La planificación consiste en la elaboración de planes. Presupone una actividad intelectual y determina qué, cuándo y cómo debe hacerse, qué acciones deben emprenderse, quién es responsable de ellas y por qué son necesarias. La planificación consiste en la elección de alternativas adecuadas, y cuanto más alto es el nivel de la organización, mayor suele ser la perspectiva de la planificación. La planificación puede definirse como el proceso de elección de la dirección de avance de la organización y de los métodos y modos que deben emplearse para alcanzar su objetivo final.
La planificación es la función de elección de los objetivos de la empresa, su política, programas y procedimientos para alcanzarlos. La planificación es, sin lugar a dudas, un proceso de toma de decisiones, puesto que presupone la elección entre alternativas. La planificación incluye tanto el pronóstico de las propiedades del entorno en el que la organización habrá de actuar como la elaboración de la decisión sobre dónde y cómo actuará.
De ello, sin embargo, no se deduce que toda toma de decisiones sea planificación. Las decisiones orientadas a la elección de vías eficientes para la consecución de los objetivos fijados deben considerarse mejor como parte de la función ejecutiva del directivo. En el proceso de planificación, las decisiones actuales repercuten necesariamente en el futuro. Esto se refiere, ante todo, a la asignación de recursos y a la estrategia de la organización.
La planificación prospectiva es más que una simple planificación a largo plazo: es un proceso de planificación continua cuyo amplio alcance refleja un nuevo modo de pensar sobre el futuro, un nuevo modo de vida empresarial y productiva. Como fuerza que asegura la coordinación conjunta de las personas, sus funciones, los resultados de la actividad y los factores externos de la organización, la planificación prospectiva se desarrolla sobre la base de la ciencia, la práctica y la filosofía general de la gestión. La planificación prospectiva es algo más que la previsión de la actividad comercial mediante la identificación de tendencias y orientaciones del desarrollo. Va más allá y ayuda directamente al aparato directivo a aprovechar las oportunidades favorables del futuro, a minimizar el daño de las tendencias desfavorables y a asegurar la consecución de los objetivos de la organización.
Como resultado del funcionamiento del sistema de planificación prospectiva, debe crearse un complejo jerárquico de planes que describan el comportamiento de la empresa en las condiciones pronosticadas. Estos planes deben poseer las tres características importantes siguientes:
- orientación prospectiva, cuyo grado depende del área funcional y del nivel organizativo en el que se formula el plan;
- evaluación de los elementos de la organización según su papel y sus tareas en la implementación del plan general;
- participación personal de los principales responsables de la organización.
Cada nivel del plan se construye a partir de los requisitos del nivel superior y detalla esa parte del plan, concentrando la atención en los distintos tipos de actividad vinculados por un objetivo común. El sistema de planes abarca todos los períodos temporales y permite llevar a cabo la planificación en todos los niveles de la organización y en todas las áreas funcionales de su actividad, desde la investigación hasta la gestión administrativa.
En esencia, la planificación prospectiva sirve al propósito del análisis de sistemas, ya que el análisis también puede aplicarse a decisiones particulares y resolver un problema sin vincularlo con el plan general para el futuro. De este modo, aunque las decisiones estratégicas y su análisis son una parte obligatoria de la planificación prospectiva, no son sinónimos.
Plan estratégico. El plan estratégico de la organización es la cúspide de todos sus planes. Define los objetivos y la estrategia más generales de la empresa tanto en el presente como en el futuro. Incluye respuestas a preguntas tales como:
- ¿cuáles son los objetivos generales y el papel de la organización?
- ¿qué estrategia se necesita para pasar del estado actual a un estado competitivo en el futuro?
- ¿cuán realista resulta la estrategia general de la organización a la luz de los demás planes elaborados en su seno?
- ¿qué posición desearía ocupar la organización en la estructura de un sistema más complejo (social, económico, político) del que forma parte?
La importancia del plan estratégico reside en que proporciona las normas de partida para las decisiones sobre las orientaciones de la planificación en todos los niveles de la organización. El plan estratégico es un documento general que determina la compatibilidad de los planes de los proyectos con los demás planes de la organización.
Plan de desarrollo. El siguiente nivel de planificación es el plan de desarrollo de la corporación, que abarca todos los tipos de actividad relacionados con la producción de nuevos productos o servicios. Al mismo tiempo, este plan traza con mayor detalle la vía para que la organización alcance la posición futura definida por el plan estratégico. El plan de desarrollo de la corporación responde a las siguientes preguntas:
- ¿cuál es la demanda esperada de nuestros productos o servicios? ¿Qué se espera de nuestra organización en esa etapa del futuro?
- ¿qué condiciones favorables deben crearse dentro de la organización que permitan identificar y definir nuevos productos y nuevos mercados?
- ¿qué métodos pueden emplearse para identificar inversiones y productos de baja rentabilidad y empresas injustificadamente arriesgadas?
- ¿qué requisitos de recursos planteará la nueva producción o los nuevos servicios?
El plan de desarrollo de la corporación sirve de guía para tres planes del nivel siguiente.
El plan de retirada de un producto trata de la restricción del funcionamiento y la liquidación de determinados elementos de la organización. Estos elementos pueden ser productos, servicios o activos fijos de la empresa (organización).
El plan de diversificación contiene las medidas para la producción de nuevos productos, servicios y el desarrollo de mercados destinados a sustituir la generación actual de productos. Delimita nuevas áreas de producción y define la vía para su desarrollo: la fusión con otra organización o la realización de investigación y desarrollo dentro de la propia organización, basándose en sus propias capacidades y experiencia.
El plan de investigación y desarrollo define la actividad destinada a la creación de nuevos productos y a la identificación de procesos que respondan a la demanda existente de dichos productos, o de un nuevo mercado para los productos actualmente fabricados o los procesos existentes. De acuerdo con este plan, la organización lleva a cabo investigaciones fundamentales y aplicadas orientadas a elevar el nivel de conocimientos y la cualificación en el área correspondiente. Este plan afecta de un modo u otro a todos los elementos de la organización, incluidos la producción, la comercialización, las finanzas y la gestión administrativa.
El plan operativo, que es uno de los dos planes que aseguran la implementación del plan estratégico, define el esquema de la actividad corriente de la organización. Dirige las acciones de colocación de los productos y servicios actualmente producidos dentro del mercado existente. El plan operativo se elabora por separado para cada una de las áreas funcionales (producción, comercialización, financiación, gestión administrativa) y constituye una parte integrante de los planes de los proyectos relativos al área indicada.
El plan operativo determina el volumen general de los trabajos; en un área concreta, permite subdividir el trabajo en operaciones lógicas, determinar su secuencia, asignar los recursos, establecer el esquema de distribución de competencias y responsabilidades entre los principales ejecutores de los trabajos. Sobre la base de estos mismos planes se elaboran los esquemas generales de los trabajos y los presupuestos. Parcialmente, estos planes son cíclicos: allí donde tienen que ver con la creación de nuevas empresas, con la actividad organizativa y con los procedimientos cotidianos.
Plan de proyecto. Los planes de los proyectos incluyen proyectos específicos dentro de otros planes. Por ejemplo, el plan de desarrollo de la corporación se apoya en una serie de planes especiales para la implementación del plan de desarrollo, que cubren los detalles de las acciones individuales. Los planes de los proyectos son los bloques fundamentales con los que se construye el sistema de planificación. Por su carácter, estos planes pueden ser a corto, medio y largo plazo. Se distinguen por estar vinculados a un conjunto definido de trabajos, determinados en cuanto a coste, plazos y resultados técnicos. Los planes de los proyectos se encuentran en todos los niveles de la organización. Gracias a su orientación concreta, resultan muy útiles para el control de los resultados de los trabajos.
El plan de proyecto debe ofrecer una descripción detallada de los procesos de desarrollo e implementación del producto. La gestión de los trabajos del proyecto cruza las líneas de la gestión funcional, por lo que la existencia de un plan de trabajos concreto es condición obligatoria para su éxito, puesto que las personas y las organizaciones que participan en el proyecto pueden tener objetivos competitivos o conflictivos.
Permite obtener respuestas a las siguientes preguntas sobre el proyecto:
- ¿por qué es necesario este trabajo?
- ¿qué acciones deben emprenderse?
- ¿qué recursos son necesarios para asegurar las acciones?
- ¿cuál es el resultado de las acciones?
- ¿cuándo se espera el resultado de estas acciones?
- ¿qué objetivos y condiciones deben satisfacer las acciones?