Gestión

Gestión — es el proceso de influir en un sistema para alcanzar objetivos predefinidos, lo que incluye la organización de sus actividades, la preservación de su estructura y su modo de funcionamiento. Representa un conjunto de acciones destinadas a transformar recursos para convertirlos en resultados, así como la coordinación y el uso eficiente de todos los recursos disponibles para alcanzar los objetivos del sistema. La gestión se lleva a cabo mediante una influencia intencionada sobre los elementos del sistema y está dirigida a mantener su estado y comportamiento requeridos.

Concepto de gestión

Gestión:

• como elemento, es una función de sistemas organizados de diversa naturaleza (biológicos, sociales, técnicos) que asegura la preservación de su estructura definida, el mantenimiento de su modo de actividad y la realización de su programa y objetivos;
• como influencia, es la acción sobre un sistema gestionado con el fin de asegurar el comportamiento requerido;
• como proceso, es la organización de la actividad de un objeto de gestión por parte de un sujeto de gestión para alcanzar los objetivos establecidos.
• como acción de un sujeto, dirigida hacia sí mismo o hacia objetos y sujetos externos, con el fin de transformarlos o cambiar sus propiedades.

Gestión:

Gestión:

• como proceso: un conjunto de acciones de gestión que aseguran el logro de los objetivos establecidos mediante la transformación de recursos de "entrada" en productos de "salida".
• como ciencia: un sistema de conocimientos ordenados en forma de conceptos, teorías, principios, métodos y formas de gestión.
• como función: una influencia informativa intencionada sobre las personas y los objetos económicos, llevada a cabo con el fin de dirigir sus acciones y obtener los resultados deseados.
• como aparato: un conjunto de estructuras y personas que aseguran el uso y la coordinación de todos los recursos de los sistemas sociales para alcanzar sus objetivos.

Existen muchas otras definiciones según las cuales la gestión se define como: elemento, función, influencia, proceso, resultado, elección, etc. Si la gestión es llevada a cabo por un sujeto, entonces debe considerarse como una actividad. Este enfoque —la gestión como un tipo de actividad práctica (actividad de gestión)— explica la "multifaceticidad" de la gestión y reconcilia los diferentes enfoques para definir este concepto.

Si la gestión es la actividad de un órgano de gobierno, entonces la realización de esta actividad es la función del sistema de gestión, el proceso de gestión corresponde al proceso de la actividad (de gestión), la influencia de gestión corresponde a su resultado, etc. Si tanto el órgano de gobierno como el sistema gestionado son sujetos, entonces la gestión es la actividad (de los órganos de gobierno) para organizar la actividad (de los sujetos gestionados).

Particularidades de la actividad de gestión

La actividad de gestión, como uno de los tipos de actividad práctica profesional, posee características generales. Entre ellas se encuentran: la singularidad e imprevisibilidad de la actividad humana en condiciones concretas (incluyendo la consideración de capacidades y recursos limitados), la capacidad de adaptarse a condiciones cambiantes, la capacidad de establecer objetivos, la capacidad de autoorganización y desarrollo. Además, la actividad de gestión se caracteriza por una serie de particularidades inherentes:

Subjetividad de la actividad de gestión. La actividad de gestión es fundamentalmente subjetiva. Por supuesto, por definición, cualquier actividad es subjetiva, ya que siempre es llevada a cabo por algún sujeto, pero en el caso de la actividad de gestión, las cualidades personales de los sujetos de gestión, su experiencia profesional y su posición ética juegan un papel esencial.

Establecimiento autónomo de objetivos. El establecimiento autónomo de objetivos, llevado a cabo por el sujeto de la actividad de gestión (sujeto de gestión), es una de sus características inherentes. Por lo general, este sujeto formula de manera independiente no solo el objetivo de su propia actividad, sino también el de la actividad del sistema gestionado, los descompone en tareas y formula los métodos para alcanzar el objetivo. Sin embargo, en algunos casos, el sujeto de gestión simplemente transmite los objetivos formulados por un nivel superior del sistema.

Carácter indirecto del resultado de la actividad de gestión. El resultado de la actividad de gestión es indirecto, ya que su resultado directo es la influencia de gestión ejercida sobre el sistema gestionado. Sin embargo, esta influencia no se ejerce por sí misma, sino con el fin de asegurar el comportamiento requerido del sistema gestionado. El objeto de la actividad de gestión es la actividad del sistema gestionado. Es decir, el resultado final (indirecto) de la actividad de gestión es el estado (el resultado de la actividad) del sistema gestionado. Y es por este resultado que se evalúa la eficacia de la gestión y de la actividad de gestión.

Carácter creativo de la actividad de gestión. En esencia, la gestión es la toma de decisiones. Y el proceso de toma de decisiones es imposible de formalizar por completo; siempre contiene tanto factores inciertos como elementos de creatividad. Al mismo tiempo, la creatividad está en gran medida regulada por normas legales, éticas y de otro tipo existentes, y está "constreñida" por recursos y otras limitaciones.

Necesidad de modelado, previsión y pronóstico del comportamiento del sistema gestionado en función de las influencias de gestión.

Responsabilidad del sujeto de gestión por el proceso y los resultados de su actividad y de la actividad de los sujetos y/u objetos que gestiona. El sujeto de gestión es responsable no solo de los resultados directos de su propia actividad, sino también de su resultado indirecto: el estado del sistema gestionado y los resultados de su actividad.

Desarrollo y adaptación. Una particularidad de la actividad de gestión es la necesidad de desarrollo tanto del sujeto de gestión como del sistema gestionado, así como su adaptación a las condiciones externas e internas cambiantes.

Ciclo de gestión

Para describir el funcionamiento de los sistemas de gestión organizacional, se utiliza el concepto de ciclo de gestión, es decir, un modelo que describe el proceso de gestión como una repetición secuencial de etapas típicas. Actualmente, se conocen varias decenas de modelos que describen el ciclo de gestión, por ejemplo:

• El ciclo de H. Fayol: Planificación – Organización – Estímulo (motivación) – Control;
• El ciclo de W. Deming (PDCA): Plan (planificar) – Do (hacer) – Check (verificar) – Act (actuar);
• El ciclo: Recopilación de información – Planificación – Implementación – Registro – Control – Análisis – Regulación;

En la base de toda actividad de gestión se encuentra la idea de un ciclo de gestión continuo, que utiliza universalmente métricas e indicadores (para "describir y medir") y modelos cuantitativos. El foco principal de atención se concentra en los métodos, herramientas y soluciones dirigidos a aumentar la eficacia de la actividad expresada cuantitativamente. Todos los componentes del sistema de gestión del rendimiento se representan en los modelos de ciclo de gestión aplicados a través de un sistema de descripciones, indicadores y modelos cuantitativos específicos.

Enfoque sistémico de la gestión

El enfoque sistémico, al implementar el principio de analizar cualquier objeto y estructura de gestión "de lo general a lo particular", propuso considerar las organizaciones como sistemas de elementos para los cuales se deben formular objetivos y tareas que aseguren su desarrollo óptimo.

Los componentes principales del enfoque sistémico de la gestión:

• la resolución de cualquier problema comienza con una formulación clara de los objetivos;
• el problema o la tarea debe considerarse como un árbol de objetivos, interconectando cada solución particular con los objetivos finales;
• al determinar las vías para alcanzar los objetivos, se deben considerar otras opciones posibles y alternativas;
• no se debe permitir que los objetivos de los subsistemas individuales contradigan los objetivos finales del sistema.

La gestión desde la perspectiva del enfoque sistémico

La gestión desde la perspectiva del enfoque sistémico es un proceso complejo que consta de regulación y gestión propiamente dicha. La tarea de la regulación consiste en mantener ciertos parámetros definidos del sistema en un nivel predeterminado. La gestión propiamente dicha consiste en definir precisamente ese estado predeterminado del sistema. La gestión es diseño, planificación, es decir, funciones estratégicas, mientras que la regulación es la dirección operativa y todas las funciones relacionadas con ella.

Para estudiar el funcionamiento de un sistema estocástico complejo, es conveniente representarlo como un subsistema de gestión y un subsistema gestionado. Una vez establecidos los parámetros del subsistema gestionado, el subsistema de gestión debe mantenerlos en el nivel predeterminado según el principio de retroalimentación.

La regulación con retroalimentación garantiza la compensación no solo de perturbaciones de un tipo específico, sino de cualquier perturbación en general. De este modo, se compensa la influencia en el sistema de perturbaciones cuya causa de origen es, en general, desconocida. Esto es especialmente importante cuando tratamos con sistemas muy complejos que no se prestan a una descripción detallada.

Desde el punto de vista del análisis de sistemas, el término "sistema" puede definirse como un conjunto de múltiples componentes unidos para alcanzar un objetivo estratégico determinado. En relación con esto, surge un objetivo (o una tarea) para cuyo logro (o resolución) se ha creado el sistema. Y como este objetivo es estratégico, el sistema debe resolver también muchas tareas tácticas para alcanzarlo.

Es comprensible el deseo de algunos directivos de concentrar sus esfuerzos en cuestiones individuales y particulares. Intentan ampliar los límites de lo particular, dejando de lado la tarea de integrar los resultados obtenidos por muchas divisiones, aunque para ellos el problema de la integración de la gestión es precisamente el central. La esencia del liderazgo reside en la coordinación, y es evidente que un proceso de síntesis como el mencionado puede ser útil para directivos de muy diversos niveles. Cuando los directivos centran su atención en áreas especializadas individuales, pueden perder de vista los objetivos generales de sus empresas y su papel en sistemas más grandes. Si tienen una visión clara del "panorama general", podrán desempeñar sus funciones con mayor eficacia.

La ignorancia del enfoque sistémico general puede ser deliberada, debido a que los jefes de departamento o unidades funcionales tienden a exagerar la importancia de sus propias acciones para los resultados del esfuerzo común. A veces, esta ignorancia no es deliberada, sino el resultado de la incapacidad de la persona que toma decisiones sobre cuestiones individuales para imaginar las consecuencias de sus decisiones en otras áreas de actividad de la empresa. Lo principal en el uso del enfoque sistémico de la gestión es obtener una imagen clara de la red de subsistemas y partes interconectadas que forman un todo unificado.

Las ideas del enfoque sistémico son impensables sin un concepto claro de sistema. Un sistema es un complejo integral de elementos dinámicamente conectados. Un sistema solo puede considerarse en unidad con su entorno. Por regla general, cualquier sistema es un elemento de un sistema de orden superior, y a su vez, cualquier elemento de un sistema puede considerarse como un sistema de orden inferior.

La integridad de un sistema y la interconexión de sus elementos se determinan exclusivamente en relación con el objetivo del sistema. Al mismo tiempo, un sistema no debe identificarse con un objeto real, ya que cualquier objeto puede ser considerado desde diferentes puntos de vista, y en función de ello, se pueden distinguir múltiples sistemas que reflejan uno u otro aspecto del funcionamiento del objeto. Es imposible estudiar el funcionamiento de sistemas complejos basándose en la investigación de sus elementos individuales, ya que los sistemas complejos poseen la propiedad de la emergencia: la capacidad de un sistema para manifestar propiedades que no son inherentes a ninguno de sus elementos por separado.

El uso del enfoque sistémico y la teoría de sistemas ayudó a ver las organizaciones y cualquier jerarquía de gestión en la unidad de sus partes constituyentes, así como en el sistema global del mundo exterior. Al mismo tiempo, surgió la oportunidad de integrar las ideas y enfoques de otras escuelas que dominaron la práctica y la teoría de la gestión en diferentes épocas. El enfoque sistémico introdujo en la teoría de la gestión métodos y logros obtenidos en las ciencias exactas, la tecnología, las ciencias naturales y las humanidades.

Sin embargo, la principal contribución del enfoque sistémico a la teoría de la gestión fue la formación de una nueva forma de pensar. El enfoque sistémico permitió a los directivos determinar el lugar de la organización que dirigen en el sistema del mundo exterior, comprender que cualquier estructura de gestión es un sistema abierto y, como consecuencia, que la gestión de una organización no puede construirse como un sistema cerrado, es decir, sin tener en cuenta la influencia del entorno externo en los procesos de gestión internos. Solo a partir del uso del enfoque sistémico en la gestión, el entorno comenzó a ser considerado como una de las principales variables de gestión.

Un resultado importante de la aplicación del enfoque sistémico a la teoría y práctica de la gestión es que surgió la posibilidad de unificar todas las ideas y logros obtenidos por las diferentes escuelas de gestión. Para ello, bastaba con presentarlas no como sistemas, sino como subsistemas dentro de la teoría de la gestión. Inmediatamente surgió una comprensión de la limitación de los enfoques y las posibilidades de su uso. Esto es especialmente cierto dado que cada escuela de gestión centraba sus esfuerzos en uno de los aspectos (subsistema) de las organizaciones: las personas, las estructuras, los métodos de gestión, etc. La escuela conductista investigaba el ámbito social de la gestión. Las escuelas de gestión científica y de métodos cuantitativos estudiaban principalmente los aspectos de la gestión en sistemas técnicos. Solo el enfoque sistémico permitió unir todos los componentes de las organizaciones en un todo coherente.

El enfoque sistémico permitió presentar la organización como un sistema abierto, cuyas "entradas" son los recursos humanos, materiales, financieros e informativos, los cuales, dependiendo de los algoritmos, enfoques, métodos, herramientas y tecnologías de gestión, se transforman en "salidas" en forma de objetivos alcanzados y resultados de la actividad de la organización (beneficios, aumento de la masa de productos y calidad de los mismos, crecimiento de los indicadores de rendimiento, incentivos materiales, aumento de la productividad laboral, etc.).