Beheer

Beheer — is het proces van beïnvloeding van een systeem om gestelde doelen te bereiken, inclusief de organisatie van zijn activiteiten, het handhaven van de structuur en de wijze van functioneren. Het vertegenwoordigt een geheel van handelingen gericht op de transformatie van middelen tot resultaat, evenals de coördinatie en het doelmatig gebruik van alle beschikbare middelen voor het bereiken van de doelen van het systeem. Beheer wordt gerealiseerd via gerichte beïnvloeding van de elementen van het systeem en is gericht op het handhaven van de vereiste toestand en het vereiste gedrag ervan.

Concept van beheer

Beheer:

• element, functie van georganiseerde systemen van uiteenlopende aard: biologische, sociale, technische, die zorgt voor het behoud van een bepaalde structuur, het handhaven van de wijze van activiteit, de uitvoering van een programma en de doelstelling van de activiteit;
• beïnvloeding van het beheerde systeem met het doel het vereiste gedrag ervan te waarborgen;
• proces van het organiseren van de activiteit van het beheerdsobject door het beheerdend subject om gestelde doelen te bereiken.
• handeling van een subject, gericht op zichzelf of op externe objecten en subjecten, met het doel deze te transformeren of hun eigenschappen te veranderen.

Beheer:

Beheer:

• als proces – een geheel van beheershandelingen die het bereiken van gestelde doelen waarborgen door middelen aan de "ingang" om te zetten in producten aan de "uitgang".
• als wetenschap – een systeem van geordende kennis in de vorm van concepten, theorieën, principes, methoden en vormen van beheer.
• als functie – gerichte informatieve beïnvloeding van mensen en economische objecten, uitgevoerd met het doel hun handelingen te sturen en gewenste resultaten te bereiken.
• als apparaat – een geheel van structuren en mensen die het gebruik en de coördinatie van alle middelen van sociale systemen voor het bereiken van hun doelen waarborgen.

Er bestaan ook talrijke andere definities, waarvolgens beheer wordt omschreven als: element, functie, beïnvloeding, proces, resultaat, keuze, enz. Als beheer door een subject wordt uitgevoerd, dient beheer te worden beschouwd als een activiteit. Een dergelijke benadering — beheer als een vorm van praktische activiteit (beheersactiviteit) — verklaart de "veelzijdigheid" van beheer en verzoent de verschillende benaderingen van de definitie van dit begrip met elkaar.

Als beheer de activiteit is van een besturend orgaan, dan is de uitvoering van die activiteit een functie van het besturende systeem, stemt het beheersproces overeen met het (beheers)activiteitsproces, en is de besturende beïnvloeding het resultaat daarvan, enzovoort. Als zowel het besturend orgaan als het beheerde systeem subjecten zijn, dan is beheer de activiteit (van besturende organen) ter organisatie van de activiteit (van beheerde subjecten).

Kenmerken van beheersactiviteit

Beheersactiviteit, als een van de vormen van professionele praktische activiteit, heeft algemene kenmerken. Daartoe behoren: de uniciteit en onvoorspelbaarheid van menselijke activiteit onder specifieke omstandigheden (inclusief rekening houdend met beperkte mogelijkheden en middelen), het vermogen zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, het vermogen tot doelstelling, het vermogen tot zelforganisatie en ontwikkeling. Daarnaast wordt beheersactiviteit gekenmerkt door een aantal haar eigen bijzondere kenmerken:

Subjectiviteit van beheersactiviteit. Beheersactiviteit is principieel subjectief. Uiteraard is per definitie elke activiteit subjectief, omdat deze altijd door een bepaald subject wordt uitgevoerd, maar in het geval van beheersactiviteit spelen de persoonlijke kwaliteiten van de beheerssubjecten, hun professionele ervaring en ethische positie een wezenlijke rol.

Zelfstandige doelstelling, uitgevoerd door het subject van beheersactiviteit (het beheerssubject), is een onlosmakelijk kenmerk ervan. In de regel formuleert het subject zelfstandig niet alleen het doel van zijn eigen activiteit, maar ook het doel van de activiteit van het beheerde systeem, splitst deze op in taken en formuleert manieren om het doel te bereiken. In sommige gevallen geeft het beheerssubject echter slechts doelen door die zijn geformuleerd door een hoger niveau van het systeem.

Indirectheid van het resultaat van beheersactiviteit houdt in dat het directe resultaat van beheersactiviteit de besturende beïnvloeding is die op het beheerde systeem wordt uitgeoefend. Maar deze beïnvloeding vindt niet op zichzelf plaats, maar met het doel het vereiste gedrag van het beheerde systeem te waarborgen. Het onderwerp van beheersactiviteit is de activiteit van het beheerde systeem. Dat wil zeggen dat het uiteindelijke (indirecte) resultaat van beheersactiviteit de toestand (het activiteitsresultaat) van het beheerde systeem is. En juist op basis van dit resultaat wordt de effectiviteit van het beheer en de effectiviteit van de beheersactiviteit beoordeeld.

Creatief karakter van beheersactiviteit. In wezen is beheer het nemen van beslissingen. En het besluitvormingsproces kan niet volledig worden geformaliseerd; het bevat altijd zowel onzekere factoren als elementen van creativiteit. Tegelijkertijd is creativiteit in grote mate gereguleerd door bestaande juridische, ethische en andere normen en wordt zij "ingesnoerd" door middelen- en andere beperkingen.

De noodzaak van modellering, vooruitzien en het voorspellen van het gedrag van het beheerde systeem in afhankelijkheid van besturende beïnvloedingen.

Verantwoordelijkheid van het beheerssubject voor het proces en de resultaten van zijn eigen activiteit en de activiteit van de door hem beheerde subjecten en/of objecten. Het beheerssubject draagt verantwoordelijkheid niet alleen voor de directe resultaten van zijn eigen activiteit, maar ook voor het indirecte resultaat ervan — voor de toestand van het beheerde systeem en de resultaten van zijn activiteit.

Ontwikkeling en aanpassing. Een kenmerk van beheersactiviteit is de noodzaak van ontwikkeling van zowel het beheerssubject als het beheerde systeem, alsmede hun aanpassing aan veranderende externe en interne omstandigheden.

Beheercyclus

Voor de beschrijving van het functioneren van systemen voor organisatorisch beheer wordt het begrip beheercyclus gebruikt, dat wil zeggen een model dat het beheersproces beschrijft als een opeenvolgende herhaling van typische fasen. Tot op heden zijn er tientallen modellen bekend voor de beschrijving van de beheercyclus, bijvoorbeeld:

• cyclus van H. Fayol. Planning – Organisatie – Stimulering (motivatie) – Controle;
• cyclus van W.E. Deming PDCA. Plan – plannen, Do – doen, Check – controleren, Act – handelen;
• cyclus Informatieverzameling – Planning – Uitvoering – Registratie – Controle – Analyse – Regulering;

Aan de basis van elke beheersactiviteit ligt het idee van een continue beheercyclus, die overal gebruik maakt van meetwaarden en indicatoren (voor "beschrijving en meting") en kwantitatieve modellen. De belangrijkste aandacht is daarbij gericht op methoden, instrumenten en oplossingen die gericht zijn op het verhogen van de kwantitatief uitgedrukte effectiviteit van de activiteit. Alle componenten van het prestatiemanagementsysteem worden in de toegepaste modellen van de beheercyclus weergegeven via een systeem van concrete kwantitatieve beschrijvingen, indicatoren en modellen.

Systeembenadering van beheer

De systeembenadering, door het principe van analyse van alle objecten en beheersstructuren "van het algemene naar het bijzondere" te realiseren, stelde voor organisaties te beschouwen als systemen van elementen waarvoor doelen en taken moeten worden geformuleerd die hun optimale ontwikkeling waarborgen.

De belangrijkste componenten van de systeembenadering van beheer:

• de oplossing van elk probleem begint met een duidelijke formulering van doelen;
• een probleem of taak dient te worden beschouwd als een doelenboom waarbij elk deeloplossing in verband staat met de einddoelen;
• bij het bepalen van wegen om doelen te bereiken dienen ook andere mogelijke en alternatieve varianten te worden overwogen;
• het mag niet worden toegestaan dat de doelen van afzonderlijke deelsystemen in strijd zijn met de einddoelen van het systeem.

Beheer vanuit het perspectief van de systeembenadering

Beheer vanuit het perspectief van de systeembenadering is een complex proces, bestaande uit regulering en eigenlijk beheer. De taak van regulering bestaat in het handhaven van bepaalde parameters van het systeem op een voorgeschreven niveau. Eigenlijk beheer bestaat in het bepalen van juist die voorgeschreven toestand van het systeem. Beheer omvat ontwerp en planning, dat wil zeggen strategische functies, terwijl regulering operationele aansturing en alle daarmee verbonden functies omvat.

Voor de studie van het functioneren van een complex stochastisch systeem is het doelmatig dit systeem voor te stellen als een besturend en een bestuurd deelsysteem. Na het vaststellen van de parameters van het bestuurde deelsysteem dient het besturende deelsysteem deze op het voorgeschreven niveau te handhaven volgens het principe van terugkoppeling.

Regulering met terugkoppeling garandeert compensatie van verstoringen niet alleen van een bepaald type, maar van willekeurige verstoringen in het algemeen. Daarbij wordt de invloed op het systeem van verstoringen gecompenseerd waarvan de oorzaak in het algemeen onbekend is. Dit is bijzonder belangrijk wanneer wij te maken hebben met zeer complexe systemen die niet vatbaar zijn voor gedetailleerde beschrijving.

Vanuit het perspectief van systeemanalyse kan de term "systeem" worden gedefinieerd als een geheel van meerdere componenten die zijn verenigd om een bepaald strategisch doel te bereiken. Hiermee rijst een doel (of taak) voor het bereiken (oplossen) waarvan het systeem is gecreëerd. En omdat dit doel strategisch is, moet het systeem om het te bereiken ook vele tactische taken oplossen.

Het verlangen van sommige leidinggevenden om hun inspanningen op afzonderlijke, specifieke kwesties te concentreren is goed te begrijpen. Zij proberen de grenzen van bijzonderheden te verleggen en laten de taak van het integreren van resultaten van vele afdelingen terzijde, hoewel voor hen juist het integratieprobleem van het beheer centraal staat. De kern van leiderschap ligt in coördinatie, en het is duidelijk dat een dergelijk syntheseproces nuttig kan zijn voor leidinggevenden op de meest uiteenlopende niveaus. Wanneer leidinggevenden hun aandacht richten op afzonderlijke gespecialiseerde gebieden, kunnen zij de algemene doelen van hun ondernemingen en hun rol in grotere systemen uit het oog verliezen. Als zij het "grote geheel" helder voor ogen hebben, kunnen zij hun taken effectiever vervullen.

Het negeren van de algehele systeembenadering kan opzettelijk zijn omdat leidinggevenden van afdelingen of functionele eenheden de neiging hebben het belang van hun eigen handelingen voor de resultaten van het geheel te overschatten. Soms ontstaat een dergelijke negatie niet opzettelijk, maar als gevolg van het onvermogen van de persoon die beslissingen neemt over afzonderlijke kwesties om zich de gevolgen van zijn beslissingen voor andere activiteitsgebieden van de onderneming voor te stellen. Het voornaamste bij het gebruik van de systeembenadering voor beheer is het verkrijgen van een helder beeld van het netwerk van deelsystemen en onderling verbonden onderdelen die een geheel vormen.

De ideeën van de systeembenadering zijn ondenkbaar zonder een helder begrip van het systeem. Een systeem is een integraal complex van dynamisch verbonden elementen. Een systeem kan alleen worden beschouwd in eenheid met de omgeving. In de regel vormt elk systeem een element van een systeem van hogere orde, terwijl een element van elk systeem op zijn beurt kan worden beschouwd als een systeem van lagere orde.

De integriteit van het systeem en de onderlinge samenhang van zijn elementen worden uitsluitend bepaald in relatie tot het doel van het systeem. Daarbij mag het systeem niet worden vereenzelvigd met een reëel object, omdat elk object vanuit verschillende invalshoeken kan worden bekeken; afhankelijk hiervan kunnen vele systemen worden onderscheiden die de een of andere kant van het functioneren van het object weerspiegelen. Het is onmogelijk de werking van complexe systemen te bestuderen op basis van onderzoek van afzonderlijke elementen, omdat complexe systemen emergente eigenschappen bezitten — het vermogen van een systeem om eigenschappen te vertonen die aan geen enkel element van het systeem eigen zijn.

Het gebruik van de systeembenadering en de systeemtheorie heeft geholpen organisaties en willekeurige beheershiërarchieën te zien als eenheid van hun samenstellende delen, alsmede in het globale systeem van de externe wereld. Tegelijkertijd ontstond de mogelijkheid om ideeën en benaderingen van andere scholen te integreren die op verschillende tijdstippen in de praktijk en theorie van beheer domineerden. De systeembenadering bracht methoden en verworvenheden in de beheerstheorie die waren verkregen in de exacte wetenschappen, de techniek en de natuur- en geesteswetenschappen.

Het belangrijkste dat de systeembenadering voor de beheerstheorie heeft opgeleverd is echter de vorming van een nieuwe denkwijze. De systeembenadering stelde leidinggevenden in staat de plaats van de door hen geleide organisatie in het systeem van de externe wereld te bepalen, te begrijpen dat elke beheersstructuur een open systeem is, en als gevolg daarvan, dat het beheer van een organisatie niet kan worden ingericht als voor een gesloten systeem, dat wil zeggen zonder rekening te houden met de invloed van de externe omgeving op de beheersprocessen binnen de organisatie. Pas vanaf het moment dat de systeembenadering in het beheer werd gebruikt, begon de omgeving te worden beschouwd als een van de belangrijkste variabelen van het beheer.

Een belangrijk resultaat van de toepassing van de systeembenadering op de theorie en praktijk van beheer is dat de mogelijkheid ontstond om alle ideeën en verworvenheden van verschillende beheersscholen te verenigen. Hiervoor volstond het ze niet als systemen maar als deelsystemen in de beheerstheorie voor te stellen. Onmiddellijk ontstond een beeld van de beperkingen van benaderingen en de mogelijkheden van hun gebruik. Temeer omdat elke beheersschool haar inspanningen concentreerde op een van de kanten (deelsystemen) van organisaties: mensen, structuren, beheermethoden, enz. De behavioristische school onderzocht het sociale domein van beheer. De scholen voor wetenschappelijk beheer en kwantitatieve methoden bestudeerden voornamelijk aspecten van beheer in technische systemen. Alleen de systeembenadering maakte het mogelijk alle componenten van organisaties tot een geheel te verenigen.

De systeembenadering maakte het mogelijk een organisatie voor te stellen als een open systeem, waarvan de "ingangen" worden gevormd door menselijke, materiële, financiële en informationele middelen, die afhankelijk van algoritmen, benaderingen, methoden, middelen en beheertechnologieën worden omgezet in "uitgangen" in de vorm van bereikte doelen en resultaten van de activiteit van de organisatie (winst, toename van het goederenaanbod en kwaliteit van producten, groei van prestatie-indicatoren, materiële stimulering, groei van de arbeidsproductiviteit, enz.).