایج حاصل از بخشهای مختلف را کنار میگذارند، در حالی که برای آنها دقیقاً مسئله یکپارچهسازی مدیریت، مسئله محوری است. ذات رهبری در هماهنگی نهفته است و روشن است که فرایند ترکیبی نظیر آنچه ذکر شد میتواند برای مدیران در سطوح مختلف مفید باشد. هنگامی که مدیران توجه خود را بر حوزههای تخصصی جداگانه متمرکز میکنند، ممکن است اهداف کلی سازمانهایشان و نقش آنها در سیستمهای بزرگتر را از نظر دور بدارند. اگر آنها «تصویر کلی» را بهروشنی درک کنند، میتوانند وظایف خود را مؤثرتر انجام دهند.
نادیده گرفتن رویکرد سیستمی کلی ممکن است عمدی باشد، زیرا مدیران بخشها یا واحدهای کارکردی تمایل دارند اهمیت اقدامات خود را برای نتایج کار کلی اغراقآمیز جلوه دهند. گاهی این نادیده گرفتن عمدی نیست، بلکه نتیجه ناتوانی فردی است که در مسائل جداگانه تصمیمگیری میکند و نمیتواند پیامدهای تصمیمات خود را برای سایر حوزههای فعالیت سازمان تصور کند. نکته اصلی در استفاده از رویکرد سیستمی در مدیریت دستیابی به تصویری روشن از شبکه زیرسیستمها و بخشهای بههمپیوستهای است که یک کل واحد را تشکیل میدهند.
ایدههای رویکرد سیستمی بدون مفهوم روشن از سیستم قابل تصور نیستند. سیستم مجموعهای یکپارچه از عناصر پیوند یافته بهصورت پویا است. سیستم را تنها در وحدت با محیط پیرامونش میتوان بررسی کرد. بهطور معمول، هر سیستم عنصری از سیستم مرتبه بالاتر است و عنصر هر سیستم به نوبه خود میتواند بهعنوان سیستم مرتبه پایینتر در نظر گرفته شود.
یکپارچگی سیستم و ارتباط متقابل عناصر آن صرفاً در رابطه با هدف سیستم تعیین میشود. در عین حال نمیتوان سیستم را با موضوع واقعی یکی دانست، زیرا هر موضوعی را میتوان از زوایای دیدگاههای مختلف مورد بررسی قرار داد و بسته به آن میتوان سیستمهای متعددی را که جنبهای از عملکرد موضوع را منعکس میکنند تشخیص داد. مطالعه کارکرد سیستمهای پیچیده بر اساس بررسی عناصر جداگانه ممکن نیست، زیرا سیستمهای پیچیده دارای ویژگیهای پدیداری هستند — توانایی سیستم برای نمایش خواصی که به هیچ عنصری از سیستم تعلق ندارد.
بهرهگیری از رویکرد سیستمی و نظریه سیستمها کمک کرد تا سازمانها و هر نوع سلسلهمراتب مدیریتی در وحدت اجزای تشکیلدهندهشان و همچنین در سیستم جهانی دنیای بیرونی دیده شوند. همزمان، امکان یکپارچهسازی ایدهها و رویکردهای مکاتب دیگری که در زمانهای مختلف بر نظریه و عملکرد مدیریت تسلط داشتند پدید آمد. رویکرد سیستمی روشها و دستاوردهایی را که در علوم دقیق، فنی، طبیعی و انسانی به دست آمده بود وارد نظریه مدیریت کرد.
اما آنچه رویکرد سیستمی اصلیترین دستاوردش برای نظریه مدیریت بود، شکلگیری شیوه جدیدی از تفکر است. رویکرد سیستمی به مدیران امکان داد تا جایگاه سازمان تحت رهبری خود را در سیستم دنیای بیرونی تعیین کنند، درک کنند که هر ساختار مدیریتی یک سیستم باز است و در نتیجه، مدیریت سازمان را نمیتوان برای یک سیستم بسته بنا کرد؛ یعنی بدون در نظر گرفتن تأثیر محیط بیرونی بر فرایندهای مدیریت درون سازمان. تنها از زمان کاربرد رویکرد سیستمی در مدیریت بود که محیط بهعنوان یکی از متغیرهای اصلی مدیریت در نظر گرفته شد.
نتیجه مهم کاربرد رویکرد سیستمی در نظریه و عملکرد مدیریت آن است که امکان یکپارچهسازی تمامی ایدهها و دستاوردهای مکاتب مختلف مدیریت پدید آمد. برای این کار کافی بود آنها نه بهعنوان سیستم، بلکه بهعنوان زیرسیستمهایی در نظریه مدیریت نمایش داده شوند. بلافاصله تصوری از محدودیت رویکردها و امکانات استفاده از آنها شکل گرفت. بهویژه آنکه هر مکتب مدیریتی تلاشهایش را بر یکی از جنبهها (زیرسیستمهای) سازمانها متمرکز میکرد: انسانها، ساختارها، روشهای مدیریت و غیره. مکتب رفتارگرا حوزه اجتماعی مدیریت را بررسی میکرد. مکاتب مدیریت علمی و روشهای کمی عمدتاً جنبههای مدیریت در سیستمهای فنی را مطالعه میکردند. تنها رویکرد سیستمی بود که امکان یکپارچهسازی تمامی اجزای سازمانها در یک کل واحد را فراهم ساخت.
رویکرد سیستمی امکان داد سازمان را بهعنوان یک سیستم باز نمایش دهیم که «ورودیهای» آن منابع انسانی، مادی، مالی و اطلاعاتی هستند؛ منابعی که در آن بسته به الگوریتمها، رویکردها، روشها، ابزارها و فناوریهای مدیریت به «خروجیهایی» در قالب اهداف دستیافته و نتایج فعالیت سازمان (سود، افزایش حجم و کیفیت کالا، رشد شاخصهای کاری، انگیزش مادی، رشد بهرهوری کار و غیره) تبدیل میشوند.