Management — انتظام
انتظام ایک ایسا عمل ہے جس میں مقررہ اہداف کے حصول کے لیے نظام پر اثرانداز ہوا جاتا ہے، جس میں اس کی سرگرمی کی تنظیم، ڈھانچے کا تحفظ اور کام کرنے کے طریقے کو برقرار رکھنا شامل ہے۔ یہ ان اقدامات کا مجموعہ ہے جو وسائل کو نتیجے میں تبدیل کرنے کے لیے، نیز نظام کے اہداف کے حصول کے لیے تمام دستیاب وسائل کی ہم آہنگی اور موثر استعمال کے لیے کیے جاتے ہیں۔ انتظام کو نظام کے عناصر پر ہدفی اثرانداز ہونے کے ذریعے عملی جامہ پہنایا جاتا ہے اور اس کا مقصد نظام کی مطلوبہ حالت اور رویے کو برقرار رکھنا ہے۔
انتظام کا تصور
انتظام:
- مختلف نوعیت کے منظم نظاموں کا عنصر اور کام: حیاتیاتی، سماجی، تکنیکی — جو ان کے مخصوص ڈھانچے کو محفوظ رکھنے، سرگرمی کے طریقے کو برقرار رکھنے اور پروگرام و مقاصد کو پورا کرنے کو یقینی بناتا ہے؛
- منظم نظام پر اس کے مطلوبہ رویے کو یقینی بنانے کے مقصد سے اثرانداز ہونا؛
- مقررہ اہداف کے حصول کے لیے انتظامی موضوع کی جانب سے انتظامی مقصد کی سرگرمی کو منظم کرنے کا عمل۔
- موضوع کا وہ عمل جو خود پر یا اپنے حوالے سے بیرونی اشیاء اور موضوعات پر ان کی تبدیلی یا ان کی خصوصیات میں تغیر کے مقصد سے اثرانداز ہو۔
انتظام:
انتظام:
- بطور عمل — انتظامی اقدامات کا وہ مجموعہ جو داخلے پر وسائل کو خروجی پر پیداوار میں تبدیل کر کے مقررہ اہداف کے حصول کو یقینی بناتا ہے۔
- بطور علم — تصورات، نظریات، اصولوں، طریقوں اور انتظام کی شکلوں کی صورت میں منظم معلومات کا نظام۔
- بطور کام — لوگوں اور اقتصادی اشیاء پر ہدفی معلوماتی اثر، جو ان کے اقدامات کو ہدایت دینے اور مطلوبہ نتائج حاصل کرنے کے مقصد سے کیا جاتا ہے۔
- بطور ادارہ — ڈھانچوں اور افراد کا مجموعہ جو سماجی نظاموں کے تمام وسائل کے استعمال اور ہم آہنگی کو ان کے اہداف کے حصول کے لیے یقینی بناتا ہے۔
بہت سی اور تعریفیں بھی موجود ہیں جن کے مطابق انتظام کو عنصر، کام، اثر، عمل، نتیجہ، انتخاب وغیرہ کے طور پر بیان کیا جاتا ہے۔ اگر انتظام کسی موضوع کے ذریعے انجام دیا جاتا ہے تو اسے سرگرمی کے طور پر دیکھنا چاہیے۔ یہ نقطہ نظر — انتظام ایک قسم کی عملی سرگرمی ہے (انتظامی سرگرمی) — انتظام کی کثیر الجہاتی نوعیت کی وضاحت کرتا ہے اور اس تصور کی تعریف کے مختلف طریقوں کو ایک دوسرے سے ہم آہنگ کرتا ہے۔
اگر انتظام کسی منظم ادارے کی سرگرمی ہے تو اس سرگرمی کا انجام دینا منظم نظام کا کام ہے، انتظام کا عمل سرگرمی (انتظامی) کے عمل کے مطابق ہے، منظم اثر اس کے نتیجے کے مطابق ہے وغیرہ۔ اگر منظم ادارہ اور منظم نظام دونوں موضوعات ہیں تو انتظام (منظم اداروں کی) سرگرمی ہے جو (منظم موضوعات کی) سرگرمی کو منظم کرتی ہے۔
انتظامی سرگرمی کی خصوصیات
انتظامی سرگرمی، پیشہ ورانہ عملی سرگرمی کی ایک قسم کے طور پر، مشترک خصوصیات رکھتی ہے۔ ان میں شامل ہیں: مخصوص حالات میں انسانی سرگرمی کی انفرادیت اور ناقابل پیش گوئی نوعیت (محدود صلاحیتوں اور وسائل کو مدنظر رکھتے ہوئے)، بدلتے ہوئے حالات کے ساتھ موافقت کی صلاحیت، ہدف مقرر کرنے کی صلاحیت، خود کو منظم کرنے اور ترقی کرنے کی صلاحیت۔ اس کے علاوہ، انتظامی سرگرمی کی اپنی مخصوص خصوصیات بھی ہیں:
انتظامی سرگرمی کی موضوعی نوعیت۔ انتظامی سرگرمی بنیادی طور پر موضوعی ہوتی ہے۔ بلاشبہ، تعریف کے مطابق، ہر سرگرمی موضوعی ہوتی ہے کیونکہ اسے ہمیشہ کوئی نہ کوئی موضوع انجام دیتا ہے، لیکن انتظامی سرگرمی کی صورت میں انتظامی موضوعات کی ذاتی صفات، ان کا پیشہ ورانہ تجربہ اور اخلاقی موقف اہم کردار ادا کرتے ہیں۔
انتظامی سرگرمی کے موضوع (انتظامی موضوع) کی جانب سے آزادانہ ہدف سازی اس سرگرمی کی ناگزیر خصوصیت ہے۔ عام طور پر، وہ نہ صرف اپنی سرگرمی کا مقصد بلکہ منظم نظام کی سرگرمی کا مقصد بھی خود مقرر کرتا ہے، انہیں کاموں میں تقسیم کرتا ہے اور ہدف کے حصول کے طریقے وضع کرتا ہے۔ البتہ بعض صورتوں میں انتظامی موضوع صرف اعلیٰ سطح کے نظام کے مقرر کردہ اہداف کو آگے منتقل کرتا ہے۔
انتظامی سرگرمی کے نتیجے کی بالواسطہ نوعیت اس بات میں مضمر ہے کہ انتظامی سرگرمی کا براہ راست نتیجہ وہ منظم اثر ہے جو منظم نظام پر ڈالا جاتا ہے۔ لیکن یہ اثر بذات خود نہیں ڈالا جاتا، بلکہ منظم نظام کے مطلوبہ رویے کو یقینی بنانے کے مقصد سے ڈالا جاتا ہے۔ انتظامی سرگرمی کا موضوع منظم نظام کی سرگرمی ہے۔ یعنی انتظامی سرگرمی کا حتمی (بالواسطہ) نتیجہ منظم نظام کی حالت (سرگرمی کا نتیجہ) ہے۔ اور انتظام کی کارکردگی اور انتظامی سرگرمی کی کارکردگی کا جائزہ بھی اسی نتیجے کی بنیاد پر لیا جاتا ہے۔
انتظامی سرگرمی کی تخلیقی نوعیت۔ دراصل، انتظام فیصلہ سازی ہے۔ اور فیصلہ سازی کے عمل کو مکمل طور پر رسمی نہیں بنایا جا سکتا؛ اس میں ہمیشہ غیر یقینی عوامل اور تخلیقیت کے عناصر موجود ہوتے ہیں۔ ساتھ ہی، تخلیقیت کافی حد تک موجودہ قانونی، اخلاقی اور دیگر اصولوں سے محدود ہوتی ہے اور وسائل اور دیگر پابندیوں میں جکڑی ہوتی ہے۔
منظم نظام کے رویے کی ماڈلنگ، پیش بینی اور پیش گوئی کرنے کی ضرورت، انتظامی اثرات کے تناظر میں۔
انتظامی موضوع کی اپنی سرگرمی اور اپنے ماتحت موضوعات اور/یا اشیاء کی سرگرمی کے عمل اور نتائج کی ذمہ داری۔ انتظامی موضوع نہ صرف اپنی سرگرمی کے براہ راست نتائج کا ذمہ دار ہوتا ہے، بلکہ اس کے بالواسطہ نتیجے کا بھی — یعنی منظم نظام کی حالت اور اس کی سرگرمی کے نتائج کا۔
ترقی اور موافقت۔ انتظامی سرگرمی کی ایک خصوصیت یہ ہے کہ انتظامی موضوع اور منظم نظام دونوں کی ترقی ضروری ہے، نیز بدلتے ہوئے بیرونی اور اندرونی حالات کے ساتھ ان کی موافقت بھی ضروری ہے۔
انتظام کا چکر
تنظیمی انتظام کے نظاموں کے کام کاج کو بیان کرنے کے لیے انتظامی چکر کا تصور استعمال کیا جاتا ہے، یعنی وہ ماڈل جو انتظام کے عمل کو مخصوص مراحل کے تسلسل کے ساتھ دہرائے جانے کے طور پر بیان کرتا ہے۔ آج تک انتظامی چکر کی وضاحت کے درجنوں ماڈل معلوم ہیں، مثلاً:
- A. Fayol کا چکر۔ منصوبہ بندی – تنظیم – ترغیب (محرک) – کنٹرول؛
- W. Deming کا PDCA چکر۔ Plan – منصوبہ بنائیں، Do – کریں، Check – جانچیں، Act – اثر ڈالیں؛
- معلومات کا حصول – منصوبہ بندی – عملدرآمد – ریکارڈ – کنٹرول - تجزیہ – ضابطہ کاری کا چکر؛
کسی بھی انتظامی سرگرمی کی بنیاد میں انتظام کے مسلسل چکر کا تصور ہے جو ہر جگہ میٹرکس اور اشاریوں (بیان اور پیمائش کے لیے) اور مقداری ماڈلوں کا استعمال کرتا ہے۔ اس میں اہم توجہ ان طریقوں، اوزاروں اور حلوں پر مرکوز ہے جو مقداری طور پر ظاہر کی گئی سرگرمی کی کارکردگی بڑھانے کے لیے ہیں۔ کارکردگی کے انتظام کے نظام کے تمام اجزاء کو استعمال شدہ انتظامی چکر کے ماڈلوں میں مخصوص مقداری وضاحتوں، اشاریوں اور ماڈلوں کے نظام کے ذریعے ظاہر کیا جاتا ہے۔
انتظام کا نظامی طریقہ کار
نظامی طریقہ کار نے، انتظام کی کسی بھی چیز اور ڈھانچے کے تجزیے کے اصول عام سے خاص کی طرف کو نافذ کرتے ہوئے، تنظیموں کو عناصر کے نظاموں کے طور پر دیکھنے کی تجویز دی جن کے لیے ایسے اہداف اور مقاصد طے کیے جائیں جو ان کی بہترین ترقی کو یقینی بنائیں۔
انتظام کے نظامی طریقہ کار کے بنیادی اجزاء:
- کسی بھی مسئلے کا حل اہداف کی واضح تشکیل سے شروع ہوتا ہے؛
- مسئلے یا کام کو حتمی اہداف کے ساتھ ہر جزوی حل کے تعلق میں اہداف کے درخت کے طور پر دیکھنا چاہیے؛
- اہداف کے حصول کے راستے طے کرتے وقت دیگر ممکنہ اور متبادل اختیارات پر بھی غور کرنا چاہیے؛
- ذیلی نظاموں کے اہداف کو نظام کے حتمی اہداف سے متصادم نہیں ہونے دینا چاہیے۔
نظامی طریقہ کار کی روشنی میں انتظام
نظامی طریقہ کار کی روشنی میں انتظام ایک پیچیدہ عمل ہے جو ضابطہ کاری اور اصل انتظام پر مشتمل ہے۔ ضابطہ کاری کا کام نظام کے بعض مخصوص پیرامیٹرز کو مقررہ سطح پر برقرار رکھنا ہے۔ اصل انتظام نظام کی اسی مقررہ حالت کا تعین کرنا ہے۔ انتظام سے مراد ڈیزائن، منصوبہ بندی یعنی حکمت عملی کے کام ہیں، جبکہ ضابطہ کاری سے مراد عملی قیادت اور اس سے متعلق تمام کام ہیں۔
کسی پیچیدہ بے ترتیب نظام کے کام کاج کا مطالعہ کرنے کے لیے اس نظام کو منظم اور منظم شدہ ذیلی نظاموں کی شکل میں پیش کرنا مناسب ہے۔ منظم شدہ ذیلی نظام کے پیرامیٹرز طے کر کے، منظم ذیلی نظام کو رائے دہی کے اصول پر انہیں مقررہ سطح پر برقرار رکھنا چاہیے۔
رائے دہی کے ساتھ ضابطہ کاری نہ صرف مخصوص قسم کی بلکہ ہر طرح کی گڑبڑ کی تلافی کی ضمانت دیتی ہے۔ اس صورت میں نظام پر ان گڑبڑیوں کے اثر کی تلافی ہو جاتی ہے جن کے پیدا ہونے کی وجہ عموماً معلوم نہیں ہوتی۔ یہ اس وقت خاص طور پر اہم ہے جب ہم ایسے انتہائی پیچیدہ نظاموں سے واسطہ رکھتے ہیں جن کی تفصیلی وضاحت نہیں کی جا سکتی۔
نظامی تجزیے کے نقطہ نظر سے نظام کی اصطلاح کو اجزاء کے ایک ایسے مجموعے کے طور پر بیان کیا جا سکتا ہے جو کسی مخصوص حکمت عملی ہدف کے حصول کے لیے یکجا کیے گئے ہوں۔ اس سلسلے میں ایک ہدف (یا کام) ابھرتا ہے جس کے حصول (حل) کے لیے نظام بنایا گیا ہے۔ اور چونکہ یہ ہدف حکمت عملی کا ہے، اس لیے نظام کو اس کے حصول کے لیے بہت سے عملی کام بھی حل کرنے ہوتے ہیں۔
بعض منتظمین کی یہ خواہش قابل فہم ہے کہ وہ انفرادی، جزوی سوالات پر توجہ مرکوز کریں۔ وہ جزئیات کی حدود کو وسیع کرنے کی کوشش کرتے ہیں، انضمام کے کام کو ایک طرف چھوڑ کر جو متعدد شعبوں سے حاصل نتائج کو یکجا کرتا ہے، حالانکہ ان کے لیے انتظام کے انضمام کا مسئلہ ہی مرکزی ہے۔ قیادت کا جوہر ہم آہنگی ہے، اور یہ واضح ہے کہ مذکورہ جیسا ترکیب کا عمل مختلف سطحوں کے منتظمین کے لیے کارآمد ہو سکتا ہے۔ جب منتظمین انفرادی تخصصی شعبوں پر توجہ مرکوز کرتے ہیں تو وہ اپنے اداروں کے عمومی اہداف اور بڑے نظاموں میں ان کے کردار کو نظرانداز کر سکتے ہیں۔ اگر وہ مجموعی تصویر کو واضح طور پر دیکھ سکیں تو وہ اپنے فرائض زیادہ موثر طریقے سے ادا کر سکتے ہیں۔
عمومی نظامی طریقہ کار کو نظرانداز کرنا جان بوجھ کر بھی ہو سکتا ہے کیونکہ شعبہ جاتی یا فعلی ذیلی اکائیوں کے منتظمین مجموعی کام کے نتائج میں اپنے اقدامات کی اہمیت کو بڑھا چڑھا کر پیش کرتے ہیں۔ بعض اوقات یہ نظراندازی جان بوجھ کر نہیں بلکہ انفرادی سوالات پر فیصلہ کرنے والے شخص کی اس ناکامی کی وجہ سے ہوتی ہے کہ وہ اپنے فیصلوں کے ادارے کی دوسری سرگرمیوں پر اثرات کا تصور نہیں کر پاتا۔ انتظام کے نظامی طریقہ کار کے استعمال میں بنیادی بات یہ ہے کہ ذیلی نظاموں اور باہم مربوط حصوں کے نیٹ ورک کی واضح تصویر حاصل کی جائے جو مجموعی طور پر ایک اکائی بناتے ہیں۔
نظامی طریقہ کار کے تصورات نظام کے واضح تصور کے بغیر ناقابل تصور ہیں۔ نظام عناصر کا ایک مکمل مجموعہ ہے جو متحرک طور پر ایک دوسرے سے جڑے ہوئے ہیں۔ نظام کو صرف ماحول کے ساتھ اتحاد میں دیکھا جا سکتا ہے۔ عام طور پر، کوئی بھی نظام ایک اعلیٰ درجے کے نظام کا عنصر ہوتا ہے، اور کسی بھی نظام کے عنصر کو بدلے میں ایک ادنیٰ درجے کے نظام کے طور پر دیکھا جا سکتا ہے۔
نظام کی یکجائی اور اس کے عناصر کا باہمی ربط صرف نظام کے ہدف کے حوالے سے متعین ہوتا ہے۔ ساتھ ہی نظام کو کسی حقیقی چیز سے یکسر نہیں کیا جا سکتا، کیونکہ کسی بھی چیز کو مختلف زاویوں سے دیکھا جا سکتا ہے اور اس کے مطابق متعدد نظام نکالے جا سکتے ہیں جو اس چیز کے کام کاج کے کسی نہ کسی پہلو کی عکاسی کرتے ہیں۔ انفرادی عناصر کی تحقیق کی بنیاد پر پیچیدہ نظاموں کے کام کاج کا مطالعہ ناممکن ہے، کیونکہ پیچیدہ نظام ابھرنے (Emergence) کی خصوصیت رکھتے ہیں — یعنی نظام کی یہ صلاحیت کہ وہ ایسی خصوصیات ظاہر کرے جو نظام کے کسی بھی واحد عنصر میں موجود نہ ہوں۔
نظامی طریقہ کار اور نظریہ نظام کے استعمال نے تنظیموں اور انتظام کے کسی بھی درجہ بندی کو ان کے اجزاء کی وحدت میں، نیز بیرونی دنیا کے عالمی نظام میں دیکھنے میں مدد کی۔ ساتھ ہی، دیگر مکاتب کے تصورات اور طریقوں کو یکجا کرنے کا موقع ملا جو مختلف اوقات میں انتظام کی عمل اور نظریے میں غالب رہے۔ نظامی طریقہ کار نے انتظام کے نظریے میں وہ طریقے اور اکتسابات شامل کیے جو صحیح علوم، انجینئرنگ، قدرتی اور انسانی علوم میں حاصل ہوئے تھے۔
تاہم سب سے اہم جو کچھ نظامی طریقہ کار نے انتظام کے نظریے کو دیا وہ سوچ کے نئے طریقے کی تشکیل ہے۔ نظامی طریقہ کار نے منتظمین کو اپنی تنظیم کا مقام بیرونی دنیا کے نظام میں متعین کرنے، یہ سمجھنے کا موقع دیا کہ انتظام کا کوئی بھی ڈھانچہ ایک کھلا نظام ہے، اور نتیجتاً یہ کہ تنظیم کے انتظام کو بند نظام کی طرح نہیں بنایا جا سکتا، یعنی تنظیم کے اندر انتظامی عمل پر بیرونی ماحول کے اثر کو نظرانداز کیے بغیر۔ صرف نظامی طریقہ کار کے استعمال کے وقت سے ماحول کو انتظام کے بنیادی متغیرات میں سے ایک کے طور پر دیکھا جانے لگا۔
انتظام کے نظریے اور عمل پر نظامی طریقہ کار کے اطلاق کا ایک اہم نتیجہ یہ ہے کہ مختلف انتظامی مکاتب کے تمام تصورات اور اکتسابات کو یکجا کرنے کا امکان پیدا ہوا۔ اس کے لیے انہیں انتظام کے نظریے میں نظاموں کے بجائے ذیلی نظاموں کے طور پر پیش کرنا کافی تھا۔ فوراً ہی طریقوں کی محدودیت اور ان کے استعمال کے امکانات کا تصور واضح ہو گیا۔ خاص طور پر اس لیے بھی کہ انتظام کا ہر مکتب اپنی توجہ تنظیموں کے کسی ایک پہلو (ذیلی نظام) پر مرکوز کرتا تھا: لوگوں، ڈھانچوں، انتظام کے طریقوں وغیرہ پر۔ رویاتی مکتب نے انتظام کے سماجی دائرے کا مطالعہ کیا۔ سائنسی انتظام اور مقداری طریقوں کے مکاتب نے بنیادی طور پر تکنیکی نظاموں میں انتظام کے پہلوؤں کا مطالعہ کیا۔ صرف نظامی طریقہ کار نے تنظیموں کے تمام اجزاء کو ایک مکمل اکائی میں یکجا کرنے کا موقع دیا۔
نظامی طریقہ کار نے تنظیم کو ایک کھلے نظام کے طور پر پیش کرنے کا موقع دیا جس کے داخلوں میں انسانی، مادی، مالی اور معلوماتی وسائل ہیں، جہاں وہ انتظام کے الگورتھم، طریقوں، ذرائع اور ٹیکنالوجیوں کے مطابق خروجی میں تبدیل ہو کر تنظیم کے حاصل شدہ اہداف اور سرگرمی کے نتائج (منافع، تجارتی اجناس کی مقدار اور معیار میں اضافہ، کام کی کارکردگی کے اشاریوں میں اضافہ، مادی ترغیب، محنت کی پیداواریت میں اضافہ وغیرہ) کی شکل اختیار کر لیتے ہیں۔