Management — ניהול

ניהול — הוא תהליך של השפעה על מערכת לשם השגת מטרות מוגדרות, הכולל את ארגון פעילותה, שמירה על מבנה ומשטר התפקוד שלה. הוא מייצג מכלול פעולות המכוונות לשינוי משאבים לצורך המרתם לתוצאה, וכן לתיאום ולשימוש יעיל בכל המשאבים הזמינים להשגת מטרות המערכת. הניהול מתממש דרך השפעה ממוקדת על רכיבי המערכת ומכוון לשמירת מצבה והתנהגותה הנדרשים.

מושג הניהול

ניהול:

• מרכיב ותפקוד של מערכות מאורגנות מסוגים שונים: ביולוגיות, חברתיות, טכניות, המבטיח שמירת מבנה מסוים שלהן, תחזוקת משטר הפעילות, יישום תוכנית ומטרות הפעילות;
• השפעה על מערכת מנוהלת לשם הבטחת ההתנהגות הנדרשת ממנה;
• תהליך של ארגון פעילות מושא הניהול על ידי סובייקט הניהול לשם השגת המטרות שהוצבו.
• פעולת הסובייקט המופנית כלפי עצמו או כלפי עצמים וסובייקטים חיצוניים ביחס לעצמו, לשם שינויים או שינוי תכונותיהם.

ניהול:

ניהול:

• כתהליך — מכלול פעולות ניהוליות המבטיחות השגת המטרות שהוצבו על ידי המרת משאבים ב"כניסה" לתפוקה ב"יציאה".
• כמדע — מערכת של ידע מסודר בדמות מושגים, תיאוריות, עקרונות, שיטות וצורות ניהול.
• כפונקציה — השפעה מידעית ממוקדת על אנשים ועל עצמים כלכליים, המתבצעת לשם כוון פעולותיהם והשגת תוצאות רצויות.
• כמנגנון — מכלול מבנים ואנשים המבטיחים שימוש ותיאום של כל המשאבים של מערכות חברתיות לשם השגת מטרותיהן.

קיימים גם הגדרות רבות נוספות, לפיהן מוגדר הניהול כ: מרכיב, פונקציה, השפעה, תהליך, תוצאה, בחירה וכו'. אם הניהול מבוצע על ידי סובייקט, יש לראות בניהול פעילות. גישה זו: ניהול — כסוג של פעילות מעשית (פעילות ניהולית), מסבירה את "רב-הממדיות" של הניהול ומפייסת בין גישות שונות להגדרת מושג זה.

אם הניהול הוא פעילות של גוף מנהל, הרי שביצוע פעילות זו מהווה פונקציה של המערכת המנהלת, תהליך הניהול תואם את תהליך הפעילות (הניהולית), ההשפעה המנהלת — תוצאתה וכו'. אם גם הגוף המנהל וגם המערכת המנוהלת הם סובייקטים, הרי שהניהול הוא פעילות (של גופים מנהלים) לארגון הפעילות (של סובייקטים מנוהלים).

מאפיינים של הפעילות הניהולית

הפעילות הניהולית, כאחד מסוגי הפעילות המעשית המקצועית, כוללת מאפיינים כלליים. ביניהם: ייחודיות ואי-צפיות של פעילות אנושית בתנאים ספציפיים (בין היתר, תוך התחשבות במשאבים ויכולות מוגבלות), יכולת הסתגלות לתנאים משתנים, יכולת קביעת מטרות, יכולת לארגון עצמי ופיתוח. מעבר לכך, הפעילות הניהולית מאופיינת בשורה של מאפיינים הייחודיים לה:

סובייקטיביות של הפעילות הניהולית. הפעילות הניהולית היא סובייקטיבית מיסודה. כמובן, מעצם הגדרתה, כל פעילות היא סובייקטיבית, שכן תמיד מבוצעת על ידי סובייקט כלשהו, אך במקרה של פעילות ניהולית, תכונותיהם האישיות של סובייקטי הניהול, ניסיונם המקצועי ועמדתם האתית ממלאים תפקיד מהותי.

קביעת מטרות עצמאית, המתבצעת על ידי סובייקט הפעילות הניהולית (סובייקט הניהול), היא מאפיין בלתי נפרד שלה. ככלל, הוא מגדיר באופן עצמאי לא רק את מטרת פעילותו שלו, אלא גם את מטרת פעילות המערכת המנוהלת, מפרק אותן למשימות ומגדיר דרכים להשגת המטרה. במקרים מסוימים, אמנם, סובייקט הניהול רק מעביר מטרות שגובשו על ידי רמה גבוהה יותר של המערכת.

עקיפות תוצאת הפעילות הניהולית טמונה בכך שהתוצאה הישירה של הפעילות הניהולית היא ההשפעה המנהלת המופעלת על המערכת המנוהלת. אך השפעה זו אינה מתבצעת כשלעצמה, אלא לשם הבטחת ההתנהגות הנדרשת של המערכת המנוהלת. נושא הפעילות הניהולית הוא פעילות המערכת המנוהלת. כלומר, התוצאה הסופית (העקיפה) של הפעילות הניהולית היא מצב (תוצאת הפעילות) של המערכת המנוהלת. ולפי תוצאה זו נמדדת יעילות הניהול ויעילות הפעילות הניהולית.

אופי יצירתי של הפעילות הניהולית. למעשה, ניהול הוא קבלת החלטות. ותהליך קבלת ההחלטות אינו ניתן לפורמליזציה מלאה; תמיד קיימים בו גם גורמי אי-ודאות וגם יסודות של יצירתיות. עם זאת, יצירתיות זו מוסדרת במידה רבה על ידי נורמות משפטיות, אתיות ואחרות קיימות, ו"כלואה" בגבולות מגבלות משאבים ואחרות.

הכרח בדגמון, ניבוי ותחזית של התנהגות המערכת המנוהלת בהתאם להשפעות המנהלות.

אחריות סובייקט הניהול על תהליך ותוצאות פעילותו שלו ופעילות הסובייקטים ו/או העצמים שבניהולו. סובייקט הניהול נושא באחריות לא רק על תוצאות ישירות של פעילותו שלו, אלא גם על תוצאתה העקיפה — על מצב המערכת המנוהלת ותוצאות פעילותה.

פיתוח והסתגלות. מאפיין של הפעילות הניהולית הוא הצורך בפיתוח הן של סובייקט הניהול והן של המערכת המנוהלת, וכן הסתגלותם לתנאים חיצוניים ופנימיים משתנים.

מחזור הניהול

לתיאור תפקוד מערכות ניהול ארגוניות משמש מושג מחזור הניהול, כלומר מודל המתאר את תהליך הניהול כחזרה עוקבת על שלבים טיפוסיים. כיום ידועים עשרות מודלים לתיאור מחזור הניהול, לדוגמה:

• מחזור A. Fayol. תכנון — ארגון — עידוד (מוטיבציה) — בקרה;
• מחזור W. Deming PDCA. Plan — תכנן, Do — עשה, Check — בדוק, Act — פעל;
• מחזור איסוף מידע — תכנון — יישום — הנהלת חשבונות — בקרה — ניתוח — ויסות;

בבסיסה של כל פעילות ניהולית עומד הרעיון של מחזור ניהול רציף, המשתמש באופן נרחב במדדים ובאינדיקטורים (ל"תיאור ומדידה") ובמודלים כמותיים. מוקד תשומת הלב הראשית מרוכז בשיטות, כלים ופתרונות המכוונים לשיפור האפקטיביות הכמותית של הפעילות. כל מרכיבי מערכת ניהול האפקטיביות מיוצגים במודלים המיושמים של מחזור הניהול דרך מערכת של תיאורים כמותיים ספציפיים, אינדיקטורים ומודלים.

הגישה המערכתית לניהול

הגישה המערכתית, המממשת את עקרון ניתוח כל עצם ומבנה ניהולי "מהכלל לפרט", הציעה לראות בארגונים מערכות של רכיבים, שעבורם יש לגבש מטרות ומשימות המבטיחות את פיתוחם האופטימלי.

מרכיבים עיקריים של הגישה המערכתית לניהול:

• פתרון כל בעיה מתחיל בגיבוש ברור של מטרות;
• יש לבחון בעיה או משימה כעץ מטרות בשזירת כל פתרון פרטי עם המטרות הסופיות;
• בקביעת דרכי השגת המטרות יש לשקול אפשרויות חלופיות אחרות;
• אסור להרשות שמטרות תת-מערכות בודדות יסתרו את המטרות הסופיות של המערכת.

ניהול מנקודת מבט מערכתית

ניהול מנקודת מבט מערכתית הוא תהליך מורכב המורכב מוויסות ומניהול כשלעצמו. משימת הוויסות היא שמירת פרמטרים מסוימים של המערכת ברמה נתונה. הניהול כשלעצמו מתבטא בקביעת מצב נתון זה של המערכת ממש. ניהול הוא עיצוב, תכנון, כלומר פונקציות אסטרטגיות, וויסות הוא ניהול אופרטיבי וכל הפונקציות הקשורות בו.

לשם חקר תפקוד מערכת סטוכסטית מורכבת, כדאי לייצג מערכת זו כתת-מערכת מנהלת ותת-מערכת מנוהלת. לאחר הגדרת פרמטרי תת-המערכת המנוהלת, על תת-המערכת המנהלת לשמור עליהם ברמה הנתונה לפי עיקרון משוב.

וויסות עם משוב מבטיח פיצוי על הפרעות לא רק מסוג מסוים, אלא גם על כל הפרעה בכלל. בכך מפוצה השפעת הפרעות על המערכת, שסיבת הופעתן, בדרך כלל, אינה ידועה. הדבר חשוב במיוחד כאשר מדובר במערכות מורכבות מאוד, שאינן ניתנות לתיאור מפורט.

מנקודת מבט של ניתוח מערכות, ניתן להגדיר את המונח "מערכת" כמכלול של רכיבים מרובים, המאוחדים להשגת מטרה אסטרטגית מסוימת. בהקשר זה עולה מטרה (או משימה) שלשמה (לפתרונה) נוצרה המערכת. ומאחר שמטרה זו היא אסטרטגית, על המערכת להשגתה לפתור גם משימות טקטיות רבות.

מובנת רצונם של כמה מנהלים לרכז את מאמציהם בנושאים פרטניים וספציפיים. הם מנסים להרחיב את גבולות הפרטים, מותירים בצד את משימת שילוב התוצאות שהתקבלו מאגפים רבים, אף כי עבורם בדיוק בעיית השילוב של הניהול היא המרכזית. מהות ההנהגה היא תיאום, ומובן שתהליך הסינתזה האמור עשוי להועיל למנהלים ברמות שונות ביותר. כאשר מנהלים מרכזים תשומת לב בתחומים מתמחים בודדים, הם עלולים לאבד מנגד את המטרות הכלליות של ארגוניהם ואת תפקידם במערכות גדולות יותר. אם יתפסו בבירור את "התמונה הכוללת", יוכלו למלא את תפקידיהם ביעילות גבוהה יותר.

התעלמות מהגישה המערכתית הכוללת עשויה להיות מכוונת, מפני שמנהלי אגפים או יחידות פונקציונליות נוטים להגזים בחשיבות פעולותיהם שלהם לתוצאות המאמץ הכולל. לעיתים התעלמות זו אינה מכוונת, אלא נובעת מחוסר יכולת של אדם המקבל החלטות בנושאים פרטניים לדמיין את ההשלכות של החלטותיו על כיווני פעילות אחרים של הארגון. העיקר בשימוש בגישה המערכתית לניהול הוא קבלת תמונה ברורה של רשת תת-המערכות והחלקים הקשורים זה בזה, המרכיבים מכלול אחד.

רעיונות הגישה המערכתית אינם ניתנים להמשגה ללא מושג ברור של מערכת. מערכת היא מכלול שלם של רכיבים הקשורים דינמית זה בזה. ניתן לבחון מערכת רק באחדות עם הסביבה המקיפה אותה. ככלל, כל מערכת מהווה רכיב של מערכת ממדרגה גבוהה יותר, ורכיב של כל מערכת ניתן בתורו לבחינה כמערכת ממדרגה נמוכה יותר.

שלמות המערכת והקשר ההדדי בין רכיביה נקבעים אך ורק ביחס למטרת המערכת. בו בזמן, אין להזדהות המערכת עם עצם ממשי, שכן כל עצם ניתן לבחינה מזוויות ראייה שונות; בהתאם לכך ניתן להבחין במערכות מרובות המשקפות פן זה או אחר של תפקוד העצם. לא ניתן לחקור את עבודתן של מערכות מורכבות על בסיס חקר רכיבים בודדים, שכן למערכות מורכבות תכונות אמרג'נטיות — יכולת המערכת לגלות תכונות שאינן אופייניות לאף רכיב של המערכת.

שימוש בגישה המערכתית ובתורת המערכות סייע לראות את הארגונים וכל ההיררכיות הניהוליות באחדות חלקיהם המרכיבים, וכן במערכת הגלובלית של העולם החיצון. בו-זמנית, נוצרה אפשרות לשלב רעיונות וגישות של אסכולות אחרות, שדמינו בפרקטיקה ובתיאוריה של הניהול בתקופות שונות. הגישה המערכתית הכניסה לתיאוריית הניהול שיטות והישגים שהתקבלו במדעים מדויקים, בטכניקה, במדעי הטבע ובמדעי הרוח.

אולם העיקר שנתנה הגישה המערכתית לתיאוריית הניהול הוא גיבוש אופן חשיבה חדש. הגישה המערכתית אפשרה למנהלים לקבוע את מקום הארגון שבראשותו במערכת העולם החיצון, להבין שכל מבנה ניהולי הוא מערכת פתוחה, וכתוצאה מכך — שלא ניתן לבנות את ניהול הארגון כמו מערכת סגורה, כלומר ללא התחשבות בהשפעת הסביבה החיצונית על תהליכי הניהול בתוך הארגון. רק מאז שהחלה השימוש בגישה המערכתית לניהול, החלה הסביבה להיחשב כאחד ממשתני הניהול הבסיסיים.

תוצאה חשובה של יישום הגישה המערכתית לתיאוריה ולפרקטיקה של הניהול היא שנוצרה אפשרות לאחד את כל הרעיונות וההישגים שנתקבלו על ידי אסכולות ניהול שונות. לשם כך די היה לייצגן לא כמערכות אלא כתת-מערכות בתיאוריית הניהול. מיד הופיעה תפיסה של מגבלות הגישות ואפשרויות השימוש בהן. ובמיוחד שכל אסכולת ניהול ריכזה מאמציה באחד מפנֵי (תת-מערכות) הארגונים: אנשים, מבנות, שיטות ניהול וכו'. האסכולה הביהביוריסטית חקרה את התחום החברתי של הניהול. אסכולות הניהול המדעי והשיטות הכמותיות חקרו בעיקר היבטי ניהול במערכות טכניות. רק הגישה המערכתית אפשרה לאחד את כל מרכיבי הארגונים למכלול אחד.

הגישה המערכתית אפשרה לייצג את הארגון כמערכת פתוחה, ש"כניסותיה" הן משאבי כוח אדם, חומר, כספים ומידע, שם הם בהתאם לאלגוריתמים, לגישות, לשיטות, לאמצעים ולטכנולוגיות ניהול מומרים ל"יציאות" בדמות מטרות שהושגו ותוצאות פעילות הארגון (רווח, גידול במסת הסחורות ובאיכות המוצרים, גידול מדדי עבודה, תמריצים חומריים, גידול פריון העבודה וכו').