Gestione

Gestione — è il processo di influenza su un sistema per raggiungere obiettivi prefissati, che comprende l'organizzazione della sua attività, la preservazione della struttura e del regime di funzionamento. Essa rappresenta un insieme di azioni volte alla trasformazione delle risorse per convertirle in risultati, nonché al coordinamento e all'utilizzo efficace di tutte le risorse disponibili per raggiungere gli obiettivi del sistema. La gestione si realizza attraverso un'influenza mirata sugli elementi del sistema ed è orientata al mantenimento del suo stato e comportamento richiesti.

Concetto di gestione

Gestione:

• elemento, funzione di sistemi organizzati di varia natura: biologica, sociale, tecnica, che garantisce la preservazione di una determinata struttura, il mantenimento del regime di attività, la realizzazione del programma e degli obiettivi dell'attività;
• influenza sul sistema gestito al fine di assicurarne il comportamento richiesto;
• processo di organizzazione dell'attività dell'oggetto gestito da parte del soggetto gestore per raggiungere gli obiettivi prefissati.
• azione del soggetto, diretta verso se stesso o verso oggetti e soggetti esterni, con lo scopo di trasformarli o modificarne le proprietà.

Gestione:

Gestione:

• come processo – insieme di azioni gestionali che assicurano il raggiungimento degli obiettivi prefissati trasformando le risorse in «ingresso» in prodotti in «uscita».
• come scienza – sistema di conoscenze ordinate sotto forma di concetti, teorie, principi, metodi e forme di gestione.
• come funzione – influenza informativa mirata sulle persone e sugli oggetti economici, esercitata allo scopo di orientare le loro azioni e ottenere i risultati desiderati.
• come apparato – insieme di strutture e persone che garantiscono l'utilizzo e il coordinamento di tutte le risorse dei sistemi sociali per raggiungerne gli obiettivi.

Esistono anche molte altre definizioni, secondo le quali la gestione viene definita come: elemento, funzione, influenza, processo, risultato, scelta, ecc. Se la gestione è esercitata da un soggetto, essa deve essere considerata come un'attività. Tale approccio — la gestione come tipo di attività pratica (attività gestionale) — spiega la «poliedricità» della gestione e concilia tra loro i diversi approcci alla definizione di questo concetto.

Se la gestione è l'attività di un organo di controllo, allora lo svolgimento di tale attività è la funzione del sistema gestente, il processo di gestione corrisponde al processo dell'attività (gestionale), l'influenza gestionale corrisponde al suo risultato, ecc. Se sia l'organo di controllo sia il sistema gestito sono soggetti, allora la gestione è l'attività (degli organi di controllo) volta a organizzare l'attività (dei soggetti gestiti).

Caratteristiche dell'attività gestionale

L'attività gestionale, in quanto tipo di attività pratica professionale, possiede caratteristiche generali. Tra queste: l'unicità e l'imprevedibilità dell'attività umana in condizioni specifiche (tenendo conto, tra l'altro, delle capacità e risorse limitate), la capacità di adattarsi alle condizioni mutevoli, la capacità di definire obiettivi, la capacità di auto-organizzazione e sviluppo. Oltre a ciò, l'attività gestionale è caratterizzata da una serie di peculiarità proprie:

Soggettività dell'attività gestionale. L'attività gestionale è fondamentalmente soggettiva. Certo, per definizione, qualsiasi attività è soggettiva, poiché viene sempre svolta da un determinato soggetto, ma nel caso dell'attività gestionale le qualità personali dei soggetti di gestione, la loro esperienza professionale e la posizione etica svolgono un ruolo essenziale.

La definizione autonoma degli obiettivi, effettuata dal soggetto dell'attività gestionale (soggetto di gestione), è una sua caratteristica imprescindibile. Di norma, egli formula autonomamente non solo l'obiettivo della propria attività, ma anche l'obiettivo dell'attività del sistema gestito, li decompone in compiti, formula i modi per raggiungere l'obiettivo. In alcuni casi, tuttavia, il soggetto di gestione si limita a trasmettere gli obiettivi formulati dal livello superiore del sistema.

La mediazione del risultato dell'attività gestionale consiste nel fatto che il risultato immediato dell'attività gestionale è l'influenza gestionale esercitata sul sistema gestito. Ma tale influenza non si esercita di per sé, bensì con lo scopo di assicurare il comportamento richiesto del sistema gestito. L'oggetto dell'attività gestionale è l'attività del sistema gestito. Pertanto, il risultato finale (mediato) dell'attività gestionale è lo stato (il risultato dell'attività) del sistema gestito. Ed è proprio in base a tale risultato che viene valutata l'efficacia della gestione, l'efficacia dell'attività gestionale.

Carattere creativo dell'attività gestionale. In sostanza, la gestione è il processo decisionale. Il processo decisionale non può essere completamente formalizzato: in esso sono sempre presenti sia fattori indeterminati sia elementi di creatività. Al tempo stesso, la creatività è in larga misura regolamentata dalle norme giuridiche, etiche e di altro tipo esistenti, ed è «compressa» da vincoli di risorse e da altri limiti.

Necessità di modellizzazione, previsione e pronostico del comportamento del sistema gestito in funzione delle influenze gestionali.

Responsabilità del soggetto di gestione per il processo e i risultati della propria attività e dell'attività dei soggetti e/o oggetti da lui gestiti. Il soggetto di gestione è responsabile non solo dei risultati immediati della propria attività, ma anche del suo risultato mediato — dello stato del sistema gestito e dei risultati della sua attività.

Sviluppo e adattamento. Una peculiarità dell'attività gestionale è la necessità di sviluppo sia del soggetto di gestione sia del sistema gestito, nonché la loro adattazione alle condizioni esterne e interne in cambiamento.

Ciclo di gestione

Per descrivere il funzionamento dei sistemi di gestione organizzativa viene utilizzato il concetto di ciclo gestionale, ossia un modello che descrive il processo di gestione come una ripetizione sequenziale di fasi tipiche. Ad oggi sono noti alcune decine di modelli per la descrizione del ciclo gestionale, ad esempio:

• ciclo di A. Fayol. Pianificazione – Organizzazione – Stimolazione (motivazione) – Controllo;
• ciclo di W. Deming PDCA. Plan – pianifica, Do – esegui, Check – verifica, Act – agisci;
• ciclo Raccolta informazioni – Pianificazione – Realizzazione – Registrazione – Controllo – Analisi – Regolazione;

Alla base di qualsiasi attività gestionale vi è l'idea di un ciclo di gestione continuo, che utilizza ovunque metriche e indicatori (per la «descrizione e misurazione») e modelli quantitativi. Il focus principale è concentrato su metodi, strumenti e soluzioni volti ad aumentare l'efficienza dell'attività espressa quantitativamente. Tutte le componenti del sistema di gestione dell'efficacia dell'attività sono rappresentate nei modelli del ciclo gestionale applicati attraverso un sistema di descrizioni quantitative specifiche, indicatori e modelli.

Approccio sistemico alla gestione

L'approccio sistemico, realizzando il principio di analisi di qualsiasi oggetto e struttura gestionale «dal generale al particolare», ha proposto di considerare le organizzazioni come sistemi di elementi, per i quali devono essere formulati obiettivi e compiti che ne garantiscano uno sviluppo ottimale.

Componenti principali dell'approccio sistemico alla gestione:

• la soluzione di qualsiasi problema inizia con la chiara formulazione degli obiettivi;
• il problema o il compito deve essere considerato come un albero di obiettivi in correlazione di ogni soluzione parziale con gli obiettivi finali;
• nel determinare i percorsi per raggiungere gli obiettivi, occorre esaminare altre possibili varianti alternative;
• non si deve permettere che gli obiettivi dei singoli sottosistemi contraddicano gli obiettivi finali del sistema.

Gestione dal punto di vista dell'approccio sistemico

La gestione dal punto di vista dell'approccio sistemico è un processo complesso, composto da regolazione e gestione in senso stretto. Il compito della regolazione consiste nel mantenere alcuni parametri definiti del sistema a un livello prestabilito. La gestione in senso stretto consiste nel determinare proprio tale stato prestabilito del sistema. La gestione è progettazione, pianificazione, ossia funzioni strategiche, mentre la regolazione è la guida operativa e tutte le funzioni ad essa connesse.

Per studiare il funzionamento di un sistema stocastico complesso è opportuno rappresentare tale sistema come sottosistema di controllo e sottosistema controllato. Fissati i parametri del sottosistema controllato, il sottosistema di controllo deve mantenerli al livello prestabilito secondo il principio della retroazione.

La regolazione con retroazione garantisce la compensazione di perturbazioni non solo di un certo tipo, ma di qualsiasi perturbazione in generale. In questo modo viene compensata l'influenza sul sistema di perturbazioni la cui causa di insorgenza è, in linea di massima, sconosciuta. Ciò è particolarmente importante quando si ha a che fare con sistemi molto complessi, non suscettibili di una descrizione dettagliata.

Dal punto di vista dell'analisi sistemica, il termine «sistema» può essere definito come un insieme di molteplici componenti uniti per raggiungere un determinato obiettivo strategico. In relazione a ciò nasce un obiettivo (o compito) per il cui raggiungimento (risoluzione) è stato creato il sistema. E poiché tale obiettivo è strategico, il sistema per raggiungerlo deve risolvere anche molti compiti tattici.

È del tutto comprensibile il desiderio di alcuni dirigenti di concentrare i propri sforzi su singole questioni specifiche. Essi cercano di ampliare i confini dei particolari, tralasciando il compito di integrare i risultati ottenuti da molte divisioni, sebbene per loro proprio il problema dell'integrazione gestionale sia centrale. L'essenza della direzione risiede nel coordinamento, ed è chiaro che un processo di sintesi come quello menzionato può essere utile a dirigenti dei livelli più diversi. Quando i dirigenti concentrano l'attenzione su singole aree specializzate, possono perdere di vista gli obiettivi generali delle loro imprese e il loro ruolo nei sistemi più ampi. Se avranno una chiara visione del «quadro generale», potranno svolgere le proprie funzioni in modo più efficace.

L'ignoranza dell'approccio sistemico globale può essere intenzionale, poiché i dirigenti di divisioni o unità funzionali tendono a sopravvalutare l'importanza delle proprie azioni per i risultati del lavoro complessivo. A volte tale ignoranza non è intenzionale, ma deriva dall'incapacità della persona che prende decisioni su singole questioni di immaginare le conseguenze delle decisioni adottate per le altre aree di attività dell'impresa. L'elemento fondamentale dell'utilizzo dell'approccio sistemico alla gestione consiste nell'ottenere un quadro chiaro della rete di sottosistemi e parti interconnesse che formano un insieme unitario.

Le idee dell'approccio sistemico sono inconcepibili senza un chiaro concetto di sistema. Il sistema è un complesso integrale di elementi dinamicamente connessi. Il sistema può essere considerato solo in unità con l'ambiente circostante. Di norma, qualsiasi sistema rappresenta un elemento di un sistema di ordine superiore, e l'elemento di qualsiasi sistema può a sua volta essere considerato come un sistema di ordine inferiore.

L'integrità del sistema e l'interconnessione dei suoi elementi sono determinate esclusivamente in relazione all'obiettivo del sistema. Allo stesso tempo, il sistema non può essere identificato con un oggetto reale, poiché qualsiasi oggetto può essere considerato da diversi punti di vista; a seconda di ciò possono essere individuati molteplici sistemi che riflettono l'uno o l'altro aspetto del funzionamento dell'oggetto. È impossibile studiare il funzionamento di sistemi complessi sulla base dell'analisi dei singoli elementi, poiché i sistemi complessi possiedono proprietà di emergenza — la capacità del sistema di manifestare proprietà non presenti in nessun singolo elemento del sistema.

L'utilizzo dell'approccio sistemico e della teoria dei sistemi ha contribuito a vedere le organizzazioni e qualsiasi gerarchia gestionale nell'unità delle loro parti costituenti, nonché nel sistema globale del mondo esterno. Contemporaneamente, è diventata possibile l'integrazione di idee e approcci di altre scuole che hanno dominato la pratica e la teoria della gestione in periodi diversi. L'approccio sistemico ha introdotto nella teoria della gestione metodi e risultati ottenuti nelle scienze esatte, nella tecnica, nelle scienze naturali e umanistiche.

Tuttavia, il contributo principale dell'approccio sistemico alla teoria della gestione è la formazione di un nuovo modo di pensare. L'approccio sistemico ha permesso ai dirigenti di determinare il posto dell'organizzazione da loro guidata nel sistema del mondo esterno, di comprendere che qualsiasi struttura gestionale è un sistema aperto e, di conseguenza, che la gestione di un'organizzazione non può essere costruita come per un sistema chiuso, ossia senza tener conto dell'influenza dell'ambiente esterno sui processi di gestione interni all'organizzazione. Solo dall'introduzione dell'approccio sistemico alla gestione l'ambiente ha cominciato a essere considerato come una delle variabili fondamentali della gestione.

Un risultato importante dell'applicazione dell'approccio sistemico alla teoria e alla pratica della gestione consiste nell'aver reso possibile l'unificazione di tutte le idee e i risultati ottenuti dalle diverse scuole di gestione. A tal fine è stato sufficiente rappresentarle non come sistemi, bensì come sottosistemi nella teoria della gestione. Si è subito delineata la rappresentazione dei limiti degli approcci e delle possibilità del loro utilizzo. Tanto più che ogni scuola di gestione concentrava i propri sforzi su uno solo degli aspetti (sottosistemi) delle organizzazioni: le persone, le strutture, i metodi di gestione, ecc. La scuola comportamentista ha studiato la sfera sociale della gestione. Le scuole della gestione scientifica e dei metodi quantitativi hanno studiato principalmente gli aspetti della gestione nei sistemi tecnici. Solo l'approccio sistemico ha permesso di unire tutte le componenti delle organizzazioni in un insieme unitario.

L'approccio sistemico ha permesso di rappresentare l'organizzazione come un sistema aperto, i cui «ingressi» sono risorse umane, materiali, finanziarie e informative, dove esse vengono trasformate, in funzione degli algoritmi, degli approcci, dei metodi, degli strumenti e delle tecnologie di gestione, in «uscite» sotto forma di obiettivi raggiunti e risultati dell'attività dell'organizzazione (profitto, aumento della massa e qualità dei prodotti, crescita degli indicatori di lavoro, incentivazione materiale, crescita della produttività del lavoro, ecc.).